Как рассчитать и оплатить компенсацию за неиспользованный отпуск

Из статьи узнаете, можно ли выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск, если сотрудник не увольняется, а приостанавливает действие трудового договора, например из-за частичной мобилизации. Рассчитать суммы компенсации при увольнении и без помогут примеры и онлайн-калькулятор.

Компенсация неиспользованного отпуска при увольнении

За что платят? За все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Когда платят? В день увольнения, то есть в последний день его работы. Из этого правила могут быть исключения. Например, когда работник ушел в отпуск с последующим увольнением (ч. 1 ст. 140, ч. 1 ст. 127, ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Как рассчитать? Компенсацию за неиспользованный отпуск считайте по формуле:

Средний дневной заработок для компенсации считайте так же, как для отпускных. Расчетный период для компенсации ‒ 12 календарных месяцев перед увольнением. Месяц увольнения входит в расчетный период, если увольняете сотрудника в последний день месяца. Расчетный период, который целиком приходится на декрет и отпуск по уходу за ребенком, надо заменить на 12 календарных месяцев перед декретом.

Количество дней неиспользованного отпуска считайте за всё время работы в вашей организации. Результат можно округлить, но только в большую сторону (Письмо Минтруда России от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717).

Пример. Неиспользованный отпуск продолжительностью 9,32 календарных дня надо округлить до 10 дней, а не до 9. Количество дней можно округлить в пользу работника и до сотых. Так, за два месяца неиспользованного отпуска для расчета можно взять 4,67 дня вместо 4,66.

Когда считаете месяцы работы, остаток меньше половины месяца не учитывайте, а половину и больше ‒ округляйте до полного месяца (п. 35 Правил об отпусках).

Пример. Работник отработал 10 месяцев и 20 дней, необходимо выплатить ему компенсацию за полный рабочий год.

Человеку, который отработал 11 месяцев, при увольнении выплачивайте компенсацию отпуска за полный рабочий год. Правило работает, даже если 11 месяцев получились при округлении (п. 28 Правил об отпусках, Письмо Роструда от 22.06.2022 № ПГ/15718-6-1).

Человеку, который отработал меньше половины месяца, компенсацию не выплачивайте. Отработавшему полмесяца и больше заплатите компенсацию за 2,33 дня (п. 35 Правил об отпусках, Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

Чтобы рассчитать компенсацию, воспользуйтесь онлайн-калькулятором (glavkniga.ru).

Подробные правила расчета – в Готовом решении: Как рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.

Производственный календарь знает все о днях отдыха

подробнее

Компенсация неиспользованного отпуска без увольнения

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска можно заменить денежной компенсацией и без увольнения работника. Это касается как основного, в том числе удлиненного отпуска, так и дополнительного.

Право получить компенсации вместо отпуска есть только у работников, которым полагаются удлиненные основные или дополнительные отпуска. Дело в том, что заменить можно часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней за каждый рабочий год (ст. 126 ТК РФ). Если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника не превышает 28 календарных дней, получить компенсацию за неиспользованные дни без увольнения не получится.

Важно, что замена части неиспользованного отпуска деньгами это право, а не обязанностью работодателя. То есть вы можете отказать работнику в компенсации (Определение Верховного суда Республики Коми от 15.08.2011 № 33-4410/2011).

В каких случаях заменить отпуск денежной компенсацией нельзя?

Нельзя заменить денежной компенсацией ежегодный основной и ежегодный дополнительный оплачиваемые отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет. Чернобыльцам нельзя заменять дополнительный отпуск (Письмо Минтруда России от 26.03.2014 № 13-7/В-234).

Также не компенсируйте отпуск за особый характер работы (Письмо Минтруда России от 18.06.2020 № 15-1/ООГ-1710) и за работу с вредными или опасными условиями труда. У последних работников ежегодный отпуск складывается из основного оплачиваемого в 28 календарных дней и дополнительного оплачиваемого в 7 календарных дней. Этот период отпуска можно заменить денежной компенсацией только при увольнении работника (Письмо Минтруда России от 18.06.2020 № 15-1/ООГ-1710).

Допустим, дополнительный отпуск работника с вредными или опасными условиями труда превышает 7 календарных дней. Тогда часть дополнительного отпуска, которая превышает эти 7 дней, можно заменить компенсацией на основании письменного заявления работника. Условие – наличие соответствующих положений в отраслевом, межотраслевом соглашении и коллективном договоре (Письмо Минтруда России от 27.06.2017 № 14-2/ООГ-5299, Письмо Минтруда России от 18.06.2020 № 15-1/ООГ-1710).

Чем грозит неправомерная компенсация?

Если неправомерно замените компенсацией весь отпуск, а не часть, которая превышает 28 календарных дней, трудовые инспекторы могут оштрафовать работодателя или должностное лицо.

Штрафы за первое нарушение (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1000 до 5000 руб. на должностных лиц ООО (АО);
• от 30 000 до 50 000 руб. для самого ООО (АО).

Штрафы за повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 10 000 до 20 000 руб. для должностных лиц ООО (АО) или дисквалификация от одного года до трех лет;
• от 50 000 до 70 000 руб. для самого ООО (АО).

Вопрос:

Вправе ли работник, отпуск которого составляет 28 календарных дней в году, получить денежную компенсацию за неиспользованную часть, перенесенную с прошлого года? Работник не увольняется.

Ответ:

Нет. Работник, отпуск которого составляет 28 календарных дней, не вправе получить денежную компенсацию за неиспользованную часть отпуска, которую перенесли с прошлого года. Например, за первый год работы работник использовал только 20 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска из 28. Тогда за второй год работы он имеет право на отпуск в 36 календарных дней – 28 основных и 8 с прошлого года. Работник не вправе получить компенсацию за 8 дней, их нужно отгулять. Исключение – увольнение.

Вопрос:

Полагается ли мобилизованному сотруднику компенсация за неиспользованные отпуска, если его трудовой договор приостановили. Отпуск работника – 28 календарных дней в году.

Ответ:

Нет, компенсацию можно выплатить, только если увольняете работника (ч. 5 ст. 351.7 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 27.09.2022 № 14-6/10/В-13042).