ЕСТ
Обследование бизнес-процессов документооборота. Автоматизация делопроизводства. Автоматизация учёта и хранения документов.
ООО «Европейские Строительные Технологии»
Один из ключевых игроков на рынке девелопмента, инжиниринговых и строительных услуг.
Задачи Клиента
- Автоматизация договорной деятельности.
- Сокращение срока обработки заявок и документов.
- Уменьшение объёма бумажных носителей.
Внедрение программного продукта
- 1С:Документооборот КОРП
Описание внедрения
В ходе внедрения 1С:Документооборот КОРП мы автоматизировали:
- ведение номенклатуры дел;
- делопроизводство;
- учёт договоров;
- учёт и хранение документов.
А именно были автоматизированы:
- заявки на ОМТС;
- учёт Договоров с контрагентами;
- тендерную документацию;
- проектные документы;
- согласование текстов претензий;
- заявки на перемещение ОС и материалов между объектами;
- заявки на спец. технику и спец. инвентарь;
- согласование ведомости объёмов работ;
- заявки на ремонт;
- заявки на предоставление услуг;
- служебные записки.
Чтобы оптимизировать работу с документами, мы выявили, структурировали и адаптировали под работу в системе электронного документооборота бизнес-процессы заказчика.
- Описаны бизнес-процессы по всем ключевым внутренним документам организации.
- Настроены права пользователей по принадлежности к проекту.
- Созданы необходимые виды документов в программе.
- Настроены уникальные бизнес-процессы под каждый вид документа.
- Настроены мобильные клиенты руководящему составу.
- Произведена настройка «лёгкой» почты в конфигурации 1С:Документооборот.
- Произведена настройка специальных «урезанных» прав для диспетчеров на строительных площадках.
- Выполнена настройка детекторов событий и обработчиков этих событий по срокам начала задач по плану проекта.
- Настроены шаблоны документов.
Как стали работать процессы после автоматизации
- 1. Сократился жизненный цикл создания и согласования заявки на ОМТС, что существенно разгрузило отделы ПТО и ОМТС. Результат:
- ведение номенклатуры дел;
- делопроизводство;
- учёт договоров;
- учёт и хранение документов.
- 2. Оптимизирован процесс запуска тендеров. Результат:
- был установлен контроль над тендерным процессом;
- проявились слабые звенья работы всей компании;
- процесс стал более прозрачным для руководства компании.
- 3. Настройка клиентов «1С:Документооборот» на мобильных устройствах руководства. Результат:
- дистанционное управление документооборотом;
- удалённое согласование документов.
- 4. Юридический отдел внедрил централизованную систему документооборота. Результат:
- появился журнал передачи договоров с контролем возврата;
- шаблон договора принял однообразный фирменный стиль;
- исключили ошибки, связанные с человеческим фактором;
- упростилась навигация по документообороту.
Результаты автоматизации
- Процесс документооборота по разным объектам был упорядочен.
- После внедрения уменьшился срок обработки заявок и документов.
- Уменьшился объём бумажных носителей.
- Появился чёткий протокол прохождения согласования того или иного документа.
Выполнены следующие работы.
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения.
- Продажа выбранных программных продуктов.
- Доставка программных продуктов в офис заказчика.
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика.
- Сопровождение и настройка программного обеспечения под ключ.
Сопровождение
Провели обучающие занятия по документообороту в рамках предоставляемых услуг.
Программа обучения
- Обучение отделов ОМТС и ПТО по созданию и администрированию документов отдела: заявки на ОМТС, перемещение, услуги, спец. технику.
- Обучение администратора компании по работе с 1С:Документооборот и администрированием прав пользователей.
- Обучение сотрудников тендерного отдела по администрированию тендеров в программе.
- Обучение юридического отдела по администрированию договорной работы.
400
Количество часов работы специалиста
