Материальная помощь к отпуску в 2023 году: как оформить, НДФЛ, проводки

Если выплачиваете материальную помощь работникам к отпускам, возьмите от сотрудника заявление и оформите приказ. Образцы документов скачивайте в статье. А еще читайте, в каком размере и как платить матпомощь, какие проводки сделать бухгалтеру и что с НДФЛ и взносами.

Кому платить материальную помощь к отпуску

Законом выплата материальной помощи работникам к ежегодному отпуску не предусмотрена. Но ее можно установить, в частности, отраслевым или территориальным соглашением, действующим в отношении вашей организации. Тогда вы обязаны ее предоставлять работникам с учетом положений такого соглашения. Кроме того, вы обязаны производить такую выплату работникам, если это предусмотрено коллективным договором, вашим локальным нормативным актом, например положением о материальной помощи (абз. 2 ч. 2 ст. 22, ч. 8, 9 ст. 45, ч. 3 ст. 48, ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 9, абз. 3, 7 ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 40, ч. 3 ст. 41 ТК РФ).

В каком размере платить материальную помощь к отпуску

Размер и порядок выплаты матпомощи к отпуску рекомендуем установить в ЛНА, коллективном или трудовом договоре. Чаще размер определяют как фиксированную сумму, которая положена работнику независимо от занимаемой им должности, квалификации, результатов труда. Иногда сумма материальной помощи и сам факт ее предоставления привязывают к результатам труда. Тогда ее размер могут определять, например, как процент от суммы оклада. Ее выплачивают при отсутствии у работника дисциплинарных взысканий.

В какой срок выплачивать матпомощь к отпуску

Срок выплаты работнику материальной помощи к ежегодному отпуску законом не установлен. Можете определить его сами в локальном нормативном акте, например в положении о выплате материальной помощи работникам организации. На практике распространено выплачивать такую материальную помощь вместе с отпускными.

Срок выплаты отпускных – минимум за три календарных дня до начала отпуска.

Как оформить выплату материальной помощи к отпуску

Получите от работника заявление и издайте приказ (Письмо Минтруда России от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412).

Что с НДФЛ и страховыми взносами

Матпомощь к отпуску включают в налоговые расходы на оплату труда, если она предусмотрена ЛНА, коллективным или трудовым договором и связана с выполнением трудовых обязанностей. НДФЛ и взносами не облагают матпомощь до 4 000 руб. в год.

Пример

По условиям коллективного договора сотрудникам, занятым в основном производстве, к отпуску выплачивают материальную помощь в фиксированном размере – 30 000 рублей. Другой матпомощи в текущем году сотрудник не получал.

Сумма дохода работника, который включается в его основную налоговую базу по НДФЛ, составит 26 000 руб. (30 000 руб. - 4 000 руб.).

Какие проводки сделать

Если вы выплачиваете материальную помощь к отпуску, то отражайте ее и страховые взносы, включая взносы на травматизм, в том же порядке, что и отпускные:

• за счет ранее признанного оценочного обязательства на оплату отпусков – по дебету счета 96 «Резервы предстоящих расходов», если обязаны создавать такой резерв;
• в расходах по обычным видам деятельности или прочих либо в стоимости актива, если резерв на оплату отпусков вы не создаете.

Возьмем условие примера выше и покажем проводки, которые сделает бухгалтер.

К балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам»:

68-пр «Расчеты по налогу на прибыль»;

68-НДФЛ «Расчеты по НДФЛ».

Таблица проводок в КонсультантПлюс