Кадровое делопроизводство для новичков - основные принципы и рекомендации

Любые события трудовых отношений между сотрудником и работодателем подлежат документированию и учету. Это и называется кадровое делопроизводство. Законодательство в сфере защиты прав работников, охраны труда и правил оформления документов меняется быстро, и задача кадрового специалиста обеспечить в компании правильное и своевременное оформление всех документов.

В чем заключается работа специалиста по кадрам

Чтобы избежать трудовых споров и жалоб работников, специалист отдела кадров должен очень внимательно относиться к учету сотрудников, оформлению необходимых документов и внутренних локальных актов организации.

Как правило, в обязанности кадровика входит:

• оформление приказов;
• составление трудовых (коллективных) договоров;
• ведение личных карточек;
• внесение записей в трудовые книжки;
• ознакомление сотрудников с различными положениями, принятыми в организации и должностными инструкциями;
• учет рабочего времени;
• подача сведений в бухгалтерию и отчетов о стаже;
• формирование архивной документации.

Зачастую и расчет социальных выплат (больничных листов, пособий по беременности и уходу за ребенком, компенсаций на санаторно-курортное лечение) входит в обязанности сотрудника отдела кадров.

Поэтому важно, чтобы кадровик знал перечень и формы документов, с которыми ему придется работать.

Что должен знать специалист по кадрам

Неправильно считать, что профессия специалиста по кадрам — это примитивное заполнение документов. На самом деле организация работы по кадровому учету требует хорошей профессиональной подготовки в следующих направлениях.

1. Делопроизводство. Кадровик должен не только знать основы работы с документами (составление, регистрация, хранение, форматы), но и стандарты кадрового учета, а также правила хранения и архивирования документации.
2. Основы архивного хранения. По действующему законодательству документы, подтверждающие стаж и заработок работника, должны храниться 75 лет. Поэтому специалисту по кадрам необходимо изучить стандарты архивирования и правила хранения (или передачи в архив) соответствующих бумаг.
3. Мониторинг законодательства. Для работы кадровику недостаточно знать только Трудовой кодекс. Необходимо иметь информацию и по гражданскому регулированию трудовых правоотношений (ГК РФ), и основы административной ответственности, и нюансы законодательных норм по охране труда. А с учетом того, что законодательные нормы меняются из года в год, вносятся поправки и дополнения, необходимо регулярно мониторить изменения.
4. Умение составлять отчетность. На крупных предприятиях отчеты для Пенсионного фонда и Фонда социального страхования составляет отдел кадров. Поэтому кадровику необходимо сразу определить границы своей ответственности и ответственности бухгалтерии по формированию и сдаче отчетности. Кроме того, отдел кадров подает в бухгалтерию сведения о премировании, переработках, отгулах, отпусках и прочее.
5. Грамотность. Поскольку кадровому работнику приходиться заполнять большое количество документов, в том числе и в произвольной форме, он должен уметь писать без ошибок и разборчиво.
6. Компьютерная грамотность и знание программ кадрового учета. В большинстве организаций кадровый учет уже давно автоматизирован. Помимо всех вышеперечисленных навыков, сотрудник отдела кадров должен быть уверенным пользователем ПК, знать офисные программы Word и Excel. Наиболее популярными программами для автоматизации кадрового учета являются продукты 1С, поэтому специалисту необходимо знать основные принципы работы ПО.
7. Организация электронного документооборота. Сейчас предусмотрено ведение трудовых книжек в электронном виде, обмен документами по каналам коммуникации, поэтому кадровику нужно уметь пользоваться инструментами ЭДО.

Независимо от того, начинающий вы специалист или хотите повысить квалификацию и заинтересованы в карьерном росте, Учебный центр Что делать Квалификация предлагает различные курсы.

Можно просматривать бесплатные видео, посещать бесплатные семинары, но такие способы получения знаний малоэффективны. Специалисты Что делать Квалификация разработали специальные программы обучения и курсы повышения квалификации, ориентированные на различные группы кадровых работников.

Например, онлайн-курс «Умная 1С: Зарплата и управление персоналом 8 для начинающих пользователей» рассчитан на сотрудников отдела кадров, только начинающих работу, а курс «Руководитель кадровой службы (уровень квалификации 7)» рассчитан на опытных кадровиков, желающих повысить квалификацию и получить диплом о профессиональной переподготовке.

Заключение

Каждый пользователь сможет найти для себя что-то интересное. Учебный центр Что делать Квалификация не только разрабатывает различные курсы, но и организует семинары, которые можно посмотреть в реальном режиме времени на видео или посетить очно.

На сайте есть доступ к бесплатным вебинарам, видео с консультантами можно посмотреть в любое удобное время. Например, обучающее видео «Легкий учет в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.0» или консультацию специалиста относительно споров по страховым взносам.

Более подробно ознакомиться с обучающими программами, курсами повышения квалификации и расписанием семинаров можно по ссылке. По телефону +7 (495) 974-73-74 сотрудники Что делать Квалификация помогут подобрать наиболее подходящий курс для кадрового специалиста и расскажут, как его приобрести.