Как составить письмо о задержке поставки товара с предложением перенести сроки

Условие о сроке поставки, которое стороны согласовали в договоре, не всегда получается исполнить из-за различных обстоятельств. Чтобы согласовать с контрагентом новые сроки, не потеряв при этом партнерские отношения, следует грамотно составить письмо о переносе сроков поставки. Как это сделать — читайте в статье.

Оформление письма о задержке поставки товара

Действующее законодательство не устанавливает требований к форме письма о задержке поставки товара от поставщика, поэтому его можно составить в произвольном виде. Если у вашей организации разработан фирменный бланк с указанием реквизитов, составьте письмо на этом бланке.

При оформлении письма о задержке поставки рекомендуем применять следующие правила:

1. для подготовки уведомления покупателя о переносе сроков поставки необходимо использовать шрифт Times New Roman размером 12 или 14;
2. размещать текст на странице необходимо путем выравнивания по ширине, с использованием абзацного отступа 1,25 см, через единичный межстрочный интервал.

Если письмо будет занимать несколько страниц, каждая страница должна быть пронумерована. Нумерация проставляется в нижнем поле документа посередине или справа.

Чтобы привлечь внимание контрагента к наиболее важным местам письма о переносе сроков поставки товара, указанные отрывки, предложения, абзацы можно выделить курсивом или жирным шрифтом. Однако мы не рекомендуем этим злоупотреблять, чтобы у получателя не возник зрительный дискомфорт при чтении вашего письма.

Справка

Правила для оформления документов содержит государственный стандарт
(ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»).

Применение указанных нехитрых правил позволит вам произвести благоприятное впечатление на покупателя и сформировать представление о себе как о серьезной, надежной и солидной организации.

Структура письма о задержке поставки товара

Условно письмо о переносе сроков поставки можно разделить на следующие части:

1) шапка письма;

2) вводная часть;

3) описательная часть;

4) заключительная часть.

Шапка письма о задержке поставки товара

В этой части следует указать наименование и реквизиты получателя и отправителя письма. Рекомендуем в реквизиты поставщика включить информацию о контактных номерах телефонов и адресах электронной почты уполномоченных представителей поставщика.

Дополнительно в шапке письма должны быть указаны исходящий номер и дата составления письма.

Чтобы придать письму более личный и дружественный тон, начать обращение к высшему должностному лицу контрагента надо со слов: «Уважаемый(-ая) __________________ (имя, отчество должностного лица)!».

Вводная часть письма о задержке поставки товара

В указанной части необходимо указать реквизиты договора, в рамках которого осуществляется поставка товара, предмет договора и ссылку на пункт договора, приложения к нему, в котором установлены сроки поставки.

Здесь вы можете использовать формулировку из нижеприведенного примера.

Пример

«__»_____________20__г. между _____________(наименование поставщика) и __________(наименование покупателя) заключен Договор поставки №__, в соответствии с которым ________________________________________(указать предмет договора поставки) (далее – Договор).

Согласно п.__ Договора сроки поставки товара составляют _________________.

Описательная часть письма о задержке поставки товара

В этой части письма вам необходимо указать сроки переноса поставки (новую дату поставки) и причины изменения сроков поставки, среди которых могут быть:

1) вы нарушили сроки из-за вашего поставщика (производителя);

2) вы нарушили сроки из-за перевозчика;

3) вы нарушили сроки из-за встречного нарушения обязанностей покупателем;

4) вы нарушили сроки из-за обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор).

От причины, по которой вы переносите сроки поставки, во многом зависит манера изложения письма, которую вам нужно будет использовать.

Вы нарушили сроки из-за вашего поставщика или перевозчика

Если причиной задержки поставки являются обстоятельства, которые не зависят от покупателя и не являются форс-мажором, рекомендуем придерживаться более мягкой и дружелюбной манеры. Вам необходимо убедить покупателя пойти вам навстречу и заключить дополнительное соглашение о переносе сроков поставки без применения к вам штрафных санкций. Если вы ранее работали с покупателем, в письме можно указать на предыдущий опыт вашего сотрудничества в качестве подтверждения вашей надежности как поставщика.

При обосновании переноса сроков поставки вы можете использовать следующие формулировки:

• «своевременное выполнение обязанностей — это один из основных принципов нашей деятельности»;
• «мы сделаем всё возможное, чтобы в кратчайшие сроки выполнить свои обязательства по поставке товара»;
• «в настоящий момент мы предпринимаем все необходимые меры, чтобы ускорить процесс поставки товара» и т. д.

Для того чтобы с большей долей вероятности расположить к себе покупателя, вам необходимо указать (при возможности), какие меры вы предпринимаете, чтобы надлежащим образом выполнить свои обязательства по поставке товара.

Вы нарушили сроки из-за действий или бездействия покупателя

В случае если причиной задержки явились действия (бездействие) покупателя, письмо о переносе сроков поставки необходимо изложить в более строгой и официальной манере, чтобы подчеркнуть вину покупателя и подтолкнуть покупателя к выполнению им встречных обязательств, препятствующих поставке товара в указанные в договоре сроки.

Вы нарушили сроки из-за форс-мажорных обстоятельств

Если причиной, по которой сроки поставки товара пришлось перенести, послужили обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор), в письмо необходимо включить ссылку на документы, подтверждающие наступление и продолжительность действия указанных обстоятельств. В большинстве случаев на практике этими документами являются заключения Торгово-промышленной палаты РФ или торгово-промышленных палат субъектов РФ. Перечень документов, подтверждающих наступление обстоятельств непреодолимой силы, может быть установлен в договоре поставки.

Заключительная часть письма о задержке поставки товара

В заключительной части письма можно предложить покупателю подписать дополнительное соглашение к договору поставки и указать новые сроки поставки товара. Проект дополнительного соглашения необходимо приложить к письму о задержке поставки или отправить покупателю отдельно в случае, если вы получите его согласие перенести сроки и заключить дополнительное соглашение.

В заключительной части уместно выразить надежду на понимание со стороны покупателя и благодарность покупателю за долгосрочное сотрудничество.

Письмо также должно содержать перечень приложений (материалов), которые подтверждают ваши аргументы, указанные в письме (копии писем ваших контрагентов, актов уполномоченных государственных органов, иных документов).