Обязан ли работодатель выдавать расчётные листки сотрудникам?

В соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан извещать каждого работника о составных частях заработной платы в письменной форме с помощью расчётных листков.

Невыдача работникам расчётных листков является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а если аналогичное нарушение совершено повторно ‒ по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Из данной обязанности вытекают вопросы. Что должен содержать расчётный листок? Как и в какой срок его необходимо направить работнику? Необходимо ли фиксировать факт выдачи? Надо ли формировать и хранить вторые экземпляры расчётных листков? Эксперт «Что делать Консалт» даёт подробные разъяснения.

Как утвердить форму расчётного листка?

Унифицированной формы данного документа нет. Работодатель разрабатывает и утверждает её самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Как правило, такая форма есть в программах бухгалтерского учёта.

Обратите внимание, приказ об утверждении формы расчётного листка является обязательным кадровым документом. Применение не утверждённой работодателем формы является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Позиция подтверждена судебной практикой (Постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Форма утверждается в соответствии с требованиями ч. 2 ст. 136 ТК РФ. Образец приказа вы можете найти в справочно-правовой системе КонсультантПлюс.

Форма: Приказ об утверждении формы расчётного листка с его образцом в приложении (образец заполнения) (Подготовлена специалистами КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}

Что должен содержать расчётный листок?

Данный документ должен содержать следующую информацию (ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
• о размерах и основаниях произведённых удержаний;
• об общей сумме, подлежащей выплате.

Расчётный листок не относится к документам, которые нужно заверять надлежащим способом, поэтому ставить на нём печать и подпись необязательно, но можно это сделать по просьбе работника.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

В какой срок и с какой периодичностью необходимо выдавать расчётные листки?

Расчётный листок сотруднику достаточно выдавать один раз в месяц при выплате заработной платы за отработанный месяц (Письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1).

При увольнении сотрудника данный документ следует выдать в день увольнения, поскольку при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчёт в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК РФ).

Каким способами выдаются расчётные листки?

Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работников о составных частях заработной платы. Способы выдачи расчётных листков определяются работодателем самостоятельно и закрепляются во внутренних документах организации. Возможны следующие способы выдачи:

• личное вручение;
• направление по электронной почте (Письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560);
• направление с помощью мессенджеров (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).

Как подтвердить получение расчётного листка работником организации?

Трудовой кодекс не содержит информации по способам подтверждения получения данного документа работником, но если при проверке работодателю не удастся подтвердить факт получения, то контролирующие органы могут усомниться, что расчётные листки действительно выдавались, что может грозить привлечением к административной ответственности.

Подтверждение получения зависит от способа выдачи:

• если листки выдаются на бумаге, факт выдачи может подтвердить журнал выдачи расчётных листков с подписями работников об их получении. Такой журнал разрабатывается работодателем самостоятельно. Образец вы можете найти в справочно-правовой системе КонсультантПлюс (Форма: Журнал выдачи расчётных листков (Подготовлена для системы КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс});
• если листки рассылаются в электронном виде, то факт выдачи будет зафиксирован самой системой рассылки. Дополнительным доказательством могут послужить, например, письма с уведомлением об их прочтении.

Путеводитель по кадровым вопросам в СПС КонсультантПлюс – информационный банк с практическими решениями любого вопроса кадрового делопроизводства.

Необходимо ли формировать и хранить вторые экземпляры расчётных листков?

Требований по формированию и хранению вторых экземпляров расчётных листков в трудовом законодательстве не содержится, соответственно, такого требования для работодателей нет. Позицию подтверждает Письмо Минфина России от 14.04.2016 № 02-06-05/21573. В данном письме Минфин отвечает относительно государственных учреждений, но полагаем, что данные разъяснения распространяются и на других работодателей в аналогичном порядке.

Работодатель может самостоятельно принять решение о хранении второго экземпляра расчётного листка. В данном случае в форме документа предусматривается строка «Подпись работника» и во внутренних документах устанавливается обязанность ответственного лица осуществлять распечатку и хранение этих документов. Вторые экземпляры работодатель может использовать как подтверждение факта их выдачи работникам.

В связи с тем что такой обязанности работодателя трудовым законодательством не предусмотрено, рекомендуем в случае выдачи расчётных листков в бумажном виде ограничиться журналом их выдачи. В связи с тем что такие документы выдаются каждому работнику ежемесячно, хранение их в таком объёме может быть неудобно работодателю.

Если работодатель принял решение о хранении вторых экземпляров, то срок хранения по общему правилу будет составлять 6 лет (ст. 295 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Какая ответственность предусмотрена за невыдачу расчётных листков?

Относительно порядка выдачи расчётных листков привлечение к ответственности возможно в следующих случаях:

• работодатель не выдавал расчётные листки работникам;
• работодатель не утвердил форму расчётного листка;
• содержание расчётного листка не соответствует требованиям трудового законодательства.

За данные нарушения предусмотрена административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:

• для должностных лиц ‒ от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридических лиц ‒ от 30 000 до 50 000 руб.

За повторное нарушение штрафы увеличатся и составят:

• для должностных лиц ‒ от 10 000 до 20 000 руб.;
• для юридических лиц ‒ от 50 000 до 70 000 руб.

Кроме того, должностное лицо за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трёх лет.

Вопрос

Должен ли работодатель по заявлению работника выдать ему расчётный листок в бумажной форме, если внутренними документами организации установлено, что они передаются по электронной почте?

Ответ

Работодатель обязан по письменной просьбе работника выдать ему расчётный листок в бумажной форме.

Это связано с тем, что в соответствии с ч. 1 ст. 62 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Расчётный листок относится к таким документам.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Соответственно данный документ предоставляется работнику в бумажном виде, с печатью и подписью.

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

Автор: преподаватель-юрист «Что делать Консалт» Анастасия Чекмарева