Как платить тем, кто работает за коллег во время их отпусков

Во многих организациях принята практика, когда обязанности ушедшего в отпуск сотрудника временно поручают другому. Очень часто это никак не оформляют, а это грозит последствиями, если дойдет до спора с работником. Как правильно оформить такое возложение обязанностей — читайте в статье.

Что такое совмещение профессий, расширение зон обслуживания и увеличение объема работ

Совмещение профессий — поручение работы по профессии или должности, отличной от основной профессии или должности, предусмотренной трудовым договором. Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер — по должности кассира, водитель — по должности экспедитора.

Расширение зон обслуживания или увеличение объема работ — поручение работы сотруднику по профессии или должности, аналогичной основной. Закон эти понятия не разграничивает. На практике выполнение дополнительной работы в порядке расширения зон обслуживания распространено в организациях, оказывающих услуги в сфере обслуживания населения. Так, социальному работнику могут поручить обслуживать дополнительный участок. Увеличением объема работ является, к примеру, поручение бухгалтеру выполнять дополнительную аналогичную работу вместо бухгалтера, находящегося в отпуске.

Как оформить дополнительную работу

Выполняйте 6 важных правил и придерживайтесь алгоритма из 6 шагов.

Правила

При поручении сотруднику дополнительной работы учитывайте 6 правил.

1. Поручить работу можно только с письменного согласия работника.
2. Работу следует дополнительно оплачивать.
3. Работник не освобождается от основной работы, предусмотренной трудовым договором.
4. Дополнительную работу выполняют в пределах установленного рабочего дня или смены по основному месту работы.
5. Работу можно поручать как по аналогичной основной профессии, так и по другой.
6. Работник и работодатель вправе досрочно прекратить правоотношения, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня до предполагаемого прекращения.

Алгоритм

Ниже даны шаги, которым следует следовать, когда оформляете дополнительную работу.

Шаг 1. Предложите работнику дополнительную работу и получите его согласие

Предложение можно сделать как в устном, так и в письменном виде. Закон не содержит каких-либо требований к его оформлению. Трудовой кодекс предусматривает наличие письменного согласия работника. Способ его получения не установлен.

Работнику можно предложить оформить согласие одним из следующих способов:

• подписать соглашение сторон о выполнении дополнительной работы;
• сделать соответствующую надпись на письменном предложении работодателя о выполнении дополнительной работы;
• представить письменное заявление на имя руководителя организации (уполномоченного им лица).

Шаг 2. Оформите соглашение о поручении выполнить дополнительную работу

Соглашение целесообразно составить в двух экземплярах, каждый из которых должны подписать стороны. Один экземпляр передайте работнику, другой с подписью работника, свидетельствующей о получении документа, остается у работодателя.

В соглашении сторон о выполнении дополнительной работы необходимо указать условия:

• о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия;
• должность или профессия, по которой работнику поручается дополнительная работа;
• содержание работы;
• объем работы;
• срок, в течение которого будет выполняться такая работа;
• размер доплаты.

Размер доплаты устанавливают по соглашению сторон в зависимости от содержания или объема дополнительной работы. Законодательство не предусматривает правила определения размера доплаты за дополнительную работу, ее минимальная или максимальная величина. Оплата может быть установлена:

• в виде конкретной суммы;
• в процентах к окладу по должности (профессии), по которой выполняется работа.

Шаг 3. Издайте приказ о поручении дополнительной работы

Унифицированная форма такого документа законом не предусмотрена, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно. В приказе целесообразно указать:

• вид дополнительной работы и ее содержание;
• срок выполнения;
• размер доплаты.

В качестве основания для издания приказа следует сослаться на соответствующее соглашение о выполнении дополнительной работы. Работника необходимо ознакомить с приказом под подпись.

В трудовую книжку, в случае ее ведения, и в сведения о трудовой деятельности запись о совмещении вносить не нужно, поскольку это не предусмотрено ТК РФ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек. Совмещение осуществляется в течение рабочего дня (смены), установленного для работника по основному месту работы. В связи с этим в табеле учета рабочего времени указываются профессия или должность работника и продолжительность рабочего дня только по основной работе.

Возлагая на работника обязанности материально ответственного лица, которое находится в отпуске, вам может понадобиться выполнить еще некоторые дополнительные действия. Например, если в отпуск уходит кассир, оформите передачу кассы, проведите ее инвентаризацию. А на период отпуска главного бухгалтера — материально ответственного лица может понадобиться, например, организовать прием-передачу дел. Также рекомендуем оформить передачу товарно-материальных ценностей, за сохранность которых отвечал материально ответственный работник, уходящий в ежегодный отпуск, работнику, который его заменит. Так вы разграничите ответственность каждого.

Готовое решение: Как оформить исполнение обязанностей материально ответственного лица на период его ежегодного отпуска

Что такое временный перевод

Временный перевод на период ежегодного отпуска работника возможен, если у работника, которого вы хотите перевести, и работника, которому предоставили отпуск, разные трудовые функции. Либо их трудовые функции одинаковые, но работник, которого вы решили перевести, работает в другом структурном подразделении, и оно указано в его трудовом договоре. На временный перевод необходимо письменное согласие работника.

Как оформить временный перевод: пошаговый алгоритм

Для этой процедуры выполните два шага.

Шаг 1. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору о временном переводе

Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору в письменном виде. Укажите в нем:

• сведения об изменении трудовой функции работника, если она меняется при переводе. Например, укажите должность, на которую его переводите, и новые трудовые обязанности работника или ссылку на должностную инструкцию, где они прописаны;
• структурное подразделение, если у работника в трудовом договоре указано структурное подразделение и оно меняется при переводе;
• дату, с которой работник переведен, а также срок перевода до выхода на работу работника, которому вы предоставили ежегодный отпуск;
• условия оплаты труда работника на период его перевода. Укажите их в соответствии со штатным расписанием и применяемыми у вас системами оплаты труда;
• иные условия, которые отличаются от ранее установленных в трудовом договоре. Например, новый режим рабочего времени.

Оформите дополнительное соглашение в двух экземплярах, каждый из которых должны подписать вы и работник. Один экземпляр передайте работнику, другой храните у себя. Пусть работник поставит подпись на вашем экземпляре, что получил свой. Такой порядок предусмотрен для оформления трудового договора и применяется на практике для оформления дополнительных соглашений к нему, поскольку они неотъемлемая часть трудового договора.

Образец: Дополнительное соглашение к трудовому договору. Временный перевод на должность отсутствующего работника

Шаг 2. Издайте приказ о временном переводе на период ежегодного отпуска работника

Приказ о временном переводе на период ежегодного отпуска работника необязательный документ. Но его обычно оформляют на практике, чтобы уведомить бухгалтера об изменении условий оплаты труда переведенного работника, а специалиста по кадрам — об изменении режима рабочего времени этого работника, его должности или структурного подразделения. Вы можете оформить такой приказ по унифицированной форме № Т-5 или по самостоятельно разработанной вами форме. В приказе рекомендуем указать:

• Ф.И.О. работника, которого переводите;
• вид перевода — временный;
• прежнее место работы — структурное подразделение, если есть, и, например, прежняя должность, с которой временно переводите работника;
• причину перевода — для замещения временно отсутствующего работника;
• новое место работы — структурное подразделение, если есть, и, например, новую должность, на которую временно переводите работника;
• условия оплаты труда — например, размер оклада по новой должности;
• дату, с которой переводите работника, и срок перевода — до выхода на работу работника, которому вы предоставили отпуск;
• основание издания приказа — дополнительное соглашение к трудовому договору работника.

Ознакомьте работника с приказом под подпись.

В трудовую книжку, в случае ее ведения, и в сведения о трудовой деятельности в электронном виде запись о временном переводе вносить не нужно. Если при переводе обязанности работника меняются, его надо ознакомить с новой должностной инструкцией. То же самое относится и к правилам техники безопасности.

При оформлении временного перевода работника на некоторые должности вам может понадобиться выполнить дополнительные действия.

Пример

Если вы оформляете временный перевод на должность главного бухгалтера, вам понадобится оформить для работника временные доверенности на представление ваших интересов. Еще нужно сделать сертификат ключа электронной подписи в системе «Клиент-банк», если хотите предоставить работнику право подписи банковских документов.