Чек-лист главного бухгалтера: что нужно сделать перед уходом в отпуск?

Есть избитая фраза, что незаменимых сотрудников нет, но, как только дело доходит до отпуска, выясняется, что сотрудник незаменим! С уходом в отпуск главного бухгалтера финансово-хозяйственная жизнь организации не останавливается, поэтому возникают вопросы, кому и как передать его обязанности, что именно нужно передать, что можно сделать досрочно, пока он не ушёл в отпуск.

Кому и как передать полномочия?

Если главный бухгалтер планирует пойти в отпуск, то на время отпуска кто-то должен выполнять его функции (замещать), поэтому первое, что нужно сделать, — решить, кто из сотрудников будет заменять главбуха. Если у главного бухгалтера есть заместитель, то функции главбуха будет выполнять он, а если зама нет, то функции можно передать другому сотруднику.

В небольших компаниях всю бухгалтерию может вести бухгалтер в одном лице, поэтому свои полномочия он передаёт руководителю либо нужно заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учёта с аутсорсинговой компанией (ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Рекомендуем ознакомиться с материалом в СПС КонсультантПлюс «Кому и как передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска». В статье даются ответы на вопросы:

• кому можно передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска;
• как оформить передачу полномочий главного бухгалтера на период его отпуска другому работнику организации;
• можно ли возложить полную материальную ответственность на работника, которому передаются полномочия главного бухгалтера;
• как издать приказ о передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска;
• как организовать приём-передачу дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска;
• риски при передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска.

Для ознакомления с материалом переходите по ссылке Готовое решение: Кому и как передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}.

Что главбух должен передать замещающему его сотруднику?

• Право подписи первичных документов за главного бухгалтера. Это необходимо отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.
• Также нужно уведомить контрагентов о том, что главный бухгалтер будет в отпуске, с указанием данных лица, кто его будет заменять на время отпуска.
• При наличии у главбуха права подписи банковских документов надо переоформить банковские карточки с образцами подписей. Например, это может потребоваться для снятия наличных в банке (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И).

Если у вас стоит система «банк — клиент», то оформлять банковские карточки для платёжных поручений не придётся. Достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. необходимо отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.

• На случай истребования документов в рамках налоговой проверки. Если налоговая инспекция запрашивает документы, а замещающий главбуха сотрудник не может исполнить требование, то рекомендуем объяснить сотруднику, что можно уведомить инспекцию о невозможности передачи документов в срок. Для этого налогоплательщик в течение дня, следующего за днём получения требования, отправляет письменное уведомление. В нём указываются причины, а также срок, в течение которого налогоплательщик сможет подать документы (п. 3 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ). К примеру, причиной может быть слишком большое количество документов, отпуск главного бухгалтера. Получив уведомление, налоговый орган вправе как продлить срок представления документов, так и отказать в продлении.

Что можно сделать досрочно?

Если компания функционирует не один год, то механизм замещения главного бухгалтера на время его отпуска отлажен и не вызывает никаких сложностей. Сложности могут возникнуть, если главбуха будет заменять лицо, ранее не выполнявший подобные функции. В этом случае главбуху проще сделать все дела по максимуму до своего отпуска, чем вводить в курс новичка в этих делах.

Что можно сделать досрочно? Можно ли заплатить налоги и сдать отчётность досрочно? (Источник: Перед отпуском: что главбух может сделать досрочно)

Досрочная уплата НДФЛ — риск

Организация как налоговый агент сначала должна удержать НДФЛ из доходов работников, а лишь затем перечислить его в бюджет. За свой счёт уплачивать этот налог нельзя.

НДФЛ с зарплаты надо удержать при выплате зарплаты за вторую половину месяца. А перечислить не позднее дня, следующего за днём выплаты работнику дохода. Если вы перечислите зарплатный НДФЛ до выдачи работнику зарплаты, то инспекция посчитает, что вы уплатили его из своих средств. Эти суммы вы не сможете зачесть в счёт предстоящей уплаты НДФЛ. Вам придётся уплатить такой налог заново. Кроме того, организацию могут оштрафовать. Сумма штрафа составляет 20 % от не уплаченного в срок налога.

Правда, одной организации удалось убедить судей в возможности досрочной уплаты НДФЛ налоговым агентом. И Верховный Суд отказался пересматривать дело. Однако на позицию проверяющих это не повлияло.

Как и ранее, суммы, уплаченные досрочно в счёт НДФЛ, и Минфин, и ФНС считают переплатой, которую вы сможете только:

• или вернуть;
• или зачесть в счёт других федеральных налогов.

Лишь при перечислении в бюджет удержанного НДФЛ с отпускных и больничных у бухгалтеров есть некая свобода действий. Это можно сделать в любой день периода, началом которого будет день выплаты самих отпускных или больничных, а окончанием — последний день месяца. Ведь НДФЛ с пособий и отпускных надо перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором были такие выплаты.

Иные налоги и страховые взносы можно платить раньше срока

Налоги, которые организация должна уплачивать в качестве налогоплательщика, можно перечислить в бюджет заранее. Кроме того, заранее можно перечислить и страховые взносы.

Так что, если перед уходом в отпуск вы перечислите в бюджет налоги, срок уплаты которых ещё не подошёл, проблем быть не должно.

К примеру, плательщики НДС должны не позднее 25 июля перечислить в бюджет первую треть суммы НДС, подлежащую уплате за второй квартал. Однако если эта дата приходится на отпуск главбуха и на расчётном счёте достаточно денег, такой платёж можно сделать и раньше — хоть в начале июля, хоть в конце июня. Главное — правильно рассчитать сумму налога, подлежащую уплате в бюджет.

Заблаговременная сдача отчётности: можно, но не всегда нужно

Если вы отправите страховую отчётность (СЗВ-М, 4-ФСС и расчёт по страховым взносам) за один-два дня до окончания отчётного периода, инспекторы наверняка без проблем примут её у вас. Законодательство этого не запрещает. Технических проблем быть также не должно, даже если вы сдаёте такую отчётность в электронном виде через ТКС.

Но вы должны понимать: если потом окажется, что указанные вами в отчётности данные неверные (к примеру, из-за того, что кто-то из работников заболел и уволился в эти один-два дня), то придётся сдавать уточнёнки.

Налоговые декларации тоже можно направить в инспекцию до окончания периода, за который они составлены (если в организации мало операций). Но досрочная отчётность может вызвать нежелательное внимание налоговиков. Так что лучше не спешить: и либо доверить сдачу отчётности работнику, который будет замещать вас на время отпуска, либо брать отпуск с таким расчётом, чтобы у вас осталось время для сдачи отчетности после его окончания.

Ранее мы писали о том, кто может попасть под выездные налоговые проверки.

Надежда Четвергова,
ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт»