Для кого график отпусков не является обязательным

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Это прямо указано в ст. 123 ТК РФ. Но в любом правиле есть исключения. Какие работодатели имеют право не издавать график отпусков и чем его можно заменить? Какие категории работников необходимо учитывать при составлении графика? Является ли прогулом использование очередного отпуска без согласия работодателя?

График отпусков ‒ это документ, определяющий порядок предоставления отпусков на календарный год по месяцам.

Эксперт «Что делать Консалт» отвечает на самые сложные вопросы и рассказывает о том, какие исключения предусмотрены при составлении и исполнении такого документа.

Обязанности работодателя

График отпусков работодатели разрабатывают каждый год. Он должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления календарного года (до 17 декабря), но может быть утверждён и раньше. Если последний день срока утверждения нерабочий, то срок оканчивается в следующий за ним рабочий день (ч. 1 ст. 123 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

График отпусков можно составить по унифицированной форме № Т-7 либо разработать форму самостоятельно. Основное требование ‒ отразить очерёдность отпусков работников (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Приказ об утверждении необязателен, достаточно подписи руководителя в самом документе.

Какие организации могут не издавать график отпусков

По мнению Роструда, график отпусков ‒ это локальный нормативный акт (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1). Но не все организации обязаны их издавать. Речь идёт о работодателях – субъектах малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, а также некоммерческих организациях, попадающих под критерии, которые указаны в ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ. Они вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов (ст. 309.2 ТК РФ). Соответственно, такие организации вправе отказаться от графика отпусков. При этом условия по вопросам, которые должны были бы регулироваться графиком, должны быть включены в трудовые договоры. Например, его можно заменить на письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в трудовом договоре. Такая позиция подтверждается в Письме Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193. При этом если даты отдыха изменились, то такое соглашение перезаключается.

Даже если предприятие попадает под указанные критерии, не рекомендуется отказываться от ведения графика отпусков. Помимо того, что работодатели издают данный документ исходя из требований законодательства, он также нужен, чтобы упорядочить предоставление отпусков, заранее их запланировать и не допустить сбоя в работе. С ним удобно отслеживать полагающиеся и уже предоставленные оплачиваемые дни отдыха, а также перенесённые на другой срок.

Избежать ошибок в кадровых перестановках, а также в приёме и увольнении сотрудников поможет СПС КонсультантПлюс.

Обязателен ли график отпусков для работодателей ‒ физических лиц?

Работодателем может быть не только организация, но и физическое лицо. В таком случае особенности трудовых отношений определены в гл. 48 ТК РФ.

Согласно ст. 305 ТК РФ вопрос о времени и порядке предоставления ежегодного отпуска может быть решён по соглашению с работником. График отпусков не является обязательным документом для работодателя ‒ физического лица.

При этом в Письме Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1 ведомство рекомендует составлять график, если у физического лица много работников.

Права и обязанности работников

График отпусков обязателен не только для работодателей, но и для работников. Но в определённых случаях при его составлении необходимо учитывать пожелания сотрудников. Кроме того, некоторые из них имеют право взять отпуск в удобное для них время. Рассмотрим подробнее этот вопрос.

Необходимо ли включать в график отпусков новых работников?

Работодатель включает в график всех сотрудников, в том числе и тех, чьи трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1). Даже если сотрудник собирается в отпуск в январе, а затем увольняется, его необходимо включить в график. Но что делать с новыми работниками? Например, сотрудник принят на работу в феврале, соответственно на момент утверждения графика он ещё не работал в организации.

Трудовое законодательство не предусматривает порядок изменения графика для этой категории работников. Невнесение изменений ‒ это не основание для привлечения к административной ответственности.

Работодатель может самостоятельно выбрать один из следующих вариантов:

• Внести изменения в действующий документ и добавить в него новых работников.
• Согласовать дату начала отпуска и предоставить его по заявлению работника. В таком случае в первый календарный год приёма на работу сотрудник не включается в график отпусков.

У нового работника право на отпуск возникает через 6 месяцев работы. Но это не значит, что есть обязанность отправить отдыхать такого сотрудника ровно через 6 месяцев или нет права предоставить отпуск авансом до окончания этого срока. Всё решается по соглашению сторон трудового договора (ст. 122 ТК РФ).

Обращаем внимание: существуют категории работников, которые могут взять отпуск, не отработав положенный период, и работодатель не может им отказать. К ним относятся (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. 260, ч. 1 ст. 286 ТК РФ):

• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
• работники в возрасте до 18 лет;
• работники, усыновившие ребёнка (детей) в возрасте до трёх месяцев;
• работники в период отпуска по беременности и родам их жён;
• совместители одновременно с отпуском на основной работе.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Какие работники могут взять отпуск вне графика

Ежегодный оплачиваемый отпуск работник может взять в любое время рабочего года в соответствии с графиком (ч. 1, 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ). Для большинства работников это требование обязательно, но существуют исключения. Некоторые категории имеют право взять отпуск тогда, когда им удобно. К ним относятся:

• имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из них 14 лет) (ст. 262.2 ТК РФ);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребёнком (ст. 260 ТК РФ);
• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместители одновременно с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приёмный родитель), воспитывающий ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• почётные доноры России (п. 1 ч. 1 ст. 23 Закона о донорстве);
• сотрудники, получившие или перенёсшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или при работах по ликвидации её последствий, инвалиды вследствие такой катастрофы (п. п. 1, 2 ч. 1 ст. 13, п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона от 15.05.1991 № 1244-1).

Обращаем внимание, что при утверждении графика таких работников необходимо в него включить с учётом их пожеланий о предполагаемых датах. При этом они могут предоставить работодателю заявление о предоставлении отпуска в те даты, которые им удобны.

В судебной практике нет единого подхода к тому, когда льготники вправе выбрать удобное время отдыха: при составлении графика или в течение всего года.

С одной стороны, есть судебная практика, что это право у работника есть исключительно при составлении графика отпусков. Например, Определение Приморского краевого суда от 21.09.2015 по делу № 33-8446/2015. Суд отметил, что право сотрудника на отпуск в удобное время реализуется при составлении графика. Но в ряде случаев суды занимают противоположную позицию, отмечая, что такие работники, независимо от даты, которая указана в графике, имеют право на отпуск в любое удобное для них время (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33-1972/2012, Апелляционное определение Камчатского краевого суда по делу № 33-578/2015).

Для того чтобы избежать трудовых споров, рекомендуется скорректировать график по заявлению работника.

Ещё одно основание, когда работник может взять отпуск в удобные для него даты, касается тех, кого отозвали из отпуска. Использовать оставшиеся дни сотрудник сможет в любое время (ст. 125 ТК РФ).

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

Как перенести отпуск по инициативе работника

Для категорий, у которых нет права на отпуск в удобное для них время, график обязателен, но можно пойти навстречу работнику и согласовать перенос по заявлению.

Существуют исключительные ситуации, когда отказать сотруднику в изменении дат отдыха нельзя (ч. 2 ст. 124, ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письма Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1);

• если не выплачены отпускные как минимум за три календарных дня до начала отпуска;
• если поступило предупреждение об отпуске минимум за две недели до его начала.

В этой ситуации новая дата согласуется сторонами трудового договора, с учётом пожеланий как работника, так и работодателя.

Путеводитель по кадровым вопросам в СПС КонсультантПлюс – информационный банк с практическими решениями любого вопроса кадрового делопроизводства.

Является ли прогулом использование очередного оплачиваемого отпуска без согласия работодателя?

В судебной практике нет однозначного ответа на вопрос, является ли прогулом использование очередного оплачиваемого отпуска без согласия работодателя. Всё зависит от конкретной ситуации. Рассмотрим на примерах.

1. Работник, который не входит в перечень тех, кто имеет право на отпуск в удобное время, подал заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска вне графика. Работодатель отказал. Работник не вышел на работу и был уволен за прогул.

В данной ситуации суды встают на сторону работодателя и признают увольнение правомерным. Например, Апелляционное определение Московского городского суда от 26.04.2019 № 33-5418/2019. Сотрудник написал заявление на отпуск и передал работодателю, затем в указанные дни отсутствовал на рабочем месте. Работодатель этот факт зафиксировал, запросил объяснение, а затем уволил его за прогул по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81. Работник посчитал увольнение неправомерным и обратился в суд. Решение было вынесено в пользу работодателя. Сотрудник ушёл в отпуск вне графика. Тот факт, что работник написал заявление, суд не принял во внимание, поскольку приказ об отпуске не издавался. Кроме того, истец должен был сам поинтересоваться ходом рассмотрения своего заявления и знать, что работодатель его не принял. Уважительных оснований отсутствия на рабочем месте у него не было.

1. Сотрудник без согласия работодателя использовал очередной оплачиваемый отпуск в соответствии с утверждённым графиком.

При данных обстоятельствах увольнение за прогул неправомерно. Такая позиция подтверждается судебной практикой: Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 17.09.2019 по делу № 33-9331/2019. Работодатель предложил работнице перенести отпуск по графику на более поздний период, но она не согласилась, использовала отпуск согласно графику и была уволена за прогул. Сотрудница обратилась в суд и её требования были удовлетворены. График отпусков обязателен и для работодателя, и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поскольку стороны не согласовали перенос отпуска, работодатель не имел права отказать в его предоставлении в соответствии с графиком.

1. Работник, который имеет право взять отпуск в удобное для него время, написал заявление и ушёл в отпуск вне графика. Работодатель не согласился с заявлением и уволил его за прогул.

Существует судебная практика, согласно которой увольнение работника в такой ситуации является неправомерным. Например, Апелляционное определение Московского городского суда от 28.09.2021 по делу № 33-39560/2021. Работник был отнесён к льготной категории, в связи с тем что воспитывал несовершеннолетнего ребёнка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ). Он написал заявление о предоставлении ежегодного отпуска вне графика и передал секретарю, а также продублировал его на электронную почту генерального директора. Работодатель проигнорировал заявление. В указанные дни работник не вышел на работу и был уволен за прогул. Данный факт был оспорен в судебном порядке. Суд встал на сторону истца. Ответчик знал, что у истца специальный статус родителя ребёнка-инвалида, соответственно, он не мог отказать в предоставлении отпуска в даты, которые ему удобны.

Несмотря на то что в Трудовом кодексе указано, что график отпусков обязателен для исполнения, существуют исключения. Не допустить ошибок при составлении данного документа и при предоставлении сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков поможет справочно-правовая система КонсультантПлюс, в которой вы можете найти пошаговые инструкции по данной процедуре, а также форму и образцы заполнения документов.

Путеводитель по кадровым вопросам. График отпусков {КонсультантПлюс}

Форма с комментариями о рисках: График отпусков на основе формы № Т-7. Форма, защищающая интересы работодателя (Форма по ОКУД 0301020) (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2022)

Вопросы и ответы – информационный банк СПС КонсультантПлюс, содержащий ответы госорганов и независимых экспертов на частные вопросы налогоплательщиков.

Вопрос

Можно ли указать в графике отпусков не дату начала отпуска, а планируемый месяц его предоставления?

Трудовой кодекс РФ не содержит информацию о том, что нужно указывать в графике отпусков (период или дату), но есть разъяснение Роструда, где указано, что в график целесообразно вносить именно дату начала отпуска (Письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).

Свою позицию ведомство основывает на том, что понятие «график отпусков» в соответствующем определении подразумевает указание в нём соответствующих периодов отпуска, которые подразумевают конкретные даты начала и окончания. Стороны трудового договора согласовывают именно даты предполагаемого отпуска. Кроме того, в течение года даты отпуска можно поменять по взаимной договорённости работника и работодателя.