Примеры: проверяем налоговый статус сотрудника-резидента/нерезидента для целей НДФЛ

Ставка НДФЛ зависит от вида, размера дохода и статуса налогоплательщика —резидента или нет. Для заработной платы на июнь 2023 года, которую нужно выплатить в июле, нужно будет применить ставку 30%, а не 13%, если на дату выплаты дохода сотрудник утратит статус налогового резидента.

Кто такие резиденты и нерезиденты

Налоговый резидент — человек, который на дату получения дохода находится в РФ не меньше 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд (Письмо Минфина России от 27.07.2022 № 03-04-05/72454).

Нерезидент — человек, который на дату получения дохода находится в РФ меньше 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд.

Обратите внимание, что статус налогоплательщика от гражданства не зависит: гражданин РФ может быть нерезидентом РФ, а иностранец— резидентом.

Важно

Статус определяйте на дату получения дохода и окончательно — по итогам года (Письмо Минфина России от 27.07.2022 № 03-04-05/72454).

Различия ставки НДФЛ для резидентов и нерезидентов

Готовое решение: Какие лица признаются резидентами и нерезидентами для целей исчисления НДФЛ

Как определить статус налогоплательщика в целях исчисления НДФЛ

Чтобы определить статус физического лица — резидент или нерезидент, проделайте два шага.

1. Отсчитайте 12 месяцев назад от даты получения дохода

Отсчет необязательно можно производить с начала месяца (п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 226 НК РФ, письма Минфина России от 23.05.2018 № 03-04-06/34676, ФНС России от 06.09.2016 № ОА-3-17/4086).

Эти 12 месяцев являются расчетным периодом. Он может совпадать с календарным годом или приходиться на разные годы, то есть начинаться в одном и заканчиваться в другом календарном году. Главное, чтобы 12 месяцев шли последовательно друг за другом (п. 2 ст. 207 НК РФ, письма Минфина России от 25.01.2023 № 03-04-05/5555, от 27.07.2022 № 03-04-05/72454, от 22.01.2020 № 03-04-05/3343, УФНС России по г. Москве от 15.04.2021 № 20-21/055258@).

Пример расчета 12-месячного срока

Дата выплаты дохода налогоплательщику организацией — 30 июня 2023 г.

Расчетный период в этом случае — 12 месяцев, с 30 июня 2022 г. по 29 июня 2023 г. (включительно).

1. Посчитайте, сколько дней физлицо находилось в России в течение предыдущих 12 месяцев

Время, в течение которого лицо находится в России, следует рассчитывать в календарных днях. Необязательно, чтобы эти дни непрерывно следовали друг за другом (п. 2 ст. 207 НК РФ).

В расчет времени нахождения в РФ включаются:

• дни приезда лица в Россию и дни его отъезда из нее (письма Минфина России от 15.02.2022 № 03-04-06/10462, от 13.08.2019 № 03-04-05/61114, ФНС России от 24.04.2015 № ОА-3-17/1702@);
• время, когда человек находился за границей для краткосрочного лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ). Под краткосрочным понимается лечение (обучение) за границей менее шести месяцев. Ограничения по возрасту, видам учебных заведений, лечебных учреждений, заболеваний, по перечню зарубежных стран отсутствуют.

Не включают в расчет времени нахождения в РФ дни, когда физлицо находилось за границей в отпуске, загранкомандировке и пр. (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Пример расчета времени пребывания в России

15 марта 2023 г. организация выплатила работнику Иванову И.И. премию к юбилею. Для исчисления налога она определяет налоговый статус работника. 12 месяцев, предшествующих указанной дате, — это период с 15 марта 2022 г. по 14 марта 2023 г. включительно.

В обозначенный промежуток времени Иванов И.И. находился на территории РФ в следующие дни:

• с 15 марта по 9 мая 2022 г. — 56 дней;
• с 23 мая по 4 июля 2022 г. — 43 дня;
• с 26 июля 2022 г. по 10 января 2023 г. — 169 дней;
• с 26 января по 5 февраля 2023 г. — 11 дней;
• с 16 февраля по 5 марта 2023 г. — 18 дней.

За рубежом Иванов И.И. находился в следующие даты:

• с 10 по 22 мая 2022 г. (отпуск) — 13 дней;
• с 5 по 25 июля 2022 г. (командировка) — 21 день;
• с 11 по 25 января 2023 г. (отпуск) — 15 дней;
• с 6 по 15 февраля 2023 г. (краткосрочное лечение) — 10 дней;
• с 6 по 14 марта 2023 г. (командировка) — 9 дней.

Краткосрочное лечение за рубежом (10 дней) не прерывает период фактического нахождения в РФ. Следовательно, количество календарных дней нахождения:

• на территории РФ — 307 дней;
• за рубежом — 58 дней.

Таким образом, в течение 12 последовательных месяцев — с 15 марта 2022 г. по 14 марта 2023 г. включительно — Иванов И.И. находился в РФ более 183 дней. Следовательно, на дату получения дохода 15 марта 2023 г. он налоговый резидент РФ.

Какие документы подтверждают налоговое резидентство физлица

Документы, подтверждающие статус резидента, нужны иностранцам и россиянам, часто выезжающим за границу.

Это могут быть:

• копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
• миграционная карта;
• табель учета рабочего времени;
• другие документы, подтверждающие нахождение работника в России (письма Минфина России от 21.04.2020 № 03-04-05/31921, ФНС России от 22.05.2018 № БС-4-11/9701@).

Как пересчитать НДФЛ, если работник стал нерезидентом

По общему правилу, если работник на дату получения дохода стал нерезидентом, удержанный ранее в текущем году налог нужно пересчитать.

Если есть вероятность, что до конца года работник может снова стать резидентом, сразу пересчитывать налог не нужно. Например, если работник перестал быть резидентом в марте, но есть вероятность, что в течение года он снова может стать резидентом в связи с предстоящим возвращением в РФ. В этом случае пересчитайте налог, когда статус работника больше не сможет измениться, то есть работник в текущем году уже находится за пределами России больше 183 календарных дней (Письмо Минфина России от 03.10.2013 № 03-04-05/41061).

Порядок пересчета налога

Когда работник стал нерезидентом, исчислите НДФЛ отдельно с каждого выплаченного с начала года дохода по ставке 30 %. Иные ставки предусмотрены Налоговым кодексом РФ для отдельных категорий нерезидентов, в том числе по отдельным видам доходов (п. 3.1 ст. 224 НК РФ).

Например, оплата труда нерезидентов — высококвалифицированных специалистов облагается по ставке 13 % (15 % — с суммы соответствующих доходов за налоговый период более 5 млн руб.). Кроме того, специальные ставки могут быть предусмотрены международными договорами (ст. 7 НК РФ).

При этом помните, что суммы дохода уменьшать на вычеты по НДФЛ не нужно, так как нерезидентам вычеты не положены (п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ).

Далее определите сумму НДФЛ, которую вы не до конца удержали из-за пересчета по ставке 30 %.

Пример пересчета НДФЛ, когда работник стал нерезидентом

С января по август работнику начисляли зарплату и средний заработок за время нахождения в долгосрочной зарубежной командировке в одинаковом размере 35 000 руб., с которых удерживали НДФЛ по ставке 13 %. У работника есть один ребенок, поэтому ему предоставляли стандартный вычет в размере 1 400 руб.

За восемь месяцев сумма удержанного налога составила: 34 944 руб.

(((35 000 руб. x 8 мес.) - (1 400 руб. x 8 мес.)) x 13 %).

На дату выплаты дохода за сентябрь (5 октября) работник утратил статус резидента РФ и до конца года останется нерезидентом.

Средний заработок за сентябрь и выплаты за последующие месяцы нужно облагать НДФЛ по ставке 30 %.

На 5 октября НДФЛ за январь ‒ август следует пересчитать в следующем порядке (для наглядности приведены только выплаты, рассматриваемые в примере).

1. Посчитать налоговую базу отдельно по каждой выплате без вычетов и применить ставку 30 %:

• январь — 10 500 руб. (35 000 x 30 %);
• февраль — 10 500 руб. (35 000 x 30 %);
• март — 10 500 руб. (35 000 x 30 %);
• апрель — 10 500 руб. (35 000 x 30 %);
• май — 10 500 руб. (35 000 x 30 %);
• июнь — 10 500 руб. (35 000 x 30 %);
• июль — 10 500 руб. (35 000 x 30 %);
• август — 10 500 руб. (35 000 x 30 %).

2. Определить сумму недоудержанного НДФЛ:

• (10 500 руб. x 8) - 34 944 руб. = 49 056 руб.;
• педоудержанный НДФЛ = 49 056 руб.

Сумму недоудержанного НДФЛ нужно удерживать из последующих выплат работнику, начиная с ближайшей. А если до конца года полностью удержать такой налог не получилось, налоговый агент должен сообщить об этом налоговому органу и работнику (пп. 4, 5 ст. 226 НК РФ).

Невыполнение этой обязанности влечет штраф для налогового агента в размере 200 руб. за каждое непредставленное сообщение, а для руководителя организации — от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Далее рассмотрим обратную ситуацию.

Как пересчитать НДФЛ, если работник стал резидентом

По общему правилу если работник-нерезидент стал резидентом РФ, то налог в отношении него нужно пересчитать по ставке, предусмотренной налоговым законодательством. В этом случае можно применить вычеты (п. 1 ст. 224 НК РФ, пп. 2.3, 3, 6 ст. 210 НК РФ).

Пересчитать налог следует с месяца, в котором число дней пребывания работника в РФ в текущем налоговом периоде превысило 183 (Письмо Минфина России от 27.02.2018 № 03-04-06/12086).

Соответственно, расчет 6-НДФЛ по доходам работника, который из нерезидента стал резидентом, выплаченным до дня, когда время пребывания его в РФ в текущем году составило 183 дня, будет содержать сведения о его доходах, с которых налог исчислен по ставке 30 % до смены статуса и по ставке, предусмотренной п. 1 ст. 224 НК РФ после смены статуса.

После того как число дней пребывания работника в РФ в текущем налоговом периоде превысит 183 дня, налог за месяцы до смены статуса вы пересчитаете по ставке, предусмотренной п. 1 ст. 224 НК РФ.

Зарплата и НДФЛ резидента и нерезидента: в чем отличия

Порядок пересчета налога

Во-первых, рассчитайте налоговые базы на дату получения дохода нарастающим итогом. У налоговых резидентов они облагаются по ставке, предусмотренной п. 1 ст. 224 НК РФ. Каждую из налоговых баз нужно рассчитывать отдельно (п. 2.1 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ, п. 3 ст. 2 Федерального закона от 23.11.2020 № 372-ФЗ).

Далее уменьшите базы на сумму соответствующих вычетов при условии, что работник имеет на них право и представил необходимые документы (пп. 2.3, 3, 6 ст. 210 НК РФ).

Во-вторых, рассчитайте НДФЛ по каждой из баз по ставке 13 % (не более 5 млн руб. за налоговый период) или по ставке 15 % (с суммы превышения над этим лимитом) (п. 1 ст. 224 НК РФ, п. 3 ст. 2 Федерального закона от 23.11.2020 № 372-ФЗ).

И, наконец, определите сумму переплаты по НДФЛ (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Пример пересчета НДФЛ, когда работник стал резидентом

С января по июнь работнику-нерезиденту начислялась зарплата в размере 35 000 руб. в месяц, с которой удерживался НДФЛ по ставке 30 %. За шесть месяцев сумма удержанного налога составила 63 000 руб. (35 000 руб. x 30 % x 6 мес.).

На дату выплаты зарплаты за июль (8 августа) работник стал налоговым резидентом РФ. У работника есть ребенок, и поэтому он заявил стандартный вычет в размере 1 400 руб. в месяц.

На 8 августа НДФЛ нужно пересчитать в следующем порядке:

1.налоговую базу рассчитать нарастающим итогом за семь месяцев (с 1 января по 31 июля включительно): (35 000 руб. x 7 мес.) - (1 400 руб. x 7 мес.) = 245 000 руб. - 9 800 руб. = 235 200 руб.

Налоговая база = 235 200 руб.;

2. рассчитать налог по ставке 13 %: 235 200 руб. x 13 % = 30 576 руб.

НДФЛ = 30 576 руб.;

3. определить сумму переплаты по НДФЛ: 63 000 руб. - 30 576 руб. = 32 424 руб.

Сумма переплаты по НДФЛ = 32 424 руб.

Сумма переплаты по налогу формирует положительное сальдо ЕНС (п. 3 ст. 11.3 НК РФ).

Нужно ли возвращать НДФЛ нерезиденту, который стал налоговым резидентом

Работнику нужно самому обратиться в инспекцию за возвратом налога по окончании года (п. 1.1 ст. 231 НК РФ).

Налоговый агент должен отразить переплату по НДФЛ в Приложении 1 к справке о доходах и суммах налога физического лица (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 5.5 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Кроме того, нужно сообщить работнику, что у него имеется переплата по НДФЛ. Форма такого сообщения и сроки НК РФ не установлены. Рекомендуем сделать это в письменной форме сразу по окончании года, чтобы работник смог быстрее обратиться в налоговый орган за возвратом. Вместе с сообщением рекомендуем выдать работнику справку. Она понадобится ему для заполнения декларации.