Как учитывать коммунальные расходы: правила для разных типов компаний

Большинство организаций потребляют коммунальные услуги не бесплатно, но есть и исключения, когда не нужно платить. Как учесть эти расходы при различных налоговых режимах, рассказали в статье. Ситуацию с арендой тоже прояснили.

Как рассчитывают размер платы за коммунальные услуги

Размер платы за услуги следует рассчитывать по тарифам, которые обязаны устанавливать власти субъектов РФ. Согласно ЖК РФ, расчет ведут исходя из объема потребляемых коммунальных услуг. Этот объем следует определять по показаниям приборов учета – счетчикам воды, газа, электро и тепловой энергии.

Если приборов учета нет, или показания не передавали, то рассчитывать нужно из нормативов потребления коммунальных услуг. Норматив – это количество ресурса, которое приходится на потребителя услуг. Сами нормативы потребления коммуналки, отдельно по каждому виду услуг, утверждают уполномоченные органы власти субъектов РФ (ч. 1 ст. 157 ЖК РФ).

Расходы на коммунальные услуги в налоговом учете коммерческой организации на ОСН

В налоговом учете расходы на коммунальные платежи обычно включают в состав косвенных расходов, если, конечно, в учетной политике не установили другой порядок. То есть, налоговую базу уменьшают на расходы полностью в том отчетном или налоговом периоде, в котором их фактически понесли (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Компании, применяющие метод начисления, в налоговом учете расходы на оплату коммунальных услуг должны учитывать в периоде:

• в котором, поставщик выставил документы на оплату либо подписали акт на оказание услуг;
• на дату, предусмотренную условиями договора, если счета или акты не выставляют. Например, на последнюю дату месяца, в котором оказали услуги (пп. 3 пункта 7, абз. 3 п. 2 ст. 272 НК).

В тоже время, организация может воспользоваться правом, предусмотренным Налоговым кодексом, и включить коммунальные услуги в перечень прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК РФ).

Внимание

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль вы сможете учесть только документально подтвержденные, экономически обоснованные затраты, осуществленные в рамках приносящей доход деятельности (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина от 17.12.2019 № 03-03-06/1/98767).

Чтобы организация обоснованно смогла учесть затраты на коммуналку, ей будут нужны документы, выставленные энергосбытовой компанией:

• договор;
• счета на оплату или квитанции;
• акты об оказании услуг, если их составление стороны предусмотрели в договоре, и иные первичные документы.

Ресурсоснабжающая компания будет выставлять счета с периодичностью, которая устанавливается договором. Как правило, это ежемесячно в последний день месяца. НДС, который предъявили поставщики коммунальных услуг, организация–потребитель вправе принять к вычету в полном размере. Сделать это можно в общем порядке на основании выставленных счетов-фактур (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, Письмо Министерства финансов России от 21.08.2020 № 02-08-10/73721).

Расходы на коммунальные платежи при УСН

Налогоплательщики на упрощенке с объектом «доходы минус расходы» вправе учесть при расчете налоговой базы лишь те затраты, которые прямо перечислены в перечне, закрепленном в НК РФ. Организация на УСН может учесть стоимость коммунальных услуг в составе материальных расходов (п. 1, п. 2 ст. 346.18, подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254НК РФ).

Внимание

Поскольку упрощенцы применяют кассовый метод признания доходов и расходов, то расходы на коммуналку правомерно учесть в момент списания денежных средств с расчетного счета или в момент выплаты их из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина от 18.01.2018 № 03-11-06/2/2042).

Расходы на УСН следует подтверждать так же, как для налога на прибыль организаций. Порядок будет идентичный. В частности, у вас должны быть документы, подтверждающие расходы. Это могут быть, например, счета от поставщика услуг и платежные поручения на перечисление оплаты. «Входной» НДС, предъявленный энергосбытовыми компаниями по коммунальным услугам, учитывайте в расходах единовременно вместе с коммунальными платежами (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, пп. 8 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

См. также по учету расходов на оплату коммунальных услуг при УСН и ОСН:

Учет коммунальных услуг в бюджетных учреждениях

Признать в налоговом учете расходы на уплату коммунальных платежей могут далеко не все бюджетные учреждения. Это зависит от некоторых условий, в частности, от типа самого учреждения, а также источника финансирования, за счет которого эти расходы нужгл покрывать.

Казенное учреждение. У учреждений данного типа нет оснований для признания расходов, связанных с приносящей доход деятельностью, исходя из общих норм главы 25 НК. Казенное учреждение при выполнении государственных или муниципальных функций, при оказании государственных или муниципальных услуг, также не учитывает расходы на коммуналку, когда определяет налоговую базу, поскольку они финансируются за счет лимитов бюджетных обязательств (письмо Минфина от 30.01.2013 № 03-03-05/1758).

Бюджетные и автономные учреждения вправе учесть в расходах коммунальные платежи, только если они уплачены за счет средств от приносящей доход деятельности и осуществлялись для целей такой деятельности. Если учреждения оплатят коммунальные платежи за счет средств целевого финансирования, к примеру, субсидий из бюджетов или целевых поступлений, тогда такие расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Внимание

«Входной» НДС, предъявленный ресурсоснабжающими организациями со стоимости коммунальных услуг, если их оплатили за счет субсидий, необходимо учитывать в их стоимости. К вычету его принимать нельзя (пп. 4.1 п. 2 ст. 146, пп. 4 п. 2 ст. 170, пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Возмещение коммунальных расходов при аренде

Хозяйствующие субъекты часто сдают помещения в аренду, либо в безвозмездное пользование. Поддерживать имущество в нормальном состоянии и нести расходы на его содержание, как правило, должен арендатор. Если, конечно, стороны не прописали в договоре по-другому (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Ресурсоснабжающая компания без прямого договора с арендатором не сможет узнать, кто именно по факту использует помещение и потребляет коммунальные ресурсы. Поэтому, при отсутствии договора, по умолчанию оплачивать услуги по коммуналке должен арендодатель. На деле, можно включить эти расходы в плату по аренде. В частности, в качестве ее переменной или постоянной составляющей. Другой способ – арендатор вправе отдельным платежом возместить арендодателю стоимость коммунальных услуг.

Если коммуналку перевыставили сверх арендной платы

Если арендатор решил компенсировать стоимость коммунальных услуг отдельным платежом, тогда при ОСНО такие расходы нужно учитывать в составе материальных. В этом случае не возникает объекта для обложения НДС, так как сам арендодатель этих услуг не оказывает. Соответственно, и счет-фактуру арендодатель по данной операции не выставляет (п. 1 ст. 39, пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, п. 2 Письма ФНС России от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@).

При таком способе арендодатель вправе выставить счет-фактуру только на оказание услуг по предоставлению помещения в аренду. При этом суммы НДС, которые арендатор уплатил за потребленные ресурсы, в качестве расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитывают, и к вычету их принять нельзя (письмо Минфина от 14.05.2008 № 03-03-06/2/51).

Внимание

Арендатор на УСН, при объекте «доходы минус расходы» вправе учесть возмещение коммунальных платежей сверх арендной платы в расходах на дату оплаты (пп. 5 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если коммуналку включили в арендную плату как переменную составляющую

С нашей точки зрения, наиболее выгодным вариантом для арендатора на ОСНО, будет включить в договор аренды компенсацию арендодателю стоимости коммуналки в составе арендной платы в качестве переменной части. Если арендатор компенсирует арендодателю стоимость коммунальных услуг в составе арендной платы в качестве постоянной или переменной части, то для налога на прибыль такие расходы учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. То есть, арендатор на ОСН сможет учесть в расходах всю арендную плату, включая стоимость «коммуналки» и принять к вычету «входной» НДС, на основании счета-фактуры арендодателя (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 Письма ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@, письмо Минфина от 25.10.2021 № 03-07-11/85932).

Компании и ИП на УСН коммунальные платежи, оплаченные арендодателем, компенсируемые в составе арендной платы, учитывают так же, как расходы на арендную плату – на дату оплаты. При этом не важно, как они будут возмещаться - в виде фиксированной части арендной платы или переменной (пп. 4 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.06.2011 N 03-11-06/2/99).

Чтобы обосновать суммы переменной части арендной платы арендодатель должен предоставить арендатору подтверждающие документы: справку-расчет, акт о потребленных коммунальных услугах и т.п. Также понадобятся копии первичных учетных документов энергосбытовых компаний: счета, счета-фактуры, УПД или иные документы.

Полезные материалы по теме