Как перенести отпуск на следующий год по инициативе работника: оформление и расчеты

График отпусков готовят заранее. Часто работники ставят примерные даты, а потом просят их перенести на следующий год. Тогда-то и возникают риски для работодателя. Из статьи узнаете, можно ли отказать работнику в переносе ежегодного отпуска, в каких случаях переносить отпуск нельзя, как внести изменения в график отпусков и что происходит с рабочим годом.

В этой статье:

Можно ли отказать работнику в переносе ежегодного отпуска по графику

В каких случаях переносить отпуск нельзя и какие риски могут возникнуть при переносе

Как оформить перенос отпуска по инициативе работника

Как внести изменения в график отпусков

Как внести запись в личную карточку по форме № Т-2

Как перенести отпуск по другим причинам

Можно ли отказать работнику в переносе ежегодного отпуска по графику

В большинстве случаев работодатель вправе ответить отказом на заявление работника перенести ежегодный отпуск, запланированный в графике отпусков. Ведь график отпусков — обязательный к исполнению документ как для работодателя, так и для работника. Но есть три случая, когда отказать работнику нельзя.

Случай 1. Работодатель не выплатил отпускные. То есть работник написал заявление о переносе, так как работодатель не выплатил ему отпускные минимум за три календарных дня до начала отпуска или не предупредил его об отпуске минимум за две недели до его начала. Новый срок отпуска согласовываете с работником (ч. 2 ст. 124, ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Случай 2. Обратился работник, которому работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное для него время. Например, это работник с тремя или более детьми, которым нет еще 18 лет, а самому младшему из них не исполнилось 14 лет. Или беременная работница просит предоставить ей ежегодный отпуск перед декретом, непосредственно после него (ст. 260, 262.2 ТК РФ).

По мнению Минтруда России, в отношении работников, которые вправе использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, вы вправе установить разумный срок для подачи заявления. Это позволит своевременно оплатить такие отпуска и не допустить нарушений прав работников. Период отпуска, конкретная дата определяются по желанию работника (Письмо от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439).

Случай 3. Право есть в локальном акте. То есть в локальном нормативном акте предусмотрен случай обязательного переноса ежегодного отпуска по инициативе работника. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка или положении об отпусках (абз. 1, 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В каких случаях переносить отпуск нельзя и какие риски могут возникнуть при переносе

Переносить ежегодный оплачиваемый отпуск на следующий рабочий год работника нельзя в двух случаях (ч. 4 ст. 124 ТК РФ):

1. когда не предоставляли ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд;
2. когда не предоставляли ежегодный оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда.

Если такие работники просят перенести отпуск на следующий рабочий год — откажите им. Иначе есть риски нарушить требования трудового законодательства и получить административный штраф.

Как оформить перенос отпуска по инициативе работника

Порядок оформления переноса отпуска на другой срок по инициативе работника законодательством не определен. Рекомендуем действовать в следующем порядке: на основании заявления работника издать приказ, затем внести изменения в график отпусков и при необходимости в личную карточку работника.

Заявление работника о переносе ежегодного отпуска по его инициативе

Заявление работник составляет в произвольной форме — нормативно утвержденной нет. В заявлении он обычно указывает: свои Ф.И.О., должность, структурное подразделение, количество дней отпуска, которые просит перенести, причину переноса, желаемые даты отпуска и дату подачи заявления. Проверьте, чтобы работник подписал заявление. На необходимость наличия заявления для согласования новых дат отпуска указывает Роструд (Письмо Роструда от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1).

Образец заполнения заявления о переносе ежегодного отпуска

Законодательством не предусмотрен срок, до истечения которого работник может обратиться с заявлением о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика отпусков. По нашему мнению, работнику следует подать его заблаговременно, например не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это необходимо, чтобы работодатель успел выплатить отпускные не позднее чем за три дня до его начала. При необходимости можно попросить работника приложить к заявлению подтверждающие документы, если он относится к тем, кому нельзя отказать перенести ежегодный отпуск.

Приказ о переносе ежегодного отпуска по заявлению работника

Приказ о переносе ежегодного отпуска по заявлению работника законом не предусмотрен. Рекомендуется его издать, если работник попросил перенести ежегодный отпуск уже после того, как работодатель оформил приказ на такой отпуск. Форма приказа произвольная, так как нормативно установленная не предусмотрена. В приказе необходимо указать основание переноса отпуска, например заявление работника, новую дату отпуска и количество его дней, поручение ответственным работникам, например специалисту по кадрам, внести изменения в график отпусков. Ознакомьте с приказом под подпись упомянутых в нем лиц.

Образец заполнения приказа о переносе ежегодного отпуска по заявлению работника

Альтернативный вариант: можете вместо приказа о переносе отпуска составить в произвольной форме приказ об отмене ранее изданного приказа на отпуск, после чего оформить новый приказ о предоставлении работнику ежегодного отпуска.

Образец заполнения приказа об отмене ежегодного отпуска

Есть мнение, что приказ о переносе отпуска по инициативе работника обязателен. Это не так. Как мы уже отметили, такой приказ законом не предусмотрен и можно перенос отпуска оформить другими приказами. Более того, законом в принципе не предусмотрено, что уход работника в ежегодный оплачиваемый отпуск нужно оформлять приказом, просто так принято на практике. Поэтому, если у работодателя предусмотрено оформление приказов об отпусках и такой приказ не был оформлен до того, как было принято решение о переносе отпуска, можно сразу оформить приказ о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска с учетом нового срока. Это распространенная практика.

Как внести изменения в график отпусков

Если работодатель использует график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в графе 8 укажите реквизиты приказа о переносе отпуска или приказа об отмене отпуска, а в графе 9 — дату начала предполагаемого отпуска. Далее могут быть нюансы в зависимости от того, в том же календарном году или следующем работник отгуляет отпуск.

Если отпуск будет отгулян в том же календарном году, на который составлен график, то дополнительно в графе 7 зафиксируйте фактическую дату его начала. Это возможно, если новый рабочий год работника, на который переносится отпуск, начнется в текущем календарном году. Как правило, рабочий год работника не совпадает с календарным годом.

Если отпуск будет отгулян в следующем календарном году, его нужно будет запланировать при составлении графика отпусков на следующий календарный год. Укажите новую дату в графе 6 «Дата запланированная».

Образец заполнения графика отпусков при переносе отпуска. Унифицированная форма № Т-7

Путеводитель по кадровым вопросам. График отпусков

Как внести запись в личную карточку по форме № Т-2

Порядок нормативно не установлен. Если на момент переноса отпуска в разделе VIII «Отпуск» личной карточки по форме № Т-2 внесена информация об отпуске, который переносите, то рекомендуем зачеркнуть неверные данные и указать новые, так как в дальнейшем могут возникнуть неточности при подсчете неиспользованных дней отпуска.

Если же сведения об отпуске еще не указали в личной карточке — нет необходимости фиксировать, что отпуск перенесен. Сразу укажите информацию по новому отпуску.

Образец заполнения личной карточки работника при переносе ежегодного основного оплачиваемого отпуска на другой срок. Унифицированная форма № Т-2

Важно

Работника необходимо предупреждать о времени начала отпуска под подпись минимум за две недели. Исключений из этого правила для случаев, когда ежегодный отпуск перенесен, законом не предусмотрено. Поэтому работодатель обязан предупредить работника о времени начала перенесенного отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как перенести отпуск по другим причинам

Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска по любому основанию

Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска на другой срок по инициативе работника

Готовое решение: Как перенести ежегодный отпуск работника в связи с производственной необходимостью

Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска на следующий год по инициативе работодателя

Готовое решение: Как перенести ежегодный отпуск в связи с больничным работника

Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска работника по семейным обстоятельствам

Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Путеводитель по кадровым вопросам. Предоставление отпуска руководителю