Работник может использовать личный транспорт для служебных целей, тогда ему нужно компенсировать расходы, в том числе износ и ГСМ. А работодатель вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на эти расходы. Как оформить компенсацию, чтобы налоговая не признала выплату зарплатой и не доначислила НДФЛ — рассказали в статье.
Как определить размер компенсации
Размер компенсации договаривающиеся стороны определяют самостоятельно. Для этого оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 188 ТК РФ).
Готовые формы дополнительных соглашений в КонсультантПлюс
Скачать форму допсоглашенияоб использовании личного транспорта |
Скачать образец допсоглашенияоб использовании личного транспорта |
За время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).
Типовая ситуация: Компенсация за использование личного автомобиля: как оформить и учестьКакие документы оформить
Работнику нужно согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации, написать заявление на выплату и предоставить необходимые документы. На основании заявления работодатель оформляет приказ.
|  |
Скачать заявление работникао выплате компенсации в связис использованием личного имущества | Скачать приказ о возмещении расходов,связанных с использованием личногоавтомобиля в служебных целях |
Можно ли уменьшить налог на прибыль
В налоговом учете расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках можно относить к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но есть нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92(подп.11 п.1 ст. 264 НК РФ).
В 2023 году норма компенсации за использование личного автомобиля:
- для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно — 1 200 руб./мес.;
- для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб./мес.
Расходы, превышающие данные нормы, на выплату компенсации в налоговом учете по налогу на прибыль не учитывают (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Подтвердить расходы поездок для налогового учета можно документами:
- путевые листы, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ;
- журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки, подтверждающий производственный характер;
- отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости этой поездки;
- расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (чеки за техническое обслуживание и ГСМ);
- трудовой договор или соглашение к нему, должностная инструкция, подтверждающая разъездной характер работы сотрудника.
Необходимо иметь также копию паспорта транспортного средства.
Путеводитель. Какие затраты признаются расходами для налога на прибыльНДФЛ и взносы
НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (Письмо Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).
Внимание
Не нужно применять нормы из Постановления № 92 при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта. Данные нормы нужны только для налогового учета по налогу на прибыль и УСН.
Если компенсация будет необоснованно высокая, налоговики могут посчитать данную выплату за заработную плату и доначислять и НДФЛ, и взносы. Поэтому очень важно в бухгалтерии иметь все необходимые подтверждающие документы.
