Управленческие расходы: состав, учет и отражение в балансе
Содержание директора, зарплата бухгалтерии, аренда офиса, корпоративная связь, консультанты — всё это оседает на счете 26. В налоговом учете эти суммы просто уменьшают прибыль. Часто управленческие расходы воспринимают как данность — так надо, это же штаб. Но именно здесь скрыты резервы, о которых вы не догадываетесь. В новой статье разобрали всё, что нужно знать об управленческих расходах: что в них входит, чем они отличаются от коммерческих, как их грамотно учитывать и, главное, как оптимизировать без ущерба для бизнеса.
Что такое управленческие расходы и их роль в деятельности компании
Управленческие расходы — это затраты компании, которые связаны с общим руководством, организацией бизнеса и содержанием административного аппарата. В бухгалтерском учете их часто называют общехозяйственными.
Главная их особенность: они не связаны напрямую с производственным процессом или оказанием конкретных услуг. Эти расходы обеспечивают жизнедеятельность компании как юридического лица и структуры. Без них бизнес станет разрозненным набором процессов без единого центра управления, контроля и стратегии.
Пример
К управленческим расходам относят расходы на управленческий персонал: оплата труда топ-менеджмента, сотрудников отдела кадров, бухгалтерии, юридического департамента и секретариата.
Состав управленческих расходов: что включают
Весь массив управленческих затрат можно разделить на несколько крупных блоков, каждый из которых отвечает за свою часть жизнеобеспечения бизнеса. Систематизировали их в таблице.
Классификация управленческих расходов
| Категория затрат | Примеры затрат |
|---|---|
| Содержание административного аппарата | Зарплаты, страховые взносы и бонусы сотрудников, которые не участвуют в производстве или прямых продажах: высшее руководство, сотрудники бухгалтерии, юридического отдела, службы безопасности, отдела кадров (HR) и администраторы |
| Содержание офисной инфраструктуры | Арендные платежи, коммунальные услуги, услуги клининговых компаний, охрана и видеонаблюдение, расходы на текущий ремонт офисных помещений и покупка хозяйственных товаров |
| Информационные и коммуникационные технологии | Лицензии на операционные системы, антивирусы, офисные пакеты, специализированные системы: 1С для бухгалтерии, CRM для учета клиентов, ERP-системы. К этой категории также относят доступ в интернет и расходы на связь |
| Внешние услуги и юридическая поддержка | Расходы на консультантов, оплата услуг нотариусов, обязательный и добровольный аудит финансовой отчетности. Также к этой категории относят банковские услуги, услуги почты и курьерских служб по доставке корреспонденции |
| Прочие административные расходы | Командировочные расходы административного персонала, представительские затраты, страхование офисного имущества, подписка на профессиональные издания, доступ к правовым базам данных |
Учет управленческих расходов на счете 26
В бухгалтерском учете для обобщения информации об управленческих расходах предназначен активный счет 26 «Общехозяйственные расходы». В течение месяца все административные затраты отражают по дебету этого счета. Примеры проводок — в таблице.
Типовые проводки по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы»
| Дебет | Кредит | Хозяйственная операция |
|---|---|---|
| 26 | 02 | Начислена амортизация основных средств, которые используют для управленческих нужд |
| 26 | 10 | Списаны материалы: бумага, канцелярские товары, питьевая вода |
| 26 | 41 | Переданы товары на общехозяйственные нужды |
| 26 | 60 (76) | Оплачены работы и услуги поставщиков и подрядчиков. Например, доступ в интернет, связь, аренда офиса, коммунальные расходы |
| 26 | 70 | Начислена заработная плата управленческому персоналу |
| 26 | 69 | Начислены страховые взносы |
| 26 | 68 | Отразили налоги, связанные с управлением бизнесов. Например, транспортный налог на машину директора |
| 26 | 71 | Выданы подотчетные средства. Например, на представительские или командировочные расходы |
| 29 | 97 | Списаны расходы будущих периодов. Например, лицензии на программное обеспечение |
Счет 26 не имеет начального и конечного сальдо на конец отчетного периода, ежемесячно все накопленные расходы нужно списывать. Существуют два принципиальных подхода к закрытию этого счета:
- Метод полной себестоимости. Управленческие расходы организации распределяют между видами выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Их списывают в дебет счетов учета производственных затрат — 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» или 29 «Обслуживающие производства».
- Метод директ-костинг. Здесь расходы признают расходами текущего периода в полном объеме. Их списывают в дебет субсчета 90.8 «Себестоимость продаж». При этом методе административные затраты не включают в производственную себестоимость продукции, а сразу уменьшают финансовый результат.
Важно
Выбор метода закрытия счета 26 нужно закрепить в учетной политике компании. Если организация применяет метод полной себестоимости, необходимо разработать методику распределения затрат на конкретные заказы или продукцию.
Подробнее о способах определения связи между управленческими расходами и готовой продукцией читайте в Готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Отражение управленческих расходов в балансе и отчете о финансовых результатах
В бухгалтерском балансе счет 26 не отражают, так как у него нет сальдо на отчетную дату. В отчете о финансовых результатах для этих сумм выделена отдельная строка — «Управленческие расходы».
Если компания использует метод директ-костинг, сумма со счета 26 попадает именно в эту строку. Если применяют метод распределения на себестоимость, то управленческие затраты показывают в строке «Себестоимость продаж», без дополнительной детализации.
Управленческие расходы в бухгалтерской отчетности помогают анализировать рентабельность бизнеса и принимать обоснованные решения. Смотрите в сериале, зачем нужна и как устроена регламентированная отчетность. Научитесь понимать баланс и ОФР.
Управленческие и коммерческие расходы: ключевые отличия
В бухгалтерской отчетности эти две категории стоят рядом, но по своей экономической сути они работают на компанию совершенно по-разному. Главное концептуальное различие — в векторе внимания: управленческие расходы направлены внутрь компании, чтобы она работала стабильно, а коммерческие расходы направлены вовне, чтобы привлечь клиента и передать ему товар.
Основная задача управленческих расходов — обеспечить инфраструктуру и общее руководство. Эти расходы обеспечивают жизнеспособность компании как единого организма. Без них компания не сможет сдать отчетность или выплатить зарплату, но их наличие само по себе не приносит новых заказов.
Коммерческие расходы организации, напротив, напрямую связаны с процессом сбыта. Их задача — стимулировать спрос и обеспечить физическую передачу продукта покупателю. Это расходы на тех, кто продает и доставляет: менеджеры по продажам, маркетологи, логисты.
Состав коммерческих расходов:
- затраты на рекламу в интернете и ТВ;
- участие в отраслевых выставках;
- дизайн упаковки товара;
- услуги транспортных компаний по доставке заказов клиентам;
- аренда торговых точек и складов готовой продукции.
К ним же относят бонусы и проценты с продаж, которые выплачивают коммерческому отделу — эти траты возникают только тогда, когда есть движение товара к клиенту.
Управленческие расходы чаще всего постоянные затраты. Это значит, что если продажи упадут в два раза, вы всё равно не сможете мгновенно уволить половину бухгалтерии или сократить площадь арендованного офиса на 50 %. Они очень инертны, их нельзя оперативно снизить без радикальной перестройки бизнеса.
Коммерческие расходы чаще бывают переменными или условно-переменными. Многие из них напрямую привязаны к выручке. Например, затраты на упаковку, транспорт или комиссионные вознаграждения агентам растут и падают вместе с объемом продаж. Это дает бизнесу больше гибкости: если наступил кризис, компания может быстро урезать рекламный бюджет или затраты на маркетинг.
Бухучет коммерческих расходов
Учет затрат на сбыт — еще одно ключевое отличие от управленческих затрат. Для этого используют отдельный счет 44 «Расходы на продажу». Эксперты КонсультантПлюс разработали методику учета коммерческих затрат бизнеса: типовые проводки, инструкции, документы. В Путеводителе по ИБ Корреспонденция счетов составили порядок действий для сложных и нетиповых случаев.
Налоговый учет управленческих расходов
В Налоговом кодексе нет отдельного понятия «управленческие расходы». Поэтому специальных правил их учета нет. Алгоритм отражения зависит от трех вещей:
- к какому виду расходов они относятся: материальные, на оплату труда, амортизация или прочие;
- какой метод учета вы используете: кассовый или метод начисления;
- если вы работаете по методу начисления, важно, относите вы эти расходы к прямым или косвенным в учетной политике.
Чаще всего управленческие расходы организации считают косвенными. Если в вашей компании тоже так, то действуйте по общим правилам для косвенных расходов. Если же какие-то управленческие расходы вы решили считать прямыми, учитывайте их как обычные прямые расходы. Отдельного порядка для таких случаев не предусмотрено.
Правила учета наиболее распространенных типов управленческих расходов смотрите в Готовом решении КонсультантПлюс. Эксперты разобрали учет представительских, консультационных и других видов затрат. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Планирование и оптимизация управленческих расходов
Планирование и оптимизация управленческих расходов — это всегда баланс между жесткой экономией и сохранением качества управления. Поскольку эти затраты не приносят прибыли напрямую, их часто воспринимают как вынужденную необходимость, однако хаотичное их сокращение может парализовать работу всей компании.
Процесс планирования начинают с определения целевых лимитов. Обычно компании устанавливают долю управленческих расходов в процентах от выручки или валовой прибыли на основе исторических данных или отраслевых бенчмарков. Основным инструментом здесь выступает бюджетирование.
Важно
Для контроля затрат их необходимо классифицировать на условно-постоянные (аренда, фиксированные оклады) и дискреционные (обучение, корпоративы, консультации). Планирование должно предусматривать сценарии, что мы сократим в первую очередь, если выручка упадет на 20 %.
Оптимизация не всегда означает увольнение. Современный подход строится на повышении эффективности каждого вложенного рубля через несколько ключевых рычагов.
- Автоматизация и цифровизация. Это самый мощный рычаг долгосрочной оптимизации. Внедрение систем электронного документооборота (ЭДО) сокращает расходы на бумагу, картриджи и курьеров, а автоматизация кадрового учета или обработки первичной документации в бухгалтерии позволяет одному сотруднику выполнять объем работы троих.
- Аутсорсинг непрофильных функций. Если содержание штатного юриста или системного администратора выходит дороже, чем услуги специализированной фирмы, эти функции передают на внешнее управление. Это переводит постоянные затраты в переменные: вы платите только за конкретный объем услуг.
- Пересмотр модели использования ресурсов. В постпандемийный период популярной стратегией стал переход на гибридный формат работы. Это позволяет сократить расходы на аренду больших площадей за счет использования коворкингов или уменьшения количества фиксированных рабочих мест.
- Нормирование. Установление лимитов на мобильную связь, командировочные расходы и представительские нужды помогает дисциплинировать менеджмент. Когда установлены прозрачные правила игры (например, перелеты эконом-классом для всех, кроме топ-менеджмента), расходы станут предсказуемыми.
Важно
При сокращении управленческих расходов важно не допустить «управленческого голода». Чрезмерная экономия на зарплатах ключевых администраторов приводит к вымыванию сильных кадров, что в итоге приводит к ошибкам в стратегии, налоговым штрафам или судебным спорам.
