Как вести учет резервов по оплате труда в программе 1С:ЗУП

Для чего формируют резервы

У каждой организации есть крупные расходы, которые известны заранее. Чтобы их распланировать и равномерно учитывать в течение года, организациями формируются резервы.

Суть формирования резервов заключается в том, что компания заранее создает запасы, за счет которых впоследствии списывает текущие расходы. В зависимости от целей создания существуют различные типы резервов. Сегодня речь пойдет о резервах, связанных с оплатой труда и автоматизации механизмов их начисления и использования в программах 1С.

Для чего нужны резервы отпусков

Сделаю небольшое отступление, чтобы объяснить, для чего нужно формировать резервы отпусков с точки зрения бухгалтерского учета. Начисление отпуска отражается по кредиту счета 70 (69 для взносов) и дебету счета затрат — 20, 26, 44 и т. д. Когда наступает пора отпусков, расходы на затратных счетах сильно возрастают, что может привести к искажению бухгалтерской отчетности. Формируя резерв на счете 96 ежемесячно, мы распределяем расходы равномерно в течение года. А затем при начислении отпускных затраты будут отнесены на счет заранее сформированного резерва.

Что нужно сделать в 1С:ЗУП

С 2023 года функционал по учету резервов в 1С был обновлен. Ранее резервы создавались только на оплату предстоящих отпусков сотрудников. Настройка так и именовалась — «Резервы отпусков». Сейчас механизм дополнен возможностью формирования резервов на оплату годовых премий и выслуги лет. Новое название имеет более широкое значение — «Резервы по оплате труда».

Как активировать возможность формирования резервов

Учетный механизм рассмотрим на примере организации «Легко-строй». ООО «Легко-строй» ведет учет зарплаты в программе 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 и ежегодно формирует резервы на оплату отпусков и годовую премию сотрудников.

Возможность ведения учета резервов по оплате труда активируется галочкой в настройках расчета зарплаты.

Как настроить учетную политику

Далее переходим в настройки учетной политики нашей организации.

По ссылке «Резервы по оплате труда» открывается окно настройки расчета резервов.

В окне нажимаем «Создать».

Для каждого резерва будет создана отдельная запись.

В январе текущего года ООО «Легко-строй» формирует два вида резерва: на отпуска и годовые премии. Начнем с резерва на отпуска. Переставляем переключатель «Вид резерва» в нужное положение.

В поле «Резерв» подбираем элемент справочника «Оценочные обязательства».

Резерв на оплату отпусков добавлен в программе по умолчанию, остальные будем заводить сами. Указываем расчетный год.

Как начислять резервы

Далее переходим к табличной части. Для начисления резервов в бухгалтерском учете мы можем использовать нормативный метод или метод МСФО. Первый предполагает расчет процента от заработка сотрудников. Процент заранее определен и закреплен в учетной политике. Метод МСФО более детальный и опирается на средний заработок и остатки отпусков каждого работника.

ООО «Легко-строй» принимает решение формировать резерв на оплату отпусков нормативным методом. Ставим соответствующую галочку.

Далее устанавливаем ежемесячный процент отчислений — 10 %. Состав расчетной базы настраивается по ссылке.

Ниже выбираем виды начислений, выплата которых будет осуществляться за счет создаваемого резерва. Правила формирования резерва в бухгалтерском учете заданы, переходим к налоговому учету.

Что делать с налоговым учетом

Отмечу, что в бухгалтерском учете формирование резервов — это наша обязанность, а в налоговом — право, которым мы можем воспользоваться. Поэтому, если резерв будет сформирован только в бухгалтерском учете, суммы отпускных/премий будут отнесены в НУ на счет затрат, что в дальнейшем приведет к образованию разниц между двумя видами учета.

ООО «Легко-строй» принимает решение формировать резерв на оплату отпусков в НУ. Поэтому переходим на закладку «Налоговый учет» и ставим галочку «Формировать резерв». Здесь же задаем предельную сумму.

Такое ограничение можно установить только для налогового учета. Настройка готова, записываем и закрываем.

Как настроить резерв по годовой премии сотрудников

Теперь определим настройки расчета резерва по годовой премии сотрудников. Для этого создадим следующую запись. В поле «Вид резерва» переставим переключатель на поле «Годовая премия».

В поле «Резерв» создадим и выберем новый элемент справочника «Оценочные обязательства». Для премий заводить его нужно будет ежегодно.

Настройки бухгалтерского учета заполняем аналогично предыдущему примеру.

В налоговом учете ставим галку «Формировать резерв».

В графе «Виды начислений» выбираем строку «Премия за год (процентом)». Записываем и закрываем запись.

Как рассчитать и начислить резервы

Настройки формирования резервов заданы, переходим к их начислению. Для начисления резервов в программе предназначен документ «Резервы по оплате труда».

Прежде чем выполнить расчет резервов, необходимо начислить зарплату за месяц и отразить ее в бухучете.

Нашей сотруднице уже начислена зарплата за январь и заполнен документ отражения.

Переходим к документу «Начисление резервов».

По кнопке «Создать» выпадает список доступных видов документа.

Сейчас нам нужен документ с видом «Начисление». В поле «Месяц» устанавливаем «Январь», а в поле «Резерв» выбираем вид резерва. Нажимаем «Заполнить».

Видим, что в заполненном документе начислен резерв на сумму 15 тыс. руб. Разберем, как она образовалась. ФОТ за январь (наша расчетная база) составил 150 тыс. руб., умножаем на 10 % и получаем 15 тыс. руб. На закладке «Взносы» рассчитаны страховые взносы в размере 30 % и взносы от несчастных случаев и профзаболеваний.

Расчет верный. Проводим и закрываем документ.

Далее рассчитаем резерв на оплату годовой премии. Устанавливаем нужный вид резерва и нажимаем «Заполнить».

Начислена сумма в размере 5 % от ФОТ в январе. Проводим документ.

Аналогичным образом произведем расчеты обоих видов резервов за февраль и март.

В апреле наша сотрудница уходит в отпуск на 7 дней. Регистрируем кадровый документ.

Заполняем «Отражение» за апрель.

В графе «Способ отражения» видим, что вся сумма отпускных начислена за счет накопленного резерва. В дальнейшем при синхронизации с бухгалтерской программой отпускные будут отнесены на счет 96 с аналитикой «Резерв ежегодных отпусков». Сформируется проводка по дебету счета 96 кредит 70.

В том же месяце сотруднице начислена премия по итогам 2023 года.

Премия также отнесена на счет резерва. Видим подтверждение в графе «Способ отражения».

Чтобы вышеописанное получилось, проверим соблюдение следующих условий: премия начисляется за счет резерва, накопленного в предыдущем году; в учетной политике организации должна быть прописана настройка по расчету резерва на предыдущий год. Наша премия относится за счет резерва 2023 года.

Резерву соответствуют настройки учетной политики.

Чтобы проанализировать движение резервов, воспользуемся отчетами «Остатки и обороты резервов отпусков» и «Резервы по оплате труда по сотрудникам», которые находятся в разделе «Зарплата» — «Отчеты по зарплате».

Оба отчета формируются отдельно по каждому виду резервов. Первый — сводно.

Второй — в разрезе сотрудников организации.

На этом завершаем нашу беседу на тему резервов по оплате труда. Метод МСФО детально рассмотрим в следующих статьях.

На любой вопрос по работе в программах 1С ответит наш специалист. Звоните по телефону: +7 (499) 956-21-70 или обращайтесь по электронной почте tlm1c@4dk.ru.