Как подключить ЕГАИС в 1С:Розница и зачем это нужно

Получите ответ на вопрос по 1С бесплатно, заполните заявку

Чтобы стать участником оборота алкопродукции, подключите ваш 1С к единой государственной автоматизированной информационной системе (ЕГАИС). Иначе не сможете работать по требованиям законодательства и конкурировать на рынке. Разбираемся, что такое ЕГАИС, почему неподключение чревато штрафами и даже конфискацией продукции и как быстро и выгодно подключить систему в 1С:Розница.

Что такое ЕГАИС и зачем подключать ее к 1С?

ЕГАИС ‒ это информационная база, которая содержит сведения по выпуску и обороту напитков алкогольного толка. К ней должны подключаться все сопричастные к движению алкоголя на рынке лица: производители, импортеры, реализаторы. Здесь фиксируется каждый факт выкупа и реализации алкоголя, поскольку система настроена на отслеживание движения каждой единицы с момента ее выпуска с завода до момента реализации (передачи конечному приобретателю).

Поскольку ЕГАИС ‒ это государственная система контроля, избежать подключения к ней просто не удастся. Государство строго контролирует оборот алкопродукции для минимизации фактов продажи подделок. На каждой емкости с алкоголем всегда имеется марка, содержащая данные о происхождении товара. Именно они должны быть занесены в ЕГАИС. Эта схема актуальна для напитков с высокопроцентным содержанием алкоголя. Что касается пива, система работает несколько иначе. Оно отслеживается партиями.

Если у вас уже установлена 1С:Розница, вы в курсе всех ее функциональных возможностей. Программа позволяет автоматизировать торговую деятельность отдельных точек и объединенных в сеть магазинов. Она поддерживает возможность подключения важного для работы торгового оборудования. И настройка программы возможна в индивидуальном формате с учетом потребностей заказчика.

Как накажут за неподключение к ЕГАИС?

При неподключении 1С к ЕГАИС организации грозят штрафные санкции и конфискация продукции. Если торговая точка не подключилась к ЕГАИС, по законодательству розница относительно продажи алкогольных напитков ей недоступна. Юридическому лицу может быть назначен штраф в размере до 200 тысяч рублей. Физическому лицу всегда назначается меньшая сумма штрафа: в таком случае сумма исчисляется десятками тысяч рублей, например если выписать штраф на руководителя компании.

Также ответственность действует и для организаций, которые подключили 1С к ЕГАИС, но всё же не сканируют свои товары. Даже если это происходит неумышленно. В этом случае в качестве оправдания не подойдет даже порча самих штрихкодов на бутылках, поступающих от завода напрямую или через какого-то посредника. При работе с алкоголем необходимо учитывать все возможные риски и минимизировать их появление, соблюдая все установленные нормы.

Как настроить учет и в чем специфика взаимообмена с ЕГАИС?

Розница подразумевает обмен данными с ЕГАИС относительно многих вопросов: запрос остатков товаров, постановка их на баланс и проведение списаний, отражение закупочного процесса, запрос товарных кодов, фиксирование фактов продажи и передвижений между точками, возвращение товаров поставщикам, фиксирование фактов вскрытия тары.

Документы и справочники, требующиеся для обменивания данными 1С с ЕГАИС, можно обнаружить в предназначенной для этого подсистеме. Для подключения обменной опции с ЕГАИС требуется перейти в «Администрирование». Потом зайти в настройки номенклатуры. Здесь нужно найти учет алкоголя и поставить флажок у алкопродукции.

Справочники ЕГАИС соответствуют тем, что используются для отображения хозопераций на предприятии. Операции по маркированной и немаркированной алкопродукции с последующим занесением сведений в ЕГАИС фиксируются в различных документах. Всё это вполне можно освоить при работе в 1С.

Итак, установленный в 1С функционал дает возможность обмениваться данными с ЕГАИС. После этого становятся доступными разные параметры, которые необходимо заполнить.

Что заполняется?

• Начало взаимообмена с ЕГАИС по умолчанию и заведение журнала по учету объема продаж.
• Датировка начала розничных продаж в ЕГАИС по маркированной продукции.
• Выгрузка продаж немаркированной продукции в ЕГАИС ‒ подключается автоматическая отправка информации по закрытию смены на кассе.
• Настройки по обмену данными с системой.

Какие драйверы необходимы?

Для получения доступа к системе ЕГАИС в персональном кабинете на официальном сайте egais.ru, а также при последующей интеграции с программой 1С понадобится подходящий в этом случае криптоключ. Он выглядит как специальная флешка с записанной на ней квалифицированной электронной подписью. Она используется при подписании файлов с чеками, накладными и остальной документацией, которая вам будет нужна при взаимообмене 1С с системой ЕГАИС.

Самые часто используемые криптоключи — JaCarta SE и Rutoken. Возможно, один из них уже имеется в распоряжении вашей организации, и останется только установить драйверы для его дальнейшего функционирования.

Как настроить обмен при помощи УТМ?

Для осуществления обмена с ЕГАИС применяется универсальный транспортный модуль (УТМ). Это служба, используемая для взаимодействия системы учета с серверами федеральной системы контроля. Свободно скачивать приложение модуля разрешается с официального портала Росалкогольрегулирования через персональный кабинет. Для этого сначала разворачивается служба обмена, а затем настраивается система оперативного учета.

Если проследовать по нужному пути в программе и проставить в итоге флажок на алкогольной продукции, а дальше перейти по ссылке «Настройки обмена с ЕГАИС», можно будет создать документы настроек обмена.

Для этого используются:

• сведения о вашей организации;
• сведения о торговых точках и особенностях их работы;
• используемый магазином регистрационный код;
• техпараметры по взаимодействию с УТМ.

Как работать со справочниками?

Процесс обмена приложения учета с ЕГАИС предусматривает оперирование синхронизированным набором данных. Пользователю 1С придется проводить сопоставление данных справочников с базой данных контролирующего органа.

Правила:

• импортеров и производителей с указанием регистрационных кодов необходимо внести в справочник контрагентов;
• нужно установить соответствие товарных перечней изготовителей с собственной внутриорганизационной номенклатурой;
• необходимо сравнить контрагентов и поставщиков алкопродукции.

Проведение сопоставления между данными доступно в разделе «НСИ». Окно поделено на две части: в одной для пользователя отображаются данные ЕГАИС, в другой ‒ информация ваших справочников.

Рабочее место «Обмен с ЕГАИС»

Все важные действия относительно обмена данными с ЕГАИС, в том числе его настраивание, совершаются с рабочего места «Обмен с ЕГАИС» (находится таковое в разделе «НСИ» – «Сервис»).

Вверху окна находится команда «Выполнить обмен». Благодаря этому можно произвести ручной старт относительно обмена в информационной базе. Также здесь имеется группа «Настройки и справочники», где предлагается перейти к настройкам относительно обмена и сравнения справочников

Что здесь доступно?

• Параметры по подключению к ЕГАИС, настройка обмена.
• Виды реализуемой продукции по официальному классификатору.
• Классификатор алкопродукции: сведения о ней самой + возможность сравнения по номенклатуре.
• Классификатор организаций: информсправка о торговых точках и контрагентах, сопоставление с ними, а также с другими организациями.

В разделах «Закупки», «Склад», «Продажи» размещаются документы ЕГАИС и актуальные задачи:

• оформление и отправление документов относительно складских передвижений;
• отработка документации с подтверждением о получении, отказа и пр.;
• ожидание ответной реакции от ЕГАИС.

В группе «См. также» можно найти еще ряд команд: справки 1 или 2 к ТТН, открытие обменного протокола. Если понимание таких тонкостей при работе с 1С:Розница представляется для вас сложной задачей, следует обратиться к специалистам.

Предложение от Первого Дома Консалтинга «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ»

Полный перечень услуг, доступный заказчику:

• установка самой платформы от фирмы «1С» (1С:Предприятие);
• установка конфигурации 1С:Розница;
• первичная настройка с заведением организации, настройками базовых параметров для работы, рабочего места кассира, базовых прав, заведение пользователей в 1С;
• подключение сканера для штрихкодирования к 1С;
• подключение онлайн-кассы к 1С;
• подключение и настройка эквайринга (банковского терминала);
• настройка ЕГАИС, УТМ 1 ПК, рутокена на один ПК;
• регистрация ККТ в ФНС (при наличии электронной цифровой подписи и оператора фискальных данных для обслуживания онлайн-касс);
• базовое обучение по пользованию ПО: поступление, списание, заведение номенклатуры, установка цен, базовый блок «Финансы», печать ценников и этикеток, работа в РМК, составление базовых отчетов;
• обучение сотрудников работе ЕГАИС: приемка, списание, продажа, возврат, сопоставление номенклатуры ЕГАИС со своей.

Плюсов от подключения ЕГАИС в 1С:Розница масса. В итоге заказчик получает возможность вести автоучет по накладным на базе входящего документа из ЕГАИС ‒ сервис автоматом создает товароучетные накладные. Остается их только проверять и оприходовать. Становится доступным обмен документами из любой точки. То есть работать по факту можно будет и удаленно благодаря УТМ, установленному в точке продаж. Можно будет также сверять ЕГАИС‑остатки с фактическими, находить расхождения, инвентаризировать продукцию. И вести журнал учета продаж, на основе которого можно легко формировать акты списания.

Подключение и настройка онлайн-касс

Первый Дом Консалтинга «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» предлагает вам подключить онлайн-кассы с установкой и настройкой полного комплекта ПО. При этом Клиенту предлагается облегченный переход на новую ККТ. Для этого разработан комплекс программного обеспечения, позволяющий экономить время и начать как можно скорее работать в новом формате с 1С.

Возможно, у вас не происходила до этого работа с кассовым оборудованием и не было автоматизации на предприятии, но с установленными онлайн-кассами легче переходить на обновленный взаимообмен данными с налоговой. И при этом ваша работа в 1С будет отвечать всем актуальным требованиям законодательства.

Установка с первичной настройкой и доработка программ 1С

Это внедрение 1С под ваши бизнес-задачи, причем с предоставлением полной информации о продукте и выдачей рекомендаций по подбору наиболее актуального в вашем случае. Также это разработка программных модулей и доработка по необходимости установленного 1С с его оптимизацией под частные требования и консультирование (удаленное либо с выездом на место) и проведение полного обучения по 1С:Розница (группами или в индивидуальном формате).

Таким образом, заказчик может выбирать установку базовых настроек ПО в 1С:Розница (типовой функционал) либо сразу же заказывать персональную настройку программы 1С с учетом специфики деятельности предприятия. Также доработка базового функционала может осуществляться уже в процессе пользования 1С:Розница.

Внедрение и настройка системы маркировки

Данный вид работ необходимо выполнить так, чтобы маркировка в итоге осуществлялась в соответствии с требованиями законодательства РФ. «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» настраивает системы маркировки в нужных отраслях с регистрацией в системе «Честный знак», предлагает подключение ЭДО для обмена документами с поставщиками и производителями, настраивает интеграцию ЭДО и «Честного знака» с программой 1С. Также проводит подключение сканеров и принтера этикеток, онлайн-касс (это может быть новая касса либо имеющаяся ранее и прошитая до нужного уровня). Помимо этого, заказчикам становится доступным обучение сотрудников по работе с новым функционалом 1С и маркированными товарами.