Как быстро составить Положение об обработке персональных данных сотрудников

Что нужно знать о Положении об обработке персональных данных

В каждой компании должен быть документ или набор документов, которые определяют порядок работы с персональными данными (далее — ПД). Называться он может по-разному. Положение это или политика ― не имеет значения, главное ― содержание (ст. 18.1 Закона 152-ФЗ).

Можно объединить в один документ правила обработки всех персональных данных: и работников, и клиентов ― физических лиц. Альтернативный вариант ― разделить категории персональных данных на два документа.

Пример

Если оператор обрабатывает персональные данные только по работникам, то целесообразно всё объединить в одном документе, если есть и работники, и клиенты ― физические лица, то можно разбить на несколько документов.

Также можно разбить по документам отдельно сбор, отдельно обработку, отдельно защиту, отдельно уничтожение. Мы рассмотрим вариант, как составить документ по персональным данным по сотрудникам с помощью конструктора КонсультантПлюс.

Что нужно включить в Положение об обработке персональных данных работников

В законе есть перечень условий, которые обязательно должны быть в положении, объединили их в таблицу.

Что нужно включить в Положение об обработке персональных данных

В документ можно включить и другие условия, но есть два важных ограничения. Нельзя:

• включать положения, которые ограничивают права работников;
• давать работодателю дополнительные полномочия и обязанности.

Всё должно быть в рамках закона. Дополнить можно, но только для конкретизации. Можно прописать в положении перечень документов, где есть данные работников: трудовой договор, приказы, анкеты и др.

Как составить Положение с помощью Конструктора КонсультантПлюс

В КонсультантПлюс можно разработать Положение об обработке персональных данных с помощью готовых шаблонов, а также уникального Конструктора договоров. Откройте систему, а если нет доступа, оформите бесплатно пробный на два дня.

В Конструкторе можно создавать не только договоры, но и локальные акты в сфере труда. Сейчас в нем есть такие документы:

• коллективный договор;
• ПВТР;
• Положение об оплате труда и премировании;
• Положение об обработке и защите персональных данных работников.

В чем плюсы Конструктора:

1. Документ создается под конкретную ситуацию и особенности компании.
2. Все формулировки безопасные и учитывают требования действующего законодательства.
3. В каждом документе можно выбрать нужные условия и создать сотни вариаций документов, включая различные формулировки и их комбинации.

Выберем нужный документ о персональных данных.

Справа мы видим описание документа. Эксперты выделили основные тезисы, которые нужно знать при составлении документа, и важные нюансы. Например, обязательные условия, о которых мы вам уже рассказывали.

Переходим к созданию документа.

С помощью конструктора можно создать идеальное Положение об обработке и защите персональных данных работников. Все обязательные условия включены в документ по умолчанию, убрать их вы не можете, только расширить или конкретизировать под потребности вашей компании.

По спорным моментам система выдаст важные подсказки, чтобы сориентироваться в теме более детально. Например, ваша компания собирает фотографии работников для пропусков и хранит их видеопрезентации. Это биометрические данные, их нужно обрабатывать в особом порядке.

В разделе «Общие положения» поставьте галочку около пункта «Категории персональных данных, обрабатываемые оператором, кроме общих» и выберите «Биометрические».

Система сразу выдала подсказку, как работать с биометрическими персональными данными. Желтое поле предостерегает: требовать биометрические данные нельзя. Например, если работник не хочет, чтобы работодатель хранил его фото, не настаивайте.

В правой колонке появилось условие, которое нужно прописать в Положении, если обрабатываете такие данные.

Далее по принципу конструктора можно заполнить и остальные разделы, которые касаются обработки и защиты персональных данных. Результат: идеальное Положение, которое подходит под специфику вашей компании.

Какие еще документы по персональным данным можно составить с помощью КонсультантПлюс

Помимо Положения, нужны формы, по которым работники и соискатели дают согласие на обработку персональных данных. Такие формы можно утвердить отдельными приказами или самим Положением, как приложения к документу.

Это тоже можно сделать в Конструкторе КонсультантПлюс. По одному клику Конструктор сформирует не только сам документ, но и другие, связанные с ним. В нашем примере это согласия на обработку ПД. Чтобы утвердить их Положением и получить сами формы при выводе документа на печать, поставьте галочки напротив соответствующих пунктов в разделе «Обработка персональных данных».

Остался последний шаг ― перенести Положение в Word, нажав на соответствующую кнопку в правом верхнем углу. В документе будет не только Положение, но и приложения в виде согласий.

Теперь текст можно редактировать. Вносите реквизиты организации, даты вступления в силу ― и Положение готово.

Итог

С помощью конструктора КонсультантПлюс можно быстро и эффективно создать любой документ. И это не только договоры. Конструктор помог сэкономить время и быстро создать Положение об обработке персональных данных работников, подстроив его под специфику вашей компании и не нарушив требования закона.

Что еще нужно сделать, чтобы защитить персональные данные сотрудников и выполнить правила их обработки, читайте в Готовых решениях от экспертов КонсультантПлюс

Какие меры по защите персональных данных работников должны приниматься при обработке этих данных

Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации