Главное за неделю в рассылке
«Что делать Бухгалтеру»
Новости профессионального комьюнити и лучшие материалы
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Что изменилось в составлении авансового отчета с 2025 года
С 2025 года изменился порядок подачи авансовых отчетов, которые не связаны с командировками. Теперь срок для предоставления такого отчета не ограничен тремя днями: руководитель организации или ИП смогут устанавливать сроки самостоятельно. Также с 2025 года можно оформить один авансовый отчет сразу на несколько случаев выдачи денег одному или нескольким сотрудникам. В документе нужно указать фамилии и инициалы всех получателей, суммы выданных наличных и период, на который эти средства предоставляют.
По какой форме и как заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет заполняйте по форме АО-1 либо разработайте свою. Унифицированную форму удобно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный на два дня. Это бесплатно.
Заполните отчет с двух сторон. На лицевой подотчетное лицо должно указать информацию о себе, а на оборотной ― фактически потраченные суммы и подтверждающие документы.
Что указать в графах ― удобно смотреть в таблице.
Как заполнить графы авансового отчета
| Графы | Что указать |
|---|---|
| Графа 1 | Укажите номера документов, которые связаны с расходами, соблюдайте последовательность |
| Графы 2‒4 | Внесите даты, номера и наименования документов, например квитанции, транспортные накладные, чеки или укажите наименование расхода, например суточные |
| Графы 5‒6 | Укажите суммы расходов из первичных документов в рублях или иностранной валюте |
Подтверждающие документы пронумеруйте по порядку, который указали в графах с первой по шестую, на оборотной стороне авансового отчета и приложите их к отчету.
Как пошагово оформить авансовый отчет
Чтобы правильно оформить авансовый отчет, необходимо выполнить четыре простых шага.
Шаг 1. Заполните все необходимые графы авансового отчета и прикрепите к нему первичные документы по покупке товаров, материалов или услуг, которые содержат все обязательные реквизиты. Если аванс выдавался для приобретения материально-производственных запасов (МПЗ), добавьте документы, подтверждающие их фактическое получение. В случае, если оригиналы этих документов уже переданы на склад вашей организации, приложите их копии.
Шаг 2. На оборотной стороне авансового отчета проставьте подписи и укажите их расшифровку.
Шаг 3. Передайте авансовый отчет вместе со всей прикрепленной документацией главному бухгалтеру либо руководителю компании. Бухгалтер заполнит табличную часть, указав данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу и сумму текущего аванса. Затем он отразит общую сумму полученных и потраченных средств, размер остатка или перерасхода, а также данные об используемых бухгалтерских счетах, связанных с учетом подотчета.
Далее бухгалтер присвоит авансовому отчету уникальный номер и дату. При этом закон не регулирует правила нумерации таких отчетов, поэтому организации предоставляется право самостоятельно определить порядок нумерации и закрепить его в локальных нормативных актах.
Совет
Для удобства ведите сквозную и хронологическую нумерацию авансовых отчетов в рамках одного календарного года. Можно использовать номера, состоящие из цифр либо их комбинации с буквами. Нарушение порядка нумерации авансовых отчетов не влечет за собой административной ответственности.
Шаг 4. Получите расписку от бухгалтера о принятии авансового отчета на проверку. Бухгалтер должен сверить количество предоставленных документов и зафиксировать их число в расписке. В документе необходимо указать следующие сведения:
- от кого поступил отчет;
- номер и дата составления авансового отчета;
- сумма израсходованных средств;
- дата получения документации на проверку;
- инициалы и фамилия бухгалтера, принявшего отчет, а также его подпись.
В КонсультантПлюс есть готовый образец заполненного авансового отчета, его можно скачать и переделать под себя.
Что учесть при пользовании корпоративной карты
Если сотрудник использует корпоративную карту для оплаты, он заполняет авансовый отчет в стандартном порядке. При этом на оборотной стороне документа по форме АО-1 нет необходимости указывать реквизиты банкоматного чека и сумму снятых денежных средств. Такие суммы не считаются расходами ни работника, ни организации. Денежные средства, которые сотрудник получил через банкомат с корпоративной карты, рассматриваются как выданные ему под отчет.
На лицевой стороне авансового отчета бухгалтер обязан отразить информацию о суммах, списанных с корпоративного счета. Эти суммы рассматриваются как выданные под отчет. Списание средств с корпоративной карты может происходить двумя способами:
- В случае безналичной оплаты, произведенной сотрудником.
- При снятии наличных средств через банкомат.
Как заполнить строки авансового отчета при оплате корпоративной картой ― смотрите в таблице.
Как заполнить строки авансового отчета
| Строки | Что указать |
|---|---|
| Строка «Получен аванс из кассы» | Поставьте прочерк, если не выдавали деньги подотчетному лицу |
| Строка 2 | Укажите операции, которые связаны со списанием средств по корпоративной карте |
| Строка «Итого получено» | Укажите сумму, которая была списана со счета карты при безналичных операциях и при снятии наличных |
| Строка «Израсходовано» | Перенесите сумму из графы 7 (8) строки «Итого» на оборотной стороны отчета по форме № АО-1 |
| Строка «Остаток» | Поставьте прочерк, если работнику не были выданы наличные из кассы, он не снимал наличные с корпоративной карты или у него не было остатка предыдущего аванса |
Как заполнять авансовый отчет в иностранной валюте
Если подотчетному лицу была выдана иностранная валюта, оно оформляет авансовый отчет в общем порядке. В свою очередь бухгалтер на оборотной стороне формы № АО-1 в графе 8 отражает сумму расходов в иностранной валюте. Для заполнения графы 7 требуется пересчитать расходы в рубли, следуя двум основным правилам:
- Если расходы покрывались из подотчетных средств, расчет производится по курсу Банка России, который был актуален на дату выдачи аванса.
- В случаях, когда работник использовал собственные средства и образовался перерасход, пересчет осуществляется по курсу Банка России, действующему на день утверждения авансового отчета.
Как заполнить строки отчета ― смотрите в таблице.
Что указать в строках авансового отчета
| Строки | Что указать |
|---|---|
| Строка 1а | Укажите вид валюты и сумму в валюте. Здесь же впишите сумму этого аванса, пересчитанную в рубли по курсу Банка России на день выдачи |
| Строка «Итого получено» | Укажите общую сумму денег, которые выдали сотруднику в рублях и валюте |
| Строка «Израсходовано» | Укажите сумму, которая указана в итоговой графе 7 на оборотной стороне авансового отчета |
| Строка «Остаток» | Впишите неизрасходованный остаток, если он есть |
| Строка «Перерасход» | Укажите сумму перерасхода, при наличии |
Как исправить авансовый отчет
Авансовый отчет можно корректировать, если подотчетное лицо или бухгалтер допустили ошибку при его оформлении. Можно зачеркнуть неправильный текст или число и написать верную информацию сверху. Обязательно укажите дату внесения изменений и заверьте корректировки подписями всех ответственных лиц, которые составляли документ. Это подотчетное лицо, бухгалтер, главный бухгалтер и руководитель организации. Необходимо указать их должности, фамилии, инициалы или иные данные, которые позволяют идентифицировать этих людей.
Эксперты КонсультантПлюс подробно рассказали, как заполнять авансовый отчет в Готовых решениях
Порядок заполнения и представления авансового отчета
Как оформить авансовый отчет по хозяйственным расходам
Как заполнить и принять к учету авансовый отчет по подотчетной сумме в иностранной валюте
Как оформить и представить авансовый отчет по командировке
Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой
В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника
