Спецификация к договору поставки: для чего нужна и где взять образец?

Спецификация к договору поставки упрощает работу контрагентов и делает договор поставки удобным для применения. В статье рассказали, когда без спецификации не обойтись и как ее составить. А еще собрали 9 готовых образцов, которые удобно скачать и использовать в работе.

Зачем нужна спецификация

По общему правилу договор поставки считается заключенным, если стороны достигли соглашения по всем существенным условиям договора. К ним относят:

• условия о предмете договора;
• условия, которые в законе или других правовых актах определены как существенные или необходимые для договоров данного вида;
• все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (п. 1 ст. 432 ГК РФ, пп. 1, 2 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 № 49).

Для договора поставки существенные:

• условие о наименовании товара;
• условие о количестве товара (п. 3 ст. 455, ст. 465 ГК РФ)

Путеводитель по сделкам. Поставка. Общая информация

Следовательно, спецификация – это двусторонний документ, который составили стороны договора. Он должен содержать перечень поставляемых товаров, в котором указаны их:

• наименование;
• количество;
• ассортимент;
• иные качественные характеристики товара;
• в определенных случаях – цены.

Количество спецификаций к одному договору поставки не ограничено. Если товар поставляется партиями, то на каждую партию товара могут составлять отдельную спецификацию.

Вопрос: Что такое спецификация к договору поставки?

Обязательно ли составлять спецификацию

Необходимо ли сторонам составлять спецификацию, зависит от порядка, согласно которому они оформляют договор поставки.

Спецификация не нужна

Если существенные условия договора поставки стороны согласовали в едином договоре-документе, как таковая спецификация не нужна.

Спецификация нужна

Допустим, стороны заключают рамочный договор поставки либо поставщик и покупатель оформляют отношения по поставке несколькими взаимосвязанными документами. Тогда составление спецификации или какого-то другого документа, содержащего согласованные сторонами существенные условия договора (наименование товара, его количество или ассортимент, цену при необходимости), обязательно.

Как составить спецификацию к договору поставки

Поскольку в спецификации, как правило, отражены существенные условия договора поставки, нужно соблюсти простую письменную форму. Спецификацию составляют в виде одного документа, подписанного сторонами, по одному экземпляру для каждой из сторон. Составить спецификацию вы можете в произвольной форме. К ней нет обязательных требований. Но, если вы утвердили форму спецификации как приложение к договору, нужно использовать ее (п. 1 ст. 161, ст. 309, п. 1 ст. 432 ГК РФ).

Что указать в спецификации

Укажите в спецификации:

• дату и место составления (необязательно, если спецификация – приложение к договору и подписывается вместе с ним);
• номер спецификации (при необходимости);
• реквизиты договора поставки;
• наименования сторон, Ф.И.О. и должности (либо данные о доверенности) лиц, которые подписывают спецификацию;
• перечень поставляемых товаров с подробным описанием по каждой позиции;
• количество товара по каждой позиции в соответствующих данному товару единицах измерения;
• цену за единицу товара в каждой позиции, сумму для всех товаров данной позиции, общую стоимость указанного в спецификации товара при необходимости;
• дополнительные условия, характеристики текущей поставки при необходимости.

Пример

Если по условиям рамочного договора поставки способ доставки определяется отдельно для каждой партии товара, его следует указать в спецификации.

Подписывать спецификацию должны уполномоченные на это лица. Особенно важно это, когда с помощью спецификации вы согласовываете существенные условия договора. В противном случае вы можете столкнуться с проблемой подписания договора неуполномоченным лицом.

Как описать товар в спецификации

В спецификации рекомендуем максимально полно описывать каждую позицию поставляемого товара. Сведений должно быть достаточно, чтобы однозначно определить каждый экземпляр поставляемой продукции. Это поможет избежать споров, упростит формирование партии товара для поставщика и ее приемку для покупателя.

Для каждой товарной позиции укажите:

• наименование, вид, категорию товара. Можно воспользоваться каталогами поставщика или классификаторами, например ОК 034-2014 (КПЕС 2008);
• товарный знак, торговую марку, модель, артикул;
• технические характеристики и иные признаки, позволяющие отличить товар, в том числе при поставке в ассортименте (материал изготовления, размер, цвет, мощность и т. п.).

Когда товарных позиций много, удобно привести эти данные в виде таблицы.

Готовое решение: Что такое спецификация к договору поставки и как ее составить.

Можно ли вносить изменения в спецификацию

Да, это возможно. Спецификация является неотъемлемой частью договора поставки.

Какой срок хранения спецификации

Договоры, документы к ним (акты, протоколы разногласий) хранятся 5 лет после истечения срока действия договора или после прекращения обязательств по договору (п. 11 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Готовые образцы спецификаций