Учет и оплата праздничных и выходных дней в 1С:ЗУП

Фиксация рабочих дней в выходные и праздники требует от кадровика особых знаний по 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) ред. 3.1. Разберем различные нюансы при регистрации данной процедуры.

Важно

Работа в выходные и праздники регламентируется ст. 153 ТК РФ. В ней приводится возможная минимальная оплата труда в эти дни, порядок расчета которой зависит от категории работника. По желанию сотрудника можно повышенную оплату компенсировать отгулом.

Выполните начальные настройки

Чтобы зарегистрировать работу в выходной, необходимо выполнить определенные настройки в программе 1С:ЗУП. В разделе «Настройка» — «Расчеты зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний» есть ряд флажков, которые при необходимости нужно установить (рис. 1):

✓ флажок «Работа в праздничные и выходные дни» на вкладке «Прочие начисления»;

✓ флажок «Применение почасовой оплаты» на вкладке «Почасовая оплата» (если планируется компенсация оплаты за выходные и праздничные дни не только по дням, но и по часам);

✓ флажок «Отгулы» на вкладке «Учет отсутствий» (если планируется компенсация оплаты за выходные и праздничные дни отгулами).

Решите, каким документом будете регистрировать работу в выходной и праздник

Если работа в выходные и праздники производится сверх графика, то время работы регистрируется документом «Работа в выходные и праздники». В нем можно указать даты отработанных дней, часы и прописать порядок компенсации: отгул или повышенная оплата.

В случае с повышенной (двойной) оплатой возможна также регистрация с помощью документа «Табель». Данный способ не рекомендуется для отгулов!

Если работа в праздник проводится по графику, то дополнительных действий по регистрации не требуется. Обозначение в табеле будет обычными рабочими видами времени (Я, Н, ВЧ). Отдельных документов регистрации отработанного времени не требуется, а время будет фиксироваться в графике работы.

Ночные/вечерние часы

Выделение ночных/вечерних часов происходит типовыми средствами. Порядок оплаты будет в этом случае доплатой в одинарном размере. В программе для этого используются такие виды начислений, как:

• доплата за работу в праздники (дневное время);
• доплата за работу в праздники (ночное время);
• доплата за работу в праздники (вечернее время).

В документе «Начисление зарплаты и взносов» они отражаются разными строками (рис. 2).

Работа сверх графика

При работе сотрудника сверх графика обозначение в табеле происходит отдельными кодами: РВ — при двойной оплате, ПН — в случае компенсации отгулом. Регистрация отработанного времени осуществляется документом «Работа в выходные и праздники» (рис. 3) или «Табель». Выделение ночных/вечерних часов и автоматический типовой учет в данных случаях не реализованы. Необходимо произвести дополнительные настройки.

Виды начислений в программе 1С:ЗУП:

• оплата работы в праздничные и выходные дни (при двойной оплате);
• оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты (при компенсации отгулом).

Настройте профиль табельщика

Для права утверждения (рис. 4) документа «Работа в выходные и праздники» кадровику необходимо назначить профиль «Табельщик». В разделе «Администрирование» — «Настройка пользователей и прав» необходимо создать «Группу доступа» — «Табельщики», привязать к ней профиль «Табельщик» и включить в эту группу кадровиков.

Если в табеле не отображается работа в выходной, нужно обратить внимание на дату отчета. Она должна относиться к месяцу документа «Работа в выходные и праздники» или быть позднее (рис. 5).

Определитесь с показателями стоимости дня и часа

В программе 1С:ЗУП существует три вида показателей для расчета стоимости дня и часа:

• стоимость часа;
• стоимость дня;
• стоимость часа (или дня).

Показатель «Стоимость часа (или дня)» рассчитывается по-разному. В зависимости от того, как выполняется работа в праздник: по графику либо сверх графика.

Работа по графику

При расчете доплаты за работу в праздники по графику алгоритм начисления зависит от настроек основного начисления сотрудника: оплата по окладу, ЧТС и т. д. Если основное начисление рассчитывается по дням, то определяется стоимость дня. Если основное начисление рассчитывается по часам, то определяется стоимость часа.

При этом необходимо обратить внимание на то, в какое время сотрудник выполнял работу. В ночное время доплата рассчитывается из показателя стоимости часа, а в дневное — из показателя стоимости дня.

Чтобы остался типовой алгоритм расчета доплаты, можно изменить сотруднику оплату по дням на оклад по часам (рис. 6).

Работа сверх графика

Расчет оплаты работы в выходные и праздники сверх графика зависит от настроек документа «Работа в выходные и праздники». Если в документе выбран порядок оплаты по часам, то определяется стоимость часа (рис. 7).

Если в документе выбран порядок оплаты по дням, то определяется стоимость дня (рис. 8).

Учтите премии и надбавки

По Постановлению Конституционного Суда РФ от 28.06.2018 № 26-П при оплате работы в выходные и праздники нужно учитывать не только оклад и тарифные ставки, но и все компенсационные и стимулирующие выплаты. В программе 1С:ЗУП есть два варианта учета премий и надбавок.

Вид 1. С использованием показателя «Стоимость ДняЧаса».

При этом в совокупную тарифную ставку (рис. 9) включаются основные плановые начисления, разовые и выстреливающие начисления. Делается это с помощью создания справочного планового начисления. При его создании важно во вкладке «Среднее начисление»:

• не включать данное начисление в базу начислений при расчете среднего заработка;
• не облагать НДФЛ (данный вид дохода фиксируется как «Доход, не являющийся объектом обложения страховыми взносами») (рис. 10).

Вид 2. Расчет оплаты работы, исходя из начислений текущего месяца, в котором показатель «Стоимость ДняЧаса» не используется

Необходимо настроить справочное начисление и рассчитать в нем стоимость ДняЧаса, исходя из фактических начислений. Нужно указать, что это «Доход в натуральной форме», а способ его выполнения «Ежемесячно». Необходимо изменить формулу: ?(ВремяВДняхЧасах = 0,0,РасчетнаяБаза / ВремяВДняхЧасах).

На вкладке «Расчетная база» указать период «Текущий месяц», а в поле «Все начисления» добавить те, которые нужно учесть при расчете оплаты работы в выходной или праздник. Вкладку «Приоритет» нужно настроить для основных начислений (оклад, оплата по ЧТС и т. д.). Во вкладке «Среднее начисление»:

• не включать данное начисление в базу начислений при расчете среднего заработка;
• указать, что начисление не облагается НДФЛ и не является объектом обложения страховыми взносами.

Далее необходимо скорректировать настройки начисления «Оплата выходных и праздничных дней»:

• изменить формулу ВремяВДняхЧасах * ?(РасчетнаяБаза = 0, СтоимостьДняЧаса, РасчетнаяБаза) * 2;
• на вкладке «Расчетная база» включить только справочное начисление;
• на вкладке «Зависимости» нужно убрать начисления, которые входят в базу справочного начисления (иначе начисление не запишется!) (рис. 11).

Данный метод имеет ряд ограничений:

• если в месяце нет отработанных дней (кроме работы в выходной) — расчет будет выполняться, исходя из типового показателя «Стоимость ДняЧаса»;
• не всегда явный расчет при неполном отработанном месяце — зависит от настроек вытеснения начислений, входящих в расчетную базу справочного начисления;
• начисления за несколько месяцев (годовые, квартальные премии) могут сильно завышать размер стоимости часа.

Сделайте настройки для выплаты в авансе

Чтобы в программе 1С:ЗУП оплата работы в выходные и праздники рассчитывалась в авансе, необходимо в настройках начисления установить флажок «Начисляется при расчете первой половины месяца» (рис. 12).

Настройте оплату работы ночью в выходной

Чтобы осуществить расчет доплаты за ночные часы работы в выходной, необходимо:

• настроить отдельный вид времени для работы в выходной ночью (РВН — для двойной оплаты, ПНН — для одинарной оплаты с отгулом);
• в типовые начисления для оплаты работы в выходной и доплаты за ночные часы добавить вид времени РВН (ПНН) как дополнительный;
• регистрировать работу в выходной ночью документом «Табель» или «Данные для расчета зарплаты».

Часы работы в выходной ночью будут учитываться при расчете аванса и зарплаты в типовых начислениях «Оплата праздничных и выходных дней»/«Оплата праздничных и выходных дней без повышенной оплаты», доплаты за работу в ночные часы.

Настройте оплату работы в выходные и праздники сдельщикам

Оплата производится доплатой по двойным сдельным расценкам. Необходимо:

• настроить отдельное начисление для доплаты по двойным сдельным расценкам;
• заполнить назначение «Прочие начисления и выплаты» (способ выполнения — по отдельному документу «Разовое начисление», формула «Сдельный заработок»). В учете времени важно указать «Дополнительная оплата за уже оплаченное время». Остальные настройки как у типового начисления сдельной оплаты (рис. 13);

• зарегистрировать отдельным документом «Сдельные работы» выработку за работу в выходные и праздники (рис. 14).

Оплата работы в выходной или праздник будет рассчитана в одинарном размере при начислении аванса и зарплаты. Доплата до двойного размера будет отражена в документе «Разовое начисление» (период в документе — праздничный или выходной день, за который считается доплата) (рис. 15).

Настройте начисления для оплаты работы в выходные и праздники

В программе 1С:ЗУП оплата работы в праздники и выходные осуществляется по разным формулам для разных сотрудников. Она производится с созданием постоянного показателя.

Например, сотрудникам с особым расчетом оплаты присваивается значение показателя = 1. В таких случаях необходимо изменить формулу типовой оплаты по схеме: ?(Показатель = 0, «Типовой расчет», «Особый расчет»).

Пример. Некоторым сотрудникам нужно рассчитывать оплату работы в выходной по среднечасовому заработку:

1. Постоянный показатель «Начислять по среднему».

2. Сотрудникам с расчетом по среднему установить размер показателя = 1.

3. Формула оплаты : (НачислятьПоСреднему = 0, ВремяВДняхЧасах * СтоимостьДняЧаса * 2, ВремяВЧасах * СреднечасовойЗаработок * 2).

Разделите оплату и доплату за работу в выходной

Разделить оплату и доплату за работу в выходной можно путем изменения формулы начисления «Оплата праздничных и выходных». Необходимо убрать умножение на 2. Также нужно копировать начисление «Оплата праздничных и выходных», а на вкладке «Учет времени» указать «Дополнительная оплата за уже оплаченное время» (рис. 16).

Доначисление оплаты работы в выходной

Чтобы доначислить оплату работы в выходной, нужно создать документ «Работа в выходные и праздники» на сотрудника с ошибкой. При этом месяц, в котором выполняется доначисление, в документе проставляется «Текущий», а дата работы в выходной «Фактическая» указывается за прошлый месяц. Доначисление оплаты производится при расчете зарплаты или документом «Доначисление, перерасчет» (рис. 17).

Сторнирование оплаты работы в выходной

Сторнировать оплату работы в выходной можно в исходном документе «Работа в выходные и праздники». Необходимо удалить сотрудника с ошибкой. Если период закрыт на редактирование, то потребуется временно снять дату запрета. Сторнирование оплаты производится при расчете зарплаты или документом «Доначисление, перерасчет» (рис. 18).

Остались вопросы по учету и оплате праздничных и выходных дней в 1С:ЗУП? Обращайтесь к нам по номеру телефона +7 (499) 956-21-70 или напишите в чат справа. Специалисты Что делать Система будут рады вам помочь.