Три вида ЭЦП под ваши задачи: какую выбрать?

Простая электронная подпись (ПЭП)

Простая электронная подпись – это SMS от банков с цифровыми кодами, связки логин-пароль на сайтах, например маркетплейсах, доступ на «Госуслуги». Такую подпись нельзя использовать, когда подписываете электронные документы или работаете в информационной системе, которая содержит гостайну (ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

Простая подпись приравнивается к собственноручной в двух случаях. Первый – это регламентирует нормативно-правовой акт. Второй – участники ЭДО заключили соглашение. В соглашении прописывают правила, по которым подписанта определяют по его простой электронной подписи, а также обязанность пользователя соблюдать конфиденциальность закрытой части ключа ПЭП (ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

В нормативно-правовые акты, которые касаются электронной подписи, часто вносят изменения. Учитывайте это для корректной работы. Отслеживать новости об изменении законодательства удобно в системе КонсультантПлюс.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

НЭП создают с помощью криптошифрования информации, используют ключ электронной подписи. НЭП идентифицирует владельца, а также проверяет, были ли внесены правки в документ после его отправки (ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

НЭП можно использовать в программах электронного документооборота с контрагентами, а также внутри компании. Когда обмениваетесь документами с контрагентами, участники ЭДО должны предварительно оговорить, что подписывают документы НЭП. Стороны заключают соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы, чтобы приравнять НЭП к собственноручной подписи (ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Например, НЭП используется в личном кабинете физического лица на сайте ФНС. Чтобы ее получить, в личном кабинете оформляют заявку. Система сгенерирует подпись на год самостоятельно без взимания платы. Личный кабинет на сайте ФНС создают при личном посещении налоговой либо обращении уполномоченного представителя физического лица (Приказ ФНС России от 20.08.2015 № СА-7-6/364@).

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Усиленная квалифицированная электронная подпись – самый защищенный вид подписи. Как и НЭП, она создается с помощью криптографических средств шифрования. КЭП указывает на лицо, которое подписало информацию или документ. Такую подпись приравнивают к собственноручной (ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

КЭП нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или с ее контрагентами.

Подлинность КЭП должен подтверждать специальный документ – квалифицированный сертификат, который содержит ключ проверки. Структура сертификата определена Приказом ФСБ России от 27.12.2011 № 795.

Выдавать КЭП может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи России. Юрлица получают КЭП в инспекциях ФНС России, которые аккредитованы удостоверяющими центрами. Услуга бесплатна, но нужно оплатить токен, который можно приобрести в терминалах в самих инспекциях либо других магазинах (Приказ ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@).

Подпись выдают на юридическое лицо в лице его ЕИО. Сотрудники юридического лица должны получать ЭП лично на себя также в аккредитованных удостоверяющих центрах. Их адреса можно найти на сайте Минцифры.

Автор: ведущий юрист-консультант «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Ольга Чавкина