В этой статье разберёмся, как организовать и провести приёмную кампанию в высшее учебное заведение при помощи программы 1С:Университет ПРОФ.
Для организации и проведения приёмной кампании в 1С:Университет ПРОФ предназначена подсистема «Приёмная комиссия». Она обеспечивает ввод, хранение, учёт и обработку информации о приёмной кампании, абитуриентах и вступительных экзаменах. Конечным результатом работы является получение списка зачисленных абитуриентов.
Первый этап проведения приёмной кампании – организация приёмной кампании.
С помощью документа «Приёмная кампания» производится создание и основная настройка кампании: определение председателя и секретаря, этапов и сроков проведения, а также задание параметров проверки данных для ФИС.
В справочнике «Конкурсные группы» определяется состав конкурсных групп. После этого для каждой специальности и конкурсной группы определяются вступительные испытания с помощью документа «Вступительные испытания». В нём указывается минимальный балл, необходимый для успешного прохождения испытания, минимальный балл по ЕГЭ, необходимый для перезачёта результатов олимпиады, максимальный балл, а также форма испытания.
Далее в документе «План набора» необходимо составить план набора поступающих с указанием количества мест для каждого учебного плана и основания поступления.
Данные о вступительных испытаниях и плане набора также могут быть загружены из файла, заполненного по определённому шаблону.
В справочнике «Олимпиады» необходимо ввести данные об олимпиадах, в которых принимали участие абитуриенты, возможность учёта олимпиады без вступительных испытаний или пересчёт за 100 баллов, а также условие предоставления документов для подтверждения результатов ЕГЭ.
В справочнике «Индивидуальные достижения» определяется перечень индивидуальных достижений, необходимость подтверждающего документа и баллы, которые могут быть за них начислены.
Порядок зачисления для каждой категории приёма необходимо указать в документе «Порядок зачисления». Для каждой льготы и отличительного признака нужно определить приоритет относительно других отличительных признаков и указать, является ли он преимущественным правом.
С помощью документа «Документы, предоставляемые поступающим» нужно определить список документов, необходимых для подачи вместе с заявлением, их вид и количество.
Второй этап проведения приёмной кампании – регистрация заявлений и работа с документами абитуриентов.
Для работы с поступающими удобно использовать «Мастер приёмной кампании», с помощью которого можно создать абитуриента, внести все необходимые данные, сформировать и распечатать определённый пакет документов.
Для создания абитуриента используется форма «Анкета абитуриента», где можно внести следующие данные:
- Личная информация: Ф.И.О., пол, дата и место рождения, паспортные данные, отношение к военной службе, нуждаемость в общежитии и др. Здесь же можно внести фотографию абитуриента в электронном виде либо с веб-камеры
- Контактная информация: телефоны, адрес прописки и регистрации, адрес электронной почты
- Сведения о ранее полученном образовании абитуриента
- Результаты ЕГЭ: список предметов и полученных по ним баллов, номер свидетельства ЕГЭ
- Направления подготовки: конкурсная группа, учебные планы для поступления и приоритет специальностей, основание поступления и категория приёма, набор вступительных испытаний, при необходимости – льгота и данные договора
- Индивидуальные достижения, за которые абитуриенту начисляются дополнительные баллы
- Информация о здоровье: физкультурная группа, отметки о потребности в адаптированной программе обучения и длительном лечении
- Отличительные признаки: информация о льготах и особых отметках, результаты олимпиад
- Поданные документы: в соответствии с настройками приёмной кампании автоматически формируются необходимые документы, к которым можно прикрепить скан-копии
- Информация о родителях: Ф.И.О., адрес, телефон и др.
После внесения данной информации автоматически будут созданы соответствующие документы, в том числе «Личное дело». Здесь же формируются печатные формы, которые могут быть сразу выведены на печать:
- заявление абитуриента;
- опись личного дела;
- согласие на обработку персональных данных;
- экзаменационные листы;
- заявление на допуск к вступительным испытаниям.
Третий этап проведения приёмной кампании ‒ проведение вступительных испытаний, формирование списков рекомендованных к зачислению и создание приказов на зачисление.
При проведении вступительных испытаний введённая информация учитывается в соответствии с настройками.
Так, абитуриенты с отметкой «без вступительных испытаний» сразу попадут в список рекомендованных к зачислению.
При необходимости проверки результатов ЕГЭ можно воспользоваться соответствующей обработкой.
Результаты вступительных испытаний абитуриентов заносятся в документы «Экзаменационная ведомость», которые можно сформировать с помощью обработки. Здесь же производится распределение абитуриентов по аудиториям и датам проведения экзамена.
Из сформированной ведомости производится вывод печатных форм «Экзаменационная ведомость», «Аудиторная ведомость» и «Сводная посадочная ведомость».
Далее в «Мастере списка поступающих» на основе заданных ранее настроек производится ранжирование списка абитуриентов. Учитываются направления подготовки и приоритет (с учётом основания поступления и категории приёма), результаты ЕГЭ и внутренних испытаний, вычисленные баллы за индивидуальные достижения и перезачёт результатов олимпиад.
Для формирования списка рекомендованных к зачислению можно выбрать предопределённые варианты настроек: зачисление без вступительных испытаний или имеющих особые права и льготы, до заполнения 80 %, 100 % конкурсных мест по общему конкурсу, зачисление поступающих на условиях полной платы за обучение.
Для задания пользовательского варианта списка нужно:
- указать условия выбора оценок ЕГЭ, включение индивидуальных достижений в общую сумму баллов;
- задать параметры отбора данных для отображения только данных, соответствующих одному или нескольким произвольно определённым критериям;
- определить набор данных, которые должны отображаться для каждого поступающего в списке;
- определить параметры сортировки данных;
- задать настройки условного оформления для более наглядного представления результатов: цвет фона, настройки шрифта;
- настройки печати, которые будут использованы при формировании печатных форм: вывод колонок, форматирование, ориентация текста.
В сформированном списке абитуриенты, которые отвечают условиям рекомендации к зачислению, а также согласно заданной сортировке занимают первые строки в списке поступающих (по числу мест), будут автоматически отмечены для заполнения в приказ.
При необходимости отказать абитуриенту в приёме документов следует использовать документ «Отказ от участия в конкурсе», который можно сформировать с помощью «Мастера списка поступающих». Данный документ может также быть сформирован автоматически для абитуриентов, которые отозвали согласие на зачисление или были зачислены по более высокому приоритету.
Для формирования отчета «ГЗГУ» необходимо использовать форму отчёта текущего года, а для передачи данных в ФИС ГИА и приёма можно использовать соответствующую подсистему.
