Мы закупили трудовые книжки для работников, можно ли выдавать их бесплатно? Что будет с налогами?

Да, можно. Вы можете не брать с работника плату за трудовую книжку, например, установив такую норму в локальном нормативном акте или оформив передачу как подарок.

Не взимайте плату с работника в случаях:

В случае безвозмездной передачи бланка по решению организации его стоимость (с учетом НДС) по общему правилу включите в налоговую базу работника как доход в натуральной форме и удержите НДФЛ (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ, Письма Минфина России от 29.11.2021 N 03-04-05/96411, от 27.11.2008 N 03-07-11/367). Если передача бланка оформлена как подарок, то при соблюдении определенных условий стоимость подарка НДФЛ не облагайте.

Также при безвозмездной передаче бланка работнику в общем случае необходимо начислить все виды страховых взносов. Однако если передача оформлена как подарок, то взносы начислять не надо.

Если вы бесплатно оформляете трудовую книжку в соответствии с требованиями нормативного акта, то НДФЛ в этих случаях не удерживайте, страховые взносы не начисляйте - дохода у работника не возникает (вознаграждение ему не начисляется).

Об особенностях учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них можно узнать здесь.

Ответ представлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»