Работник отпросился на пару часов: почему это стоит оформить и как

Когда работнику нужно пойти к врачу, забрать ребенка из детсада или сделать еще какие-то срочные дела в рабочее время, он подходит к непосредственному руководителю и просит отпустить его. Обычно всё ограничивается устной договоренностью, но, если хотите избежать конфликтов, оформляйте всё официально. В статье даны два законных варианта.

Почему отсутствие в несколько часов стоит оформить

Некоторые работодатели на практике опускают работников на несколько часов по устной договоренности, не оформляя отсутствие документально. Но тогда как работника, так и работодателя могут ждать непредсказуемые последствия.

Например, работник не может быть уверен, что за отсутствие на рабочем месте его не привлекут к дисциплинарной ответственности за прогул. Ведь устная договоренность не является прямым подтверждением согласия работодателя. Также и работодатель при подсчете заработной платы несет риск переплаты, поскольку нет доказательств фактически отработанного времени.

Чтобы избежать конфликта следует оформить факт отсутствия официально.

Статья: Уважительные и неуважительные причины для прогула

Как оформить отсутствие на несколько часов

Варианты оформления могут быть разными, но самое главное, чтобы они не противоречили основным нормам ТК РФ.

Вариант 1. Оформите отпуск без сохранения заработной платы на несколько часов

Чаще всего в подобных ситуациях работнику просто предоставляют отпуск без сохранения заработной платы. Поскольку минимальной продолжительности для такого отпуска законодательство не знает, его можно предоставить на несколько часов. Продолжительность отпуска можно определить по соглашению между работником и работодателем (ст. 128 ТК РФ).

Однако предоставление такого отпуска в часах может повлечь для работодателя определенные правовые сложности. Например, есть риск неправильного учета этих часов при подсчете стажа работника, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Это связано с тем, что при расчете стажа учитывается, на сколько календарных дней в течение рабочего года вы предоставляли работнику такой отпуск (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).

Путеводитель по кадровым вопросам. Порядок подсчета стажа

Законодатель определяет только одну минимальную единицу время исчисления для отпусков — календарный день. Как производить расчет, если отпуск предоставляется в часах, законом не урегулировано. Во избежание спорных моментов с работником рекомендуем закрепить такой порядок в локальном нормативном акте и прописать это в положении об отпусках.

Для оформления отпуска без сохранения заработной платы работник должен написать заявление работодателю. Согласие (несогласие) с заявлением работодатель может выразить, сделав соответствующую запись на заявлении (например, «Не возражаю», «Согласовано»). Работодатель может не издавать приказ о предоставлении такого отпуска и предоставлять его по письменному заявлению работника с резолюцией на нем руководителя. Вместе с тем издание такого приказа всё же рекомендуется в целях упорядочения документооборота организации, а также во избежание конфликтных ситуаций с работником и контролирующими органами.

Готовое решение: Как составить положение об отпусках в организации

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Соответственно, следует заполнить табель рабочего времени. В случае отсутствия работника в течение несколько часов в табеле учета рабочего времени эти часы следует отметить отдельно от рабочих часов.

Работодатель может использовать как унифицированную форму (форму № Т-12, форму № Т-13), так и самостоятельно разработанную форму.

Вопрос: Работник отпрашивается на два часа. Вместо оформления отпуска без сохранения заработной платы может ли работник отработать эти два часа на следующий день, если работодатель не возражает

Вариант 2. Установите неполную продолжительность рабочего времени разово

Данный способ также может вызвать трудности оформления. Но он более оправдан с юридической точки зрения, поскольку в таком случае риск дальнейших правовых споров минимален.

Согласно ст. 57 ТК РФ одним из обязательных условий трудового договора является режим рабочего времени и времени отдыха. Далее обратим внимание на ст. 100 ТК РФ, которая указывает, что режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели:

• пятидневную с двумя выходными днями;
• шестидневную с одним выходным днем;
• рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графику;
• неполную рабочую неделю.

Также указанная статья предписывает предусматривать:

• работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• продолжительность ежедневной работы или смены, в том числе неполного рабочего дня или смены;
• время начала и окончания работы;
• время перерывов в работе;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней.

И всё указанное следует устанавливать в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором, трудовыми соглашениями, а также трудовым договором.

То есть в трудовом договоре либо в правилах внутреннего трудового распорядка требуется устанавливать конкретную продолжительность рабочего времени. Изменить ее можно, но по соглашению сторон, заключенному между работником и работодателем в письменном виде. Соответственно, в целях предоставления работнику нескольких часов, свободных от работы, работнику возможно единоразово установить режим неполного рабочего дня.

Порядок оформления

1. Работник пишет заявление. Образец по ссылке.
2. Если работодатель согласен, заключают дополнительное соглашение к трудовому договору.
3. Если в локальных нормативных актах установлен порядок оформления приказов, следует издать приказ на работника. Но документ не является обязательным в рамках трудового законодательства.