Вот и настал сезон отпусков. Многие сотрудники отправляются на отдых, временно оставив свои рабочие обязанности. В этот период руководитель должен решить, кому и как передать дела отпускника. Мы спросили у менеджеров компаний, как они сохраняют эффективность работы в отделе летом.
Наталья Свидунович, исполнительный директор iMARS Communications:
В XXI веке клиент привыкает к коммуникации 24/7. Даже в разгар отпусков он ждёт, что его проблему оперативно решат. Задача успешной компании – грамотно распределить работу в отделе, когда несколько сотрудников находятся в очередном отпуске.
Как же решить этот вопрос? Очень просто: решение кроется во взаимозаменяемости членов команды и полном погружении в проект. Мы тестировали несколько схем, чтобы найти идеальный вариант, когда клиент получает желаемый результат, а команда при «выпадении» одного или нескольких сотрудников остается на плаву.
У каждого клиента есть персональный account-менеджер и дублирующий менеджер, который обладает компетенциями для решения поступающих задач и находится в постоянном доступе. Мы заранее уведомляем клиента о временной смене менеджеров, чтобы не создавать дискомфорта. Основной менеджер передаёт статус по проекту, обязательно указывая все контакты подрядчиков и статус договорённостей. Улетев отдыхать, человек всегда остаётся на связи, однако мы стараемся уважительно относиться к смене обстановки сотрудника и максимально его не беспокоить.
Одно время тестировали работу, когда за клиентом был закреплён только один менеджер, но при этом доступ к общим папкам с информацией по проектам был у всех членов команды. Тем не менее возникали сложности. Кто-то из подрядчиков мог забыть нажать кнопку «ответить всем» либо писал в мессенджеры основному менеджеру, что вызывало ряд проблем и задержки с ответом клиенту.
На поиск и выстраивание бесперебойной работы команды было потрачено достаточное количество времени. Так как задачи у пиарщиков часто бывают самыми смелыми, креативными и весьма необычными, в нашей команде каждый сотрудник работает и райтером, и копирайтером, и бухгалтером, и даже иногда ведущим.
В данный момент у нас за каждым закреплён отдельный клиент и дублирующий менеджер, также во всех переписках стоит в копии руководитель проекта, чтобы уж точно ничего не упустить.
Отдыхать важно и нужно, иначе возникает риск допущения ошибки в работе, что абсолютно неприемлемо со стороны исполнителя. Воодушевлённый сотрудник всегда заряжён новыми креативными идеями и рвётся в работу, что не может не радовать не только руководителя, но и клиента.
Елена Шадрина, генеральный менеджер Клуба World Gym:
Каждый руководитель рано или поздно задаётся вопросами: «Как справедливо распределить работу сотрудника, который уходит в отпуск?», «Как поддерживать эффективность в сезон отпусков?», «Как мотивировать сотрудников работать за коллег?».
Мне кажется, что начать нужно с планирования отпусков на следующий год. В Клубе World Gym мы придерживаемся следующих правил.
- Отпуска большинства сотрудников не должны совпадать с пиками активных продаж и использования услуг в нашей отрасли.
- Предлагаем разбить отпуск на 2 части (по 14 дней каждая).
- В небольших подразделениях не могут пойти одновременно в отпуск специалисты, работающие на одинаковых должностях (или не более двух сотрудников для более крупных подразделений).
- Не должны уходить в отпуск одновременно руководители подразделений, которые даже частично взаимозаменяемы.
- Нельзя работать годами не отдыхая. Мы отправляем сотрудника «отгулять» отпуск своевременно, несмотря на желание некоторых трудиться без передышки.
Естественно, данные правила носят рекомендательный характер, и работники должны знать, что компания работает согласно ТК РФ.
Чтобы избежать недовольства во время распределения отпусков, мы уже на этапе приёма знакомим кандидатов с особенностями нашей «отпускной» политики, подробно разъясняя причины и выгоды для самого сотрудника. Также во время планирования предлагаем сотрудникам подразделения согласовать отпускные периоды между собой, учитывая личные предпочтения и смену преференций (в спорных ситуациях приоритет отдаётся сотруднику с большим стажем или сотруднику, который ещё не отдыхал в то время в прошлом году). В профессиональном коллективе со здоровой атмосферой практически не возникает разногласий по этому поводу.
Важно помнить ещё и про нематериальную мотивацию.
Итак, когда с графиком определились и, конечно, ознакомили с ним всех сотрудников, можно приступать к следующей задаче – распределению обязанностей.
Временных сотрудников на период отпусков мы не берём. Стараемся справляться своими силами. Обязанности линейного сотрудника распределяем между работниками этого подразделения.
У линейных сотрудников со схожим функционалом в должностной инструкции прописано, что в его обязанности входит выполнять работу коллеги в период временного отсутствия. В этом случае доплата не предусмотрена, т.к. это условие прописано в трудовом договоре.
Помимо этого, нужно поговорить с сотрудником, донести до него, что такая преемственность выгодна и ему, ведь и его обязанности должен будет кто-то выполнять во время отпуска.
В случае, когда в отпуск идёт сотрудник, чей функционал с другими не пересекается, – оформляем совмещение, расширение зоны обслуживания или увеличение объёма работы с его письменного согласия. Важно помимо материальной мотивации помнить ещё и про нематериальную мотивацию. Она в этом случае сугубо индивидуальна – всё зависит от возможностей компании и предпочтений сотрудника.
Передачу дел начинаем за 2 недели до отпуска следующим образом:
- Разделяем задачи на те, которые можно отложить до окончания отпуска, и те, которые требуют решения во время отсутствия сотрудника.
- Составляем список актуальных задач (если в компании внедрена CRM, то добавляем замещающего сотрудника в соисполнители – он сможет ознакомиться не только с целью и дедлайном, но и видеть прикреплённые документы, контакты контрагентов и коллег, работающих над этой же задачей).
- Описываем возможные форс-мажорные ситуации и способы их решения.
- На собрании подразделения чётко проговариваем задачи каждого, для того чтобы сотрудники были ознакомлены не только со своими временными обязанностями, но и понимали, кто из коллег за что отвечает.
- Для экстренного случая определяем с сотрудником, собирающимся в отпуск, возможные временные окна для связи с ним.
