К каким расходам относится аренда помещения

Для ведения бизнеса нередко приходится брать в аренду имущество, например здания, помещения, оборудование, автомобили и многое другое. Эксперт «Что делать Консалт» как правильно учитывать расходы на аренду в бухгалтерском и налоговом учетах, а также каким документам уделить особое внимание.

Какие документы нужны для учёта арендной платы

Как правило, это не вызывает сложностей, так как документов нужно совсем немного.

Для подтверждения расходов по аренде необходимы:

1) договор аренды;

2) акт приёмки-передачи арендованного имущества;

3) документы, подтверждающие оплату;

4) счёт-фактура, если арендодатель является плательщиком НДС;

5) ежемесячные акты на аренду. Они нужны, когда в самом договоре прописано их составление. Если такого условия нет, то и акты не нужны. Об этом давно уже говорит Минфин в своих письмах от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067), от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483, от 15.06.2015 № 03-07-11/34410) и от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764.

Как учитываются арендные расходы при расчёте налога на прибыль

При расчёте налога на прибыль можно учесть любые расходы, которые отвечают трём условиям (ст. 252 НК РФ):

- экономически обоснованы;

- документально подтверждены;

- не упомянуты в ст. 270 НК РФ.

Как правило, арендная плата, учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Если аренда имущества не соотнесена с производством или реализацией, но связана с другой деятельностью, которая приносит доход организации, то плата учитывается во внереализационных расходах на основании подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Например, расходы на аренду цеха для производства продукции в налоговом учёте включаются в прочие расходы.

А вот аренда конференц-зала для проведения общего собрания акционеров будет учитываться уже во внереализационных расходах.

Если же аренда никак не связана с деятельностью, направленной на получение дохода, то в расходах арендную плату её учесть не получится. Такие траты не будут экономически обоснованными.

Также нельзя учесть расходы по незарегистрированному договору, если он заключён на срок более года и не прошёл регистрацию. Расходы могут быть расценены налоговыми органами как не соответствующие условиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Момент учёта зависит от того, какой метод применяется организацией.

При применении метода начисления расходы в виде арендной платы признаются независимо от факта оплаты на наиболее раннюю из дат (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.07.2012 № 03-03-06/1/328 ):

- на последнее число месяца (или иного расчётного периода, прописанного в договоре);

- на последнее число отчётного (налогового) периода.

К примеру, если арендная плата перечислена единовременно за весь год вперёд, то соответствующие расходы нужно признавать равномерно в течение года.

При применении кассового метода расход в виде арендной платы признаётся, если одновременно выполняются два условия (п. 3 ст. 273 НК РФ):

1) арендодатель оказал услуги по предоставлению в аренду имущества;

2) арендатор оплатил услуги арендодателя.

То есть признать арендную плату в составе расходов можно на одну из следующих дат:

- на последнее число месяца (или иного расчётного периода, прописанного в договоре) при условии, что этот период аренды оплачен. Например, если по условиям договора перечислен аванс за текущий месяц, то сумма арендной платы признаётся на последнее число этого месяца;

- на дату оплаты оказанных услуг по аренде. Например, если аренда за прошлый месяц оплачивается в текущем месяце, то расход признаётся на дату перечисления платы.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Как учитываются арендные расходы при УСН

Расходы на аренду можно учесть только при упрощённой системе налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы». При УСН с объектом «Доходы» расходы не учитываются.

Арендная плата включается в расходы в момент фактической оплаты (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Тогда же в расходы зачисляется и входящий НДС, предъявленный арендодателем.

Бухгалтерский учёт

С 1 января 2022 года становится обязательным к применению ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды».

Существуют категории тех, кто продолжит применять прежний порядок учёта без изменений.

На забалансовом счёте, как и прежде, можно учитывать полученные в аренду основные средства, если одновременно выполняются следующие условия (п. 12 ФСБУ 25/2018):

1) договор аренды не предусматривает переход права собственности;

2) договор аренды не предусматривает возможность выкупа по цене значительно ниже справедливой стоимости;

3) арендатор не предполагает сдачу ОС (основных средств) в субаренду.

Также арендованный объект можно учитывать на забалансовом счёте в любом из случаев, указанных в п. 11 ФСБУ 25/2018, а именно:

- срок аренды – 12 месяцев или меньше;

- стоимость аналогичного нового ОС не превышает 300 000 рублей, и при этом арендатор может получать от арендованного ОС экономические выгоды независимо от других активов;

- арендатор вправе применять упрощённые способы ведения бухучёта, включая упрощённую отчётность.

В первом случае решение о забалансовом учёте арендованных ОС должно быть принято в отношении группы однородных по характеру и способу использования ОС. В остальных случаях решение можно принять по каждому ОС в отдельности. Порядок учёта фиксируется в учётной политике ( ).

При соблюдении таких условий, как и раньше, имущество принимается на забалансовый учёт на счёт 001 «Арендованные основные средства» на дату его получения по стоимости, указанной в договоре аренды.

А на дату возврата собственнику списывается с забалансового счёта.

Аналитический учёт по счёту 001 ведётся по каждому арендодателю и по каждому объекту ОС (Инструкция по применению плана счетов).

Для бухгалтерского учёта арендных расходов достаточно оформить бухгалтерскую справку. Подписывать с арендодателем какой-либо двусторонний документ (например, акт об оказании услуг) не требуется.

Расходы отражаются в зависимости от того, используется арендованное имущество в обычной деятельности организации или нет.

В связи с этим арендная плата (без учёта НДС) учитывается:

- в расходах по обычным видам деятельности, если арендуемое имущество используется в процессе производства и продажи продукции/товаров/ работ/услуг (ПБУ 10/99);

- в прочих расходах, если не используется.

Например, затраты на аренду производственного цеха учитываются в расходах по обычным видам деятельности, а арендная плата за зал для проведения праздничного мероприятия – в прочих расходах.

Расходы признаются в том отчётном периоде, в котором имела место аренда.

Бухгалтерские записи при этом такие:

Дт 20 (26,44,91/2 и др.) - Кт 76. Отражены расходы в виде арендной платы на основании бухгалтерской справки.

Дт 19 - Кт 76. Отражён НДС, предъявленный арендодателем на основании счёта-фактуры.

Дт 68 - Кт 19. Принят к вычету НДС, предъявленный арендодателем на основании счёта-фактуры.

Дт 76 - Кт 51. Перечислена арендная плата на основании выписки банка по расчётному счёту.

Как будет отражаться аренда у тех арендаторов, у кого не выполняются условия для учёта по старым правилам? В этом случае нужно применять ФСБУ 25/2018 и отражать право пользования активом и обязательство по аренде (п. 10 ФСБУ 25/2018).

Типовые ситуации в СПС КонсультантПлюс позволят бухгалтеру быстро решать вопросы, с которыми он сталкивается ежедневно.

Как отражается аренды с учётом ФСБУ 25/2018

В таком случае на счёте 01 отражается право пользования активом (ППА).

Если договор аренды не предусматривает последующий переход права собственности на арендуемый объект, то по принятому к учёту ППА начисляется амортизация. Обязательство по аренде увеличивается за счёт начисления процентов и уменьшается по мере уплаты арендных платежей.

Стоимость права равна сумме обязательства по аренде и платежей, перечисленных до получения недвижимости в аренду. Срок полезного использования равен сроку аренды.

Обязательство по аренде отражается на счёте 76 по приведённой стоимости арендных платежей. Она равна номинальной сумме будущих платежей, дисконтированной по ставке, по которой можно получить заём на сопоставимый срок. По этой ставке ежемесячно начисляются проценты на остаток обязательства и уменьшаются на текущий платёж.

Рассчитать обязательства и проценты по аренде поможет калькулятор https://glavkniga.ru/calculators/lease_obligations.

Пример: 28 февраля заключён договор аренды офиса на 18 месяцев, ежемесячный платёж 90 000 руб. (НДС – 15 000 руб., платёж без НДС – 75 000 руб.). До получения имущества платежей нет.

Расчёт обязательства по аренде и процентов:

10 % – годовая ставка, по которой арендатор может занять сопоставимую сумму на сопоставимый срок.

0,0261 % – ставка в день, рассчитанная из годовой ставки по правилу сложных процентов.

Работы бухгалтерам с начала этого года прибавилось.

Как учитываются расходы по оплате коммунальных услуг

Учёт зависит от того, как оплачиваются коммунальные услуги: включены ли они в арендную плату, уплачиваются сверх арендной платы или заключён агентский договор.

Сумма возмещения коммунальных услуг, которая перечисляется арендодателю сверх арендной платы, учитывается в расходах (Письмо Минфина РФ от 08.07.2010 № 03-03-06/1/394).

НДС по коммунальным услугам, перевыставленный арендодателем, можно принять к вычету, если:

1) заключить с арендатором агентский договор, установив в нём небольшое вознаграждение;

2) оформить коммуналку как переменную часть арендной платы.

Бухучёт в зависимости от варианта оформления будет следующий

1) Возмещение сверх арендной платы:

Дт 20 (26, 44) - Кт 60. Учтены расходы на коммунальные услуги, возмещаемые арендодателю.

Дт 60 - Кт 51. Перечислено возмещение расходов на электроэнергию.

2) Коммунальные услуги оформлены как переменная часть арендной платы (то есть аренда состоит из фиксированной части и переменной):

Дт 20 (26, 44) - Кт 60. Учтена переменная часть арендной платы.

Дт 19 - Кт 60. Отражён НДС с переменной части арендной платы.

Дт 68 - Кт 19. Вычет НДС с переменной части арендной платы.

Дт 60 - Кт 51. Перечислена переменная часть арендной платы.

3) Заключён агентский договор, по которому агент (арендодатель) приобретает для принципала (арендатора) коммунальные услуги и перевыставляет счета-фактуры, полученные от энергоснабжающих компаний.

Дт 20 (26, 44) - Кт 60. Учтена электроэнергия, приобретённая арендодателем.

Дт 19 - Кт 60. Отражён НДС с электроэнергии, приобретённой арендодателем.

Дт 20 (26, 44) - Кт 60. Учтено вознаграждение по агентскому договору.

Дт 19 - Кт 60. Отражён НДС с вознаграждения.

Дт 68 - Кт 19. Вычет НДС с электроэнергии, приобретённой арендодателем.

Дт 68 - Кт 19. Вычет НДС с вознаграждения

Дт 60 - Кт 51. Перечислены деньги арендодателю по агентскому договору.

Как учитываются расходы по ремонту

Затраты на текущий или капитальный ремонт арендованного имущества можно учесть в прочих расходах, если:

1) арендуемое имущество задействовано для производства и реализации;

2) по условиям договора (соглашения к договору) арендодатель не возмещает такие расходы арендатору.

В таком случае расходы признаются в отчётном (налоговом) периоде, в котором они возникли, в размере фактических затрат.

Если организация создаёт резерв под предстоящий ремонт, то эти расходы списываются за счёт резерва.

Нужно обратить внимание на следующее: если в договоре аренды ничего по поводу ремонта не прописано, то по умолчанию капитальный ремонт является обязанностью арендодателя, а текущий – арендатора (ст. 616 ГК РФ).

Если арендодатель решит провести капитальный ремонт, то затраты не учитываются. Это будет экономически необоснованный расход.

В бухучёте операции отразятся в зависимости от цели использования арендованного имущества следующим образом:

1) если арендуемый объект используется при производстве или продаже продукции, реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг (п. 5 ПБУ 10/99):

Дт 20 (44 и др.) - Кт 60 (70, 69 и др.). Расходы на ремонт полученного в аренду имущества отражены в составе расходов по обычным видам деятельности;

2) если арендуемый объект не используется при производстве или продаже продукции, реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг (п. 11 ПБУ 10/99):

Дт 91-2 - Кт 60 (70, 69 и др.). Расходы на ремонт полученного в аренду имущества отражены в составе прочих расходов.

Как учитываются расходы на ремонт при УСН

Расходы смогут учесть только те упрощенцы, которые применяют объект «Доходы минус расходы».

Они учитывают затраты на основании подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При условии, что расходы соответствуют критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (то есть затраты должны быть обоснованные и документально подтверждённые).

Расходы на текущий и капитальный ремонт принимаются в момент их фактической оплаты.

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.