
АСТ ГОЗ
- Автоматизация договорной деятельности;
- Выявление структурированных бизнес-процессов;
- Автоматизация бизнес-процессов предприятий с адаптацией структуры под документооборот.

АСТ ГОЗ (ООО «Автоматизированная система торгов государственного заказа»)
Электронная площадка, специализирующаяся на торгах в рамках государственного оборонного заказа. В деятельность компании входит исследование конъюнктуры рынка, а также консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления.

Задачи Клиента
- Автоматизация договорной деятельности
- Выявление структурированных бизнес-процессов
- Автоматизация бизнес-процессов предприятий с адаптацией структуры под документооборот.

Внедрение программного продукта
- 1С:Документооборот 8
Технология внедрения








Описание внедрения
В ходе внедрения программы у заказчика мы автоматизировали работу с входящей и исходящей корреспонденцией и настроили виды входящих, исходящих и внутренних документов. Благодаря этому существенно сократилось время обработки корреспонденции.
Чтобы оптимизировать работу с документами, мы выявили, структурировали и адаптировали под работу в системе электронного документооборота бизнес-процессы заказчика:
- 1. Закупочную деятельность
- 2. Договорную деятельность
- 3. Обработку служебных записок
- 4. Обработку кадровых документов
- 5. Обработку приказов по общей деятельности
- 6. Обработку входящей и исходящей документации
Чтобы сотрудникам были доступны только нужные им разделы, в системе настроили двухуровневое ограничение прав пользователей:
- 1. По области деятельности (например, кадровые документы видят только кадровик, бухгалтер и генеральный директор);
- 2. По документам, с которыми работают сотрудники: документ видит только автор, генеральный директор и те пользователи, которые исполняют задачи и бизнес-процессы, связанные с документом).
Настроили роли исполнителей в системе. Благодаря этому можно адресовать задачи не каждому пользователю, а ролям, которые они исполняют (это особенно удобно, если одну задачу могут исполнять несколько сотрудников одного отдела. При этом их зарплата формируется в зависимости от количества исполненных задач из пула задач отдела). Настроили номенклатуру дел и внесли в систему шаблоны файлов предприятия, а также автоматизировали заполнение некоторых шаблонов файлов. Это позволяет быстро находить и заполнять нужные формы, а также оптимально распределять рабочие задачи и очерёдность работы с документами.
Широкие возможности аналитики позволяют оценивать исполнительскую дисциплину сотрудников в разных разрезах; Создали библиотеку файлов отделов с ограничением доступа по отделам. Это упорядочивает работу с файлами. Использование встроенной почты системы электронного документооборота - СЭД (аналог Microsoft Outlook) существенно ускоряет работу секретаря, т.к. все письма на общий электронный ящик предприятия сразу попадают в СЭД. Таким же образом с общего электронного ящика отсылается исходящая почта. На форуме с возможностью ограничения видимости обсуждений каждой группе пользователей доступны только те обсуждения, которые им нужны.
У данного заказчика стандартную схему внедрения скорректировали для более гибкой и быстрой работы:
- 1. Анализ и сбор информации о предприятии: структуре, сотрудниках, расписании, документах, бизнес-процессах, доступе пользователей, функциях сотрудников, сроках исполнения задач бизнес-процессов.
- 2. Создание прототипа системы на основе собранной информации: внесение структуры, пользователей, видов документов, создание ключевых бизнес-процессов, ролей исполнителей, должностей, производственного календаря, графиков работы.
- 3. Адаптация прототипа системы: адаптация структуры к СЭД, адаптация ролей и назначение исполнителей, адаптация структуры с учётом последующего масштабирования системы, корректировка данных.
- 4. Настройка прав доступа пользователей.
- 5. Создание видов и шаблонов документов.
- 6. Создание и корректировка бизнес-процессов предприятия.
- 7. Тестирование и корректировка системы.
- 8. Написание инструкций для пользователей и администраторов.
- 9. Обучение администратора системы.
- 10. Гарантийное сопровождение.

280
Количество часов работы специалиста