Как подтвердить транспортные расходы организации

Сложно найти компанию, в деятельности которой не возникали бы транспортные расходы. Они составляют ощутимую долю затрат современной организации, в связи с чем нередко привлекают внимание налоговиков. Поэтому важно не просто собрать комплект подтверждающих документов, но и правильно их заполнить. Как это сделать – рассказала наш эксперт Екатерина Копейкина.

***

Что относится к транспортным расходам организации?

На практике у организации возникают три вида транспортных расходов:

1. расходы на доставку покупного имущества (товаров, сырья, материалов, основных средств);
2. расходы на доставку имущества (товаров, сырья, материалов, основных средств) своим покупателям;
3. расходы на обслуживание транспорта (собственного или арендованного).

Начнём с транспортных расходов по доставке.

Как в договоре купли-продажи согласуются условия по доставке товара?

Во-первых, важно на этапе подписания договора купли-продажи товара согласовать, какая из сторон несёт расходы по доставке товара. Если в договоре указано, что доставка осуществляется за счёт продавца, то у покупателя нет никаких оснований учитывать такие расходы.

Во-вторых, в договоре нужно прописать, как именно расходы по доставке будут оплачиваться. Возможны два варианты:

• отдельно, сверх цены товара;
• включение доставки в цену товара.

В-третьих, доставка может производиться собственным транспортом продавца или покупателя, а также могут привлекаться специализированные перевозчики. Привлечь посредника может как покупатель, так и поставщик.

И в любом из этих вариантов будет свой пакет документов. Рассмотрим подробно каждый из этих вариантов.

В справочно-правовой системе КонсультантПлюс есть путеводители по любым видам договоров, а также полная база сопутствующих документов.

Вариант 1. По договору доставку товаров осуществляет продавец за свой счёт собственным транспортом.

Когда поставщик сам доставляет товар и стоимость доставки указана отдельно, то он обязан представить покупателю документы, подтверждающие доставку: транспортную накладную или товарно-транспортную накладную. При отсутствии транспортных документов могут быть оспорены и вычеты входного НДС, и расходы на приобретение товаров.

ТТН обязательно должна быть составлена при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции любыми видами транспорта.

В остальных случаях лучше оформить ТН.

Если стоимость доставки товаров в договоре поставки не указана отдельно (включена в стоимость товаров), оформлять ТН не надо.

Для отражения расходов и документального подтверждения факта будет использоваться только ТОРГ-12 или УПД (которая заменит ТОРГ-12 и счёт-фактуру).

Вариант 2. По договору доставку товаров осуществляет покупатель за свой счёт собственным транспортом.

При самовывозе товара со склада поставщика собственным транспортом покупателя транспортная накладная или товарно-транспортная накладная не оформляются.

В этом случае расходы на доставку товара будут подтверждаться обычными документами: путевыми листами, зарплатными ведомостями, бухгалтерскими справками.

Вариант 3. Заключается договор с транспортной компанией.

Здесь также возможны два варианта:

1. договор перевозки груза;
2. договор транспортной экспедиции.

1. Договор перевозки груза

Расходы на транспортировку грузов по договору перевозки подтверждает транспортная накладная (письма Минфина России от 15.10.2018 № 03-03-06/1/73696, от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110).

Выписывает транспортную накладную грузоотправитель, то есть та организация, которая заказывает перевозку груза, если в договоре перевозки не установлено иное.

В договоре перевозки стороны могут установить, что накладную должен выписать сам перевозчик (ст. 8 № 259-ФЗ от 08.11.2007, Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 ).

Транспортную накладную оформляют в трёх экземплярах:

• первый остаётся у грузоотправителя;
• второй предназначен для грузополучателя;
• третий экземпляр передают автотранспортной организации-перевозчику.

Если же транспортная накладная отсутствует или утрачена, то организация может представить иные документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (Письмо ФНС России от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@). В целях налогообложения прибыли расходы подтверждаются совокупностью представленных документов. Например, договором, счётом-фактурой, платёжными документами.

Неправильное оформление или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключённым или недействительным.

В этом случае наличие между сторонами договорных отношений может подтверждаться иными доказательствами. Если речь пойдёт о судебном разбирательстве, судьи будут оценивать относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства (несения фирмой расходов на перевозку в отсутствии накладной) в отдельности, а также достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности.

2. Договор транспортной экспедиции

При заключении договора транспортной экспедиции для подтверждения расходов на доставку товара у вас должны быть следующие документы:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка (при необходимости);
• акт об оказании услуг или отчёт экспедитора.

Транспортную накладную выписывать он не обязан, её следует выписать экспедитору.

Когда груз покупателю доставляет сам экспедитор, договор транспортной экспедиции содержит элементы договора перевозки груза (ст. 421 ГК РФ). Соответственно, должна составляться транспортная накладная (ст. 785 ГК РФ, ст. 8 ФЗ № 259-ФЗ от 08.11.2007, Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).

В ней в качестве грузоотправителя указывается грузоотправитель (тот, кто заключает договор экспедиции — покупатель или продавец), перевозчиком является экспедитор, а грузополучатель — покупатель.

Если экспедитор в рамках договора транспортной экспедиции заключает договор перевозки груза с транспортной компанией, на перевозку также оформляется ТН. Она подтверждает расходы на перевозку (Письмо Минфина России от 15.10.2018 № 03-03-06/1/73696). По нашему мнению, если покупатель не является грузополучателем по такому договору (например, если по договору перевозки груз доставляется в пункт погрузки на другой вид транспорта), экспедитор должен представить покупателю копию транспортной накладной.

Если экспедитор заключает договор перевозки от имени покупателя (или продавца), он должен оформить ТН на основании выданной доверенности и указать в качестве грузоотправителя покупателя (или продавца соответственно).

Если договор перевозки экспедитор заключает от своего имени, он должен оформить ТН от своего имени, указав себя в качестве грузоотправителя.

Какие расходы возникают при обслуживании автопарка?

К таким расходам относятся:

• приобретение всех видов топлива (бензин, газ, масла и пр.);
• проведение технического осмотра;
• мойка автомобилей;
• замена шин, в том числе зимней резины;
• платная стоянка и др.

Ранее мы рассказывали о расходах на доставку товара покупателю.

На основании каких документов учитываются расходы на обслуживание автопарка?

Рассмотрим необходимые документы для вышеперечисленных затрат.

ГСМ. Для учёта всех видов топлива основным документом является путевой лист. Он не только подтверждает расходы на ГСМ, но и экономически обосновывает производственную направленность затрат.

Путевой лист обязателен для подтверждения расходов, если организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов. В этом случае путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные как для первичных учётных документов, так и для путевых листов.

Формы путевых листов, обязательной к применению, нет. Организация может разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы путевых листов. Используемые формы путевых листов нужно закрепить в учётной политике.

Если организация не занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов, то путевой лист она вправе не оформлять, а расходы на ГСМ подтверждать маршрутными листами, справками или отчётами о перемещениях автомобиля и пройденном им пути, составленных на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем. Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учётных документов.

Выбранный порядок подтверждения нужно закрепить в учётной политике.

Помимо путевых листов, для списания ГСМ также потребуются документы об оплате ГСМ (чеки АЗС) и авансовые отчёты, если ГСМ оплачивало подотчётное лицо.

Платная парковка и мойка. Для списания затрат на платную парковку и мойку потребуются договор, авансовые отчёты и кассовые чеки.

Кроме того, по мнению Минфина России, изложенному в Письме от 16.07.2021 № 03-03-06/1/56783, оправдательным документом в отношении расходов на оплату парковочного места может служить отчёт об операциях по парковочному счёту, в котором указаны место парковки транспортного средства с привязкой ко времени (дате) окончания и начала движения транспортного средства и первичные учентные документы, составленные самим налогоплательщиком, подтверждающие использование данного транспортного средства в производственных целях на соответствующем маршруте (путевой лист).

Расходы на ремонт автомобилей (в том числе на замену шин) подтверждают договоры на техническое обслуживание, заказы-наряды на ремонт, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, платёжные поручения.

Обращаем внимание, что расходы на мойку и техобслуживание могут быть не приняты в целях налогообложения прибыли, если в первичных документах, подтверждающих произведённые расходы, не будут указаны марка и номер автотранспортного средства, в отношении которого эти расходы произведены. Подтверждением тому служит Постановление ФАС Поволжского округа от 11.03.2009 по делу № А57-4951/2008, в котором суд признал обоснованным непринятие налоговым органом расходов на мойку автомобиля и расходов на его техническое обслуживание, поскольку представленные организацией первичные документы (квитанции) не содержат сведений, позволяющих определить, в отношении какого автомобиля произведены расходы.

Как видим, подтверждение транспортных расходов — дело непростое. Особенно нужно быть внимательным при оформлении договора поставки товаров, так как именно от условий договора будет зависеть и пакет подтверждающих документов.

Но, учитывая наличие многочисленных разъяснений официальных органов, можно один раз разобраться в комплекте необходимых документов, закрепить порядок в учётной политике, придерживаться его и тем самым свести налоговые риски к минимуму.

Ранее мы рассказывали о том, как правильно самостоятельно продать автомобиль.

Вопрос

Какими документами подтверждается проезд по платной дороге?

Ответ

Обслуживанием платных дорог в России занимается государственная компания «Автодор». В случае приобретения транспондеров подтвердить расходы можно договором с ООО «Автодор — Платные Дороги» и документами об оплате.

Юридическим лицам после завершения отчётного периода ООО «Автодор — Платные Дороги» предоставляет следующий пакет отчётных документов:

• акт оказанных услуг;
• отчнет об исполнении поручения;
• счёт-фактуру на услуги с НДС.

Срок предоставления документов — ежемесячно после 15-го числа по завершении каждого расчётного периода (расчётный период равен одному календарному месяцу). Акт выполненных работ — ежемесячно. Акт сверки взаиморасчётов — ежеквартально.

Документы можно получать по системе электронного документооборота. В личном кабинете на сайте «Автодора» доступны следующие отчётные документы:

• акт оказанных услуг;
• отчент об исполнении поручения;
• акт сверки за месяц;
• подробный отчёт о совершённых поездках (группировка по PAN);
• отчент по списку средств оплаты у клиента и их статусам.

Правильно определить состав документов, подтверждающих расходы, поможет справочно-правовая система КонсультантПлюс.

Вопрос

Какие документы должен оформить продавец в случае отказа покупателя от приёмки части товара в момент его доставки (корректировочный или исправительный счёт-фактуру)? Может ли продавец признать в целях исчисления налога на прибыль расходы на доставку не принятого покупателем товара?

Ответ

В случае отказа покупателя от приёмки части товара в момент его доставки поставщик должен составить корректировочный счёт-фактуру.

Расходы на доставку не принятого покупателем товара поставщик вправе учесть в целях исчисления налога на прибыль.

По нашему мнению, при наличии документов, подтверждающих доставку товара до покупателя, непринятие товара последним, поставщик может учесть подобные затраты в составе расходов, учитываемых при налогообложении налогом на прибыль, ввиду соответствия этих расходов требованиям, установленным ст. 252НК РФ.

При этом ключевыми факторами в данной ситуации являются как раз изначальное намерение поставщика доставить товар покупателю, направленность на получение дохода в результате хозяйственной операции с покупателем, а также документальное оформление доставки и отказа покупателя от товара.

Екатерина Копейкина, ведущий экономист-консультант ООО «Что делать Консалт»

Рекомендации Минтранса по заполнению путевых листов и транспортной накладной, а также другие вопросы – на семинаре Т. С. Смирновой