Сотрудник заболел до или во время отпуска: как быть

Не все отпуска проходят гладко: сотрудник может попасть на больничный до отпуска или во время него. Отпуск нужно будет продлить или перенести. Оплачивать ли больничный, как быть с выплаченными отпускными, что делать, если после отпуска работник увольняется — рассказали в статье.

Что делать, если сотрудник заболел во время или накануне отпуска

Работник может заболеть накануне отпуска либо уже в отпуске.

Если работник заболел накануне отпуска

Допустим, работник взял больничный накануне ежегодного отпуска и этот больничный продлится на время отпуска. Отпуск придется продлить или перенести на количество дней больничного. Отказать работнику продлевать или переносить отпуск, если он имеет на это право, нельзя. Но при переносе отпуска новый его срок определите сами с учетом пожеланий работника. Если же работник закрыл больничный до отпуска, продлевать или переносить отпуск не нужно.

Если работник заболел во время отпуска

Отпуск, во время которого работник был на больничном, продлевают или переносят на другой срок, в зависимости от ситуации.

1. Если работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, он имеет право на пособие по временной нетрудоспособности. Оплачиваются все календарные дни болезни, в том числе совпадающие с периодом ежегодного отпуска (ч. 1 ст. 183 ТК РФ, ч. 8 ст. 6, п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ, Письмо ФСС РФ от 29.07.2021 № 02-08-01/13-02-12028л).
2. Если период нетрудоспособности работника пришелся на время отпуска без сохранения заработной платы, то пособие не назначают. Больничный лист формируют только со дня окончания данного отпуска, если временная нетрудоспособность продолжается (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ, п. 29 Порядка формирования листков нетрудоспособности).
3. Не оплачивают дни нетрудоспособности, приходящиеся на период учебного отпуска. Ведь болезнь работника в период учебного отпуска не приводит к утрате заработка, то есть страховой случай не наступает. Дни нетрудоспособности работника до и после учебного отпуска оплачивают как обычно (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ).
4. Учебный отпуск следует оплачивать во время больничного в обычном порядке: в размере среднего заработка (ст. 173, 174 ТК РФ).
5. Если работник заболел или получил травму во время отпуска с последующим увольнением, больничный лист оплачивают за все календарные дни болезни (ч. 2 ст. 5, ч. 8 ст. 6 Закона № 255-ФЗ).
6. Поскольку днем увольнения считается последний день отпуска, а не день, предшествующий первому дню отпуска, пособие рассчитывают по общим правилам. Норма ч. 2 ст. 7 Закона № 255-ФЗ о выплате пособия в размере 60 % среднего заработка в данном случае не применяется. Продлевать отпуск на число дней болезни работника не нужно (ч. 2 ст. 127 ТК РФ, Определение Верховного Суда РФ от 23.11.2015 № 34-КГ15-13, Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
7. Если период, когда работник ухаживал за больным членом семьи, пришелся на ежегодный отпуск, больничный лист не формируют, а пособие не назначают (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ, п. 49 Порядка формирования листков нетрудоспособности).
8. На период дней ухода за ребенком, которые пришлись на ежегодный отпуск, пособие не назначается и больничный лист не формируется. Больничный формируется со дня, когда сотрудник должен приступить к работе, если ребенок продолжает нуждаться в уходе (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ, п. 50 Порядка формирования листков нетрудоспособности).

Вам надо оплатить первые три календарных дня больничного только в случае болезни или травмы работника, кроме травмы на производстве и профзаболевания. За остальные дни, начиная с четвертого дня нетрудоспособности, больничный лист оплачивает СФР (п. 1 ч. 2 ст. 3, п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона № 255-ФЗ, подп. 1 п. 1 ст. 8, п. 7 ст. 15 Закона № 125-ФЗ, п. 6 ст. 2 Федерального закона от 14.07.2022 № 236-ФЗ).

Типовая ситуация: Больничный в отпуске: оплата, продление и перенос

Продлевать ли ежегодный отпуск, если на его период пришлись дни больничного

Ответ на этот вопрос зависит от обстоятельств. Продлите ежегодный отпуск работника на основании листка нетрудоспособности на количество календарных дней болезни, приходящихся на период отпуска, или перенесите эти дни отпуска на другой срок. При этом учитывайте пожелания работника.

Праздники

На нерабочие праздничные дни в периоде нетрудоспособности по больничному листу отпуск не продлевают. Ведь эти дни не включаются в число календарных дней отпуска.

Выходные

На выходные дни отпуска, в которые работник болел, отпуск надо продлить. Ведь выходные дни включаются в число дней отпуска наравне с рабочими днями. Срок, на который переносятся дни ежегодного оплачиваемого отпуска, вы определяете сами. Но нужно учесть пожелания работника. Уже выплаченную сумму отпускных зачтите в счет выплат, причитающихся работнику в будущем. Рассчитывайте пособие по больничному листу, который пришелся на время ежегодного отпуска работника, в общем порядке (ч. 1 ст. 120, ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Пример. Расчет больничного листа во время ежегодного отпуска

Ершову В.П. предоставили очередной отпуск на 8 календарных дней — с 7 по 15 июня 2023 г. 12 июня – нерабочий праздничный день, в число дней отпуска не включается. С 9 по 16 июня он был на больничном — восемь календарных дней, включая 12 июня. Стаж работника — 12 лет. Средний дневной заработок с учетом его минимального и максимального значений — 1 290 руб.

Пособие по временной нетрудоспособности работника за восемь календарных дней больничного, включая 12 июня, составит 10 320 руб. (1 290 руб. x 100 % x 8 дн.).

Размер пособия соответствует установленным лимитам. Праздничный день 12 июня в дни отпуска не включают. На дни отпуска приходится шесть дней больничного — 9, 10, 11, 13, 14, 15 июня. Если решено продлить отпуск, а не перенести, то это будет период с 17 по 22 июня 2022 г. Выйти на работу Ершов В.П. должен 23 июня.

Отпуск по уходу за ребенком

Если работник во время отпуска взял больничный по уходу за ребенком, в том числе ребенком-инвалидом, отпуск не продлевают. Продлить отпуск в такой ситуации нужно, только если это предусмотрено вашим локальным нормативным актом (абз. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ, подп. «а» п. 17 Правил об очередных и дополнительных отпусках, Письма Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1, Минтруда России от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522, от 26.10.2018 № 14-2/ООГ-8536).

Готовое решение: Что делать, если больничный лист работника пришелся на дни его отпуска

Как быть с НДФЛ и взносами

Если отпуск продлевают. Отпускные не пересчитывайте. НДФЛ и взносы корректировать не нужно. Вам остается только удержать НДФЛ с суммы рассчитанного пособия по временной нетрудоспособности.

Если отпуск переносят. Отпускные придется пересчитать, соответственно уменьшить НДФЛ с отпускных.

Также нужно скорректировать взносы.

Проводки

Если сотруднику уже выплатили отпускные и при этом он решил перенести часть отпуска, то попросите его вернуть излишне перечисленную сумму в кассу. Также отпускные за неиспользованные дни можно зачесть в счет других выплат работнику.

Полезные материалы по теме

Готовое решение: Как отразить различные выплаты в расчете 6-НДФЛ

Вопрос: Как отразить в учете работодателя перерасчет переплаченных отпускных?

Готовое решение: Как отразить различные выплаты в расчете 6-НДФЛ

Готовое решение: Как перенести ежегодный отпуск в связи с больничным работника

Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Готовое решение: Что делать, если работник взял больничный накануне ежегодного отпуска

Типовая ситуация: Больничный в отпуске: оплата, продление и перенос