Прямые и косвенные затраты: что это и почему важно знать разницу

Что такое прямые затраты

Прямые затраты — это те расходы, которые учитываются в себестоимости конкретной продукции, выполненных определенных работ или оказанных услуг. Такие затраты учитывают исключительно в том отчетном периоде, когда происходит реализация этой продукции, работ или услуг.

Однако, если прямые расходы непосредственно связаны с предоставлением услуг, их можно учитывать при расчете налога на прибыль сразу в том же периоде, когда они были понесены, без ожидания реализации. Для этого организации необходимо закрепить соответствующий порядок учета в своей учетной политике.

Перечень прямых затрат каждая организация определяет самостоятельно и закрепляет его в своей учетной политике. Если какие-то расходы нельзя напрямую отнести к конкретному продукту, их распределение следует обосновывать экономически разумными критериями (письма Минфина от 03.05.2023 № 03-03-06/1/40503, от 22.03.2021 № 03-03-06/1/20225, от 27.02.2020 № 03-03-06/1/14109).

К распространенным примерам прямых затрат при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг относят:

• сырье и материалы, которые используют в процессе производства или оказания услуг;
• заработная плата сотрудников, которые непосредственно заняты в производственном процессе, а также страховые взносы;
• амортизация оборудования, которое участвует в производственных процессах.

В торговых компаниях прямыми расходами считают:

• стоимость закупленных товаров, которые были проданы в текущем отчетном периоде;
• затраты, связанные с доставкой товаров, если эта стоимость не включена в цену.

Минфин и ФНС в своих письмах рекомендуют учитывать в прямых расходах все затраты, которые формируют себестоимость продукции, работ и услуг в бухгалтерском учете (письма Минфина от 14.05.2012 № 03-03-06/1/247, ФНС от 24.02.2011 № КЕ-4-3/2952@).

Эксперты КонсультантПлюс рассказали, когда можно единовременно списать прямые расходы. Берите пробный доступ и пользуйтесь всеми возможностями системы.

Что такое косвенные затраты

В отличие от прямых эту категорию затрат не связывают напрямую с конкретной продукцией, работами или услугами. Косвенные расходы учитывают в том периоде, когда они были фактически понесены, вне зависимости от того, когда была реализована продукция. Косвенными считаются все затраты, кроме внереализационных расходов и тех, которые в соответствии с учетной политикой компании не относятся к прямым расходам.

Примерный перечень косвенных затрат отличается в зависимости от сферы деятельности компании:

• в производстве косвенными затратами являются расходы на зарплату управленческого персонала и сотрудников подразделений, которые не участвуют непосредственно в производстве;
• в торговле в эту категорию входят затраты на зарплаты работников, складские расходы, доставка товаров клиентам, если это не заложено в цену и другие подобные издержки.

Важно

Деление затрат на прямые и косвенные должно быть экономически обоснованным. Если организация включает в косвенные расходы элементы, которые налоговики могут трактовать как прямые, это может стать поводом для споров.

Как в бухучете отразить прямые и косвенные затраты

Для учета прямых затрат применяется счет 20 «Основное производство». На дебете данного счета собирается себестоимость продукции, выполняемых работ или оказываемых услуг из прямых расходов. Эти затраты аккумулируются с счетов: 02, 10, 23, 25, 60, 69, 70. Аналитический учет по счету 20 ведут по каждому виду затрат и производимой продукции, выполненным работам или оказанным услугам.

Косвенные затраты обычно отражаются на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы». Затраты, собранные на счете 25, переносят в дебет счета 20 по заранее установленным правилам, закрепленным в учетной политике. Распределение таких расходов осуществляется пропорционально определенным показателям на основе расчетных коэффициентов (п. 4 ПБУ 1/2008).

Затраты на счете 26 в конце месяца полностью списывают на счет 90. Обычно к ним относятся такие расходы, как амортизационные отчисления на офисное здание, арендная плата за офис, затраты на связь, зарплата руководства, бухгалтерии, юристов и т. д.

Для обеспечения прозрачности учета компании заранее разрабатывают порядок распределения затрат и закрепляют его в своей учетной политике.

Какие спорные ситуации могут возникнуть и как их избежать

Иногда классификация расходов вызывает сомнения как со стороны налоговиков, так и у самих компаний. Например:

• доставка готовой продукции. Затраты на перемещение продукции, которые не связаны с ее производством, могут быть признаны косвенными;
• амортизация ОС, которые сразу используют для нескольких производственных процессов. Это сложный случай, требующий привлечения технологических регламентов.
• вспомогательные расходы, например затраты на топливо или электроэнергию, которые относят не только к производственной части, но и к другим целям.

В каждой спорной ситуации важно, чтобы были подтверждающие документы. При судебных разбирательствах арбитражный суд, как правило, поддерживает налоговиков, если экономическая целесообразность учетной политики компании была подтверждена слабо.

Чтобы снизить риски и избежать проблем с контролерами, выполните три условия.

1. Разработайте детализированную учетную политику. Деление затрат на прямые и косвенные должно быть четким, с обоснованием каждой категории. Чтобы быстро и без ошибок составить учетную политику читайте статью Как составить учетную политику на 2025 год с помощью конструктора КонсультантПлюс.
2. Подготовьте подтверждающие документы. В случае споров с налоговыми органами доказательная база — ваша лучшая защита. Это могут быть технологические карты, протоколы использования оборудования, договоры с подрядчиками.
3. Следите за актуализацией нормативной базы. Российское законодательство в области бухгалтерии и налогообложения часто меняется, поэтому придется периодически вносить коррективы в учетную политику. Чтобы оставаться в курсе изменений, подписывайтесь на наш телеграм-канал. В нем публикуем новости и материалы, которые выходят в Что делать Комьюнити.

Материалы по теме от экспертов КонсультантПлюс

Если у вас нет доступа, берите пробный на два дня. Это бесплатно.

Налог на прибыль: учет доходов и расходов

Вопрос: Об отнесении расходов к косвенным или прямым в целях налога на прибыль

Прямые и косвенные расходы в налоговом учете