Этап 1. Определите расчетный период
Чтобы определить сумму отпускных, необходимо взять 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
Пример
Если отпуск начнется в июле 2024 года, то расчетный период будет с 1 июля 2023 года по 30 июня 2024 года.
В случае, если нужно рассчитать отпускные за период, в течение которого не было начислений заработной платы или отработанных дней (к примеру, в случае длительного отпуска по беременности и родам, а затем отпуска по уходу за ребенком), средний заработок рассчитывается на основе заработной платы за последние 12 месяцев перед началом расчетного периода.
Важно учитывать, что из расчетного периода необходимо исключить дни, когда сотрудник находился на больничном, в командировке, или другие дни, когда он был в отпуске.
Этап 2. Рассчитайте среднедневной заработок
Чтобы рассчитать среднедневной заработок, необходимо использовать среднемесячное число календарных дней, равное 29,3. Среднедневной заработок для расчета отпуска в календарных днях можно рассчитать следующим образом: возьмем заработок сотрудника за расчетный период и разделим его на количество месяцев в году — на 12, а затем разделим полученную сумму на количество дней в месяце — в среднем 29,3 дня. Пример мы расписали в таблице для удобства.
Пример расчета среднего заработка для оплаты отпуска в календарных днях, если расчетный период отработан полностью
| Ежегодный оплачиваемый отпуск | 7 календарных дней, с 1 по 7 июля |
| Расчетный период | С 1 июля 2023 года по 30 июня 2024 года |
| Общий заработок за расчетный период | 800 000 руб. |
| Среднедневной заработок Ионова Н. И. | 2 275,31 руб. за каждый день отпуска |
Если сотрудник отсутствовал в течение расчетного периода по причине болезни или командировки, среднедневной заработок можно рассчитать следующим образом:
- среднедневной заработок = заработок за расчетный период / (29,3 × количество полностью отработанных месяцев + количество дней в неполностью отработанных месяцах);
- количество дней в не полностью отработанных месяцах можно определить, разделив 29,3 на количество календарных дней в месяце, и умножить на количество отработанных дней в месяце.
Рассмотрим пример расчета среднего заработка для оплаты ежегодного отпуска в календарных днях, если расчетный период был не полностью отработан, его мы также оформили в таблицу.
Пример расчета среднего заработка для оплаты ежегодного отпуска в календарных днях, если расчетный период был не полностью отработан
Ежегодный оплачиваемый отпуск | 14 календарных дней, с 1 по 14 июня |
Общий заработок за расчетный период | 630 000 руб. |
Работник находился на больничном | С 11 по 16 октября 2023 года |
Всего в октябре 2023 года Морозов Е. Г. отработал календарных дней | 22,68 = 29,3 дн. / 31 день × 24 дн. |
Средний дневной заработок менеджера | 1 826,19 руб. = 630 000 руб. / 29,3 дн. × 11 мес. + 22,68 дн. |
Для сотрудников, работающих сезонно и получающих ежегодный отпуск в рабочие дни, установлен специальный порядок расчета среднедневного заработка. Определение среднедневного заработка происходит следующим образом: делится заработок за расчетный период на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
Этап 3. Определите итоговую сумму отпускных
Для определения итоговой суммы отпускных используется формула: сумма отпускных равна среднедневному заработку, умноженному на количество дней отпуска.
Пример
При отпуске продолжительностью 14 дней и итоговой сумме отпускных Морозова Е. Г. в размере 1 826,19 руб. итоговая сумма отпускных составляет: 25 566,66 руб. = 826,19 руб. х 14 дн.
Отпускные облагают НДФЛ в общем порядке. На руки выдают сумму отпускных уже за минусом налога. Срок уплаты НДФЛ с отпускных не отличается от обычного. Отпускные также облагают страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ. Страховые взносы с отпускных рассчитывают без особенностей в обычном порядке и включают в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены. При этом дата выплаты значения не имеет.
Внимание
В случае повышения оклада в расчетный период средний заработок работника следует проиндексировать.
Этап 4. Выплатите отпускные
Согласно нормам отечественного законодательства отпускные следует выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. В случае, если день выплаты отпускных приходится на выходной или праздничный день, работодатель должен произвести выплату накануне этого дня.
Пример
Бухгалтер Иванова Н. А. согласно графику отпусков уходит в отпуск с понедельника 10.06.2024. В таком случае отпускные необходимо выплатить не позднее четверга 06.06.2024.
Также рассмотрим пример расчета срока выплаты отпускных, если день выплаты пришелся на выходной.
Пример
Кладовщик Сергеев А. Н. уходит в отпуск в среду 10.07.2024, отпускные в данном случае необходимо выплатить в пятницу 05.07.2024, так как до начала отпуска останется три календарных дня, а последний день выплаты выпадает на 06.07.2024. По графику работы 06.07.2024 является выходным днем, соответственно, отпускные необходимо выплатить не позднее чем в пятницу 05.07.2024.
Этап 5. Пересчитайте отпускные
Бываю случаи, когда уже полученные на руки сотрудником отпускные приходится пересчитать, к таким случаям относятся:
- отзыв из отпуска сотрудника по его согласию;
- изменение оклада и увеличение минимального размера оплаты труда;
- выплата годовой премии уже после того, как сотрудник получил отпускные на руки;
- наступление болезни и ухода на больничный во время отпуска;
- при допущении бухгалтером счетной ошибки.
