Чтобы не тратить время и ресурсы на обработку бумажных документов, внедрите КЭДО. Почему это выгодно, какие документы можно вести в электронном виде и как выбрать платформу для кадрового электронного документооборота ‒ рассказали в статье.
Переход на КЭДО для работодателей происходит в соответствии с законодательством Российской Федерации. В 2021 году приняли федеральные законы № 377-ФЗ и № 407-ФЗ. На основании этих законов внесли поправки в Трудовой кодекс РФ. С 22.11.2021 российские компании получили право официально перейти на КЭДО и действовать в рамках четко описанных регламентов и законов.
Почему бумажный документооборот – это сложно
Вот основные сложности в использовании бумажных носителей:
- большие затраты времени на разбор, в том числе потеря при доставке, возвращение на доработку;
- нарушение порядка и сроков предоставления бухгалтеру;
- ошибки и недочеты в оформлении;
- денежные затраты: расходы на бумагу и папки для архивации, краску для картриджей, топливо для автомобилей, курьерскую службу;
- изменение условий труда работников: появление удаленки или разъездного характера, что ведет к невозможности или сложности подписания оригиналов.
Все вместе эти трудности увеличивают риск получить штраф за нарушения Трудового кодекса РФ.
Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)
КЭДО – это процесс оптимизации и реализации кадровых бумаг. Он включает их создание, визирование у руководителя, использование, сохранение всеми сторонами трудового договора документов, оформленных для исполнения должностных обязанностей в электронном формате, без повторения на бумаге. Переход на КЭДО решает проблемы бумажного кадрового документооборота и подчиняется тем же правилам, которые диктует трудовое законодательство для российского кадрового рынка: формирует, редактирует, регистрирует, организовывает согласование, отправляет, хранит документы.
КЭДО предназначен для компаний всех типов собственности: государственных, федеральных и национальных корпораций, малого бизнеса. Рукописные подписи заменяют цифровыми аналогами. Бумажный архив уходит в прошлое и переносится на серверы.
Почему компании выгодно внедрить КЭДО
1. Экономия времени работников. Не нужно писать, согласовывать, относить в службу персонала заявления и приказы. В режиме онлайн за 15 минут и несколько кликов работником и руководителем согласуются все заявления, приказы и прочее.
2. Доступность. Использовать КЭДО возможно с любого удобного устройства: телефона, планшета, ноутбука, компьютера. Нахождение работника при этом в офисе необязательно.
3. Снижение нагрузки на кадровую службу и руководителей в сфере кадрового документооборота.
4. Уменьшение расходов по статьям на закупку канцелярии, почтовые расходы, обслуживание офисной техники.
5. Улучшение HR-бренда работодателя. КЭДО – современное решение, которое показывает заботу компании о своих работниках, их комфорте. Возможность проводить наём в удаленном формате, без присутствия в офисе, позволяет быстро закрывать вакансии.
6. Безопасность. Этот критерий относится как к хранению бумаг, так и безопасности цифровых подписей.
Какими документами можно обмениваться в рамках КЭДО
Почти все кадровые документы в организации можно перевести и использовать в КЭДО:
- приказы о приеме, применении дисциплинарного взыскания, премировании, переводе на другую должность, изменении условий труда, предоставлении отпуска, простое или временном отстранении от выполнения должностных обязанностей, направлении в командировку;
- трудовой договор, в том числе срочный, и дополнительные соглашения к нему, уведомления об изменении условий трудового договора;
- договор о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности;
- ученический договор, в том числе на получение образования без отрыва или с отрывом от производства;
- ознакомление с локальными нормативными актами организации, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и премировании;
- заявление на отпуск (ежегодный, без сохранения заработной платы, дополнительный).
Исключения из системы ведения документооборота в отделе кадров в КЭДО составляют:
- распоряжение об увольнении работника; акт о несчастном случае на производстве;
- документы или листы ознакомления с отметкой и подписью об ознакомлении и прохождении инструктажей по охране труда;
- трудовая книжка (если сотрудником подано заявление о ее ведении в бумажной форме).
Как перейти на КЭДО в организации
Самое основное – создать и утвердить на уровне компании локальный нормативный акт о введении в организации новых правил документооборота. В современном формате организации бизнеса эта функция принадлежит уже не бухгалтеру, а менеджеру по кадрам или менеджеру по персоналу.
Акт принимают с учетом комментариев и согласования профсоюзной организации. Порядок устанавливает статья 372 Трудового кодекса РФ с целью снизить возможные ошибки и учесть мнение третьей стороны.
Принятый локальный нормативный акт должен содержать:
- сроки перевода на КЭДО;
- срок оповещения работников об отказе использовать бумажные версии;
- список должностей работников, в отношении которых будет осуществляться КЭДО;
- информацию об информационной платформе, на которой работодатель будет проводить КЭДО;
- особенности получения и использования доступа к программе как работодателя, так и работников;
- список документов, которые переводятся в цифровой формат;
- описание случаев, когда допускается задвоение и ведение кадровых документов на бумажном носителе.
Как уведомить работников о переходе на КЭДО
Работодатель обязан уведомить всех работников о переходе на взаимодействие с организацией через КЭДО и праве работника согласиться или отказаться от такого взаимодействия. Согласие нужно получить в письменном виде. Делается это посредством специального уведомления, форма которого предусматривает визу согласия работника.
Сроки и особенности уведомления работников определяют в локальном нормативном акте, который к дате вручения уведомления уже должен быть принят и согласован. Дата перехода на ЭДО в компании должна быть не раньше даты информирования работников. Уведомления вручаются не только действующим работникам, но и вновь принимаемым. Исключение составляют те, у кого при приеме после 31.12.2021 нет трудового стажа. К таким работникам автоматически применяется КЭДО.
Запись вебинара «Как организовать кадровый ЭДО в компании и подключить сервис 1С:Кабинет сотрудника»
Что если работник отказался переходить на КЭДО
Если у работника отсутствует письменное согласие на использование КЭДО, автоматически считается, что он отказался от КЭДО. В дальнейшем для него возможно или остаться на бумажном варианте кадровых документов или выразить согласие на использование КЭДО позже. Отказ соискателя или действующего работника подписать уведомление на переход на КЭДО не является причиной для увольнения или непринятия соискателя на работу. При поступлении от такого работника запроса на предоставление копий или оригиналов документов, касающихся его трудового договора, работодатель должен предоставить их в бумажном виде.
Какую КЭДО-платформу выбрать
Выбор автоматизированной программы для ведения делопроизводства очень важен. К моменту внедрения программа должна быть установлена и настроена под параметры компании, работать без ошибок.
Обмен документами через e-mail или мессенджеры с точки зрения законодательства не является КЭДО. Нужен специально разработанный и безопасный сервис, информация о котором вносится в локальный нормативный акт.
Выбирая программу для КЭДО, лучше ориентироваться на цели компании, в том числе на финансовые затраты. Но стандартно нужно обратить внимание на:
- простой и понятный интерфейс, возможность использовать готовые и заливать новые шаблоны;
- совместимость системы с уже установленными программами компании;
- возможность доработки с учетом пожеланий заказчика;
- использование различных устройств для установки приложения;
- сервисное обслуживание и удаленную поддержку пользователей;
- использование трех видов цифровых подписей (УКЭП, УНЭП, ПЭП);
- архивные возможности и решения (и на облачные сервисы);
- безопасность и сохранность данных.
Цифровые подписи
Для подписания КЭДО нужно обеспечить работающих цифровыми подписями. Основы их предоставления и использования описаны в Федеральном законе № 63-ФЗ.
Усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) используют для руководителей компании и кадровиков. Ее получают платно, через удостоверяющий центр.
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) выпускается для всех работников. Выпуск платный, но пройти идентификацию личности возможно без посещения центра. Простая электронная подпись (ПЭП) также используется для линейных работников, она бесплатная, идентификация не требуется, но в этом главный недостаток. Доказать факт подписания с помощью ПЭП невозможно, так как она не оставляет цифровой след.
Сервис 1С для перехода на КЭДО
Сервис 1С:Кабинет сотрудника сформирован на основе базы 1С и представляет собой личный кабинет работника и руководителя. Доступ возможен как через мобильные приложения, так и через браузер. В скаченном формате приложение занимает мало места на диске, карте памяти. Для кадровых работников функционал предусмотрен в установленных на компьютерах продуктах 1С.
Сервис совместим со всеми продуктами 1С и сохраняет все существующие процессы кадрового документооборота в компании. Дублировать выполняемые функции на других порталах и в дополнительных программах не нужно.
Приложение работает в системах 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0; 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3; 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3; 1С:ERP. Управление предприятием 2; 1С:ERP. Управление холдингом; 1С:Комплексная автоматизация 2; 1С:Фреш.
В привычном интерфейсе дополнительно появится архив кадровых документов; станет возможной отправка работнику форм из печатных шаблонов; появится функция внесения новых, не добавленных в базу, документов (ЛНА, приказов, инструкций, договоров и т. д.).
Специальное обучение использования 1С:Кабинет сотрудника не нужно, все дополнительные функции встроятся в существующую платформу.
Сервис можно протестировать еще до покупки в течение 45 дней. Для этого оставьте заявку на этой странице или по номеру +7 (499) 956-21-70.
