Сервис 1С-Электронный документооборот (1С-ЭДО): что это и как работает

Всё популярнее становятся безбумажные технологии работы. Расскажем в этой статье о популярной системе электронного документооборота 1С-ЭДО. Сервис 1С-ЭДО входит в состав большинства типовых программных продуктов 1С и позволяет обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в электронном виде.

Преимущества электронного документооборота в сравнении с обменом документами в бумажном виде:

1. ЭДО надёжнее бумажных документов.

Что может случиться с бумагой: износ со временем, пожар, соседи сверху затопили и прочее. От подобного ЭД спасает резервное копирование: на портативный носитель, в облачное хранилище (специальный сервис, который предлагает 1С), на другой компьютер. Скопировали и спите спокойно. Что же касается кибер-защиты, то при работе устанавливается специальная программа для шифрования — криптопровайдер, которая гарантирует высочайшую защиту документов.

1. Не требуется обучение персонала.

Работа с 1С-ЭДО очень проста и интуитивно понятна. Достаточно показать один раз сотруднику, который постоянно работает с программой, как принять и отправить документ, и в следующий раз он сможет это сделать самостоятельно.

1. ЭДО экономит средства и время.

Для доставки бумажных документов требуется курьер или почта, для доставки электронных документов нужно открыть программу и отправить/принять нажатием одной кнопки. Все входящие документы в сервисе 1С-ЭДО бесплатные, отправка одного пакета документов стоит 10 рублей, при наличии ИТС ПРОФ в месяц сто пакетов отправляются бесплатно.

Обмен юридически значимыми электронными документами

Документы, переданные с помощью электронного документооборота, являются юридически значимыми, что регулируется законодательством РФ:

• ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила представления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168.
• ЭДО между организациями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н.
• Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@.
• Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

Как выбрать оператора ЭДО

На российском рынке есть множество операторов электронного документооборота. Каждому оператору требуется установить своё программное обеспечение, не всегда можно отправить документы от одного оператора другому, что не очень удобно. Если у вас много контрагентов, потребуется роуминг ЭДО. Роуминг ЭДО — обмен электронными документами между разными операторами ЭДО.

Компания 1С решила вопрос роуминга, реализовав в программе 1С модуль электронного документооборота 1С-ЭДО и заключив договор с двумя крупными операторами ЭДО «Калуга-Астрал» и «Такском». Эти операторы могут обмениваться электронными документами с большинством операторов ЭДО.

Преимущества 1С-ЭДО:

• бесплатный сервис для компаний с приобретённой подпиской ИТС Проф;
• интегрирован в программу 1С;
• есть роуминг с большинством операторов ЭДО;
• настраивается за 5 минут;
• настройка сервиса бесплатная для наших Клиентов.

Как перейти на электронный документооборот со своими контрагентами?

Для перехода на 1С-ЭДО вам нужно:

1. Настроить возможность обмена электронными документами сначала у себя в программе 1С.
2. Затем в программе 1С вы увидите список ваших контрагентов, у которых также настроен обмен электронными документами.
3. По законодательству РФ для перехода на ЭДО требуется ваше согласие и согласие контрагента. Из программы 1С отправляете контрагенту запрос из программы, контрагент отправляет согласие. Это делается один раз.
4. Готово, можете обмениваться электронными документами.

Для работы 1С-ЭДО требуется:

1. Криптопровайдер, установленный на компьютере (КриптоПро CSP, VipNet CSP).
2. Электронная подпись. В данном случае подойдут подписи для сдачи отчётности в контролирующие органы, изданные в любом удостоверяющем центре. Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт» работает с операторами для сдачи отчётности 1С-Отчётность (оператор Калуга-Астрал) и СБиС (оператор Тензор).
3. Конфигурация 1С:

- 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые, и отраслевые решения, написанные на Бухгалтерии);

- 1C:Управление нашей фирмой;

- 1C:Управление холдингом;

- 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11;

- 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0;

- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0;

- 1С:Управление производственным предприятием 8;

- 1C:ERP Управление предприятием 2.0;

- 1С:Клиент ЭДО 8, ред. 2.0.

Как настроить 1С-ЭДО?

Настройку 1С-ЭДО лучше доверить техническим специалистам. Чтобы настроить 1С-ЭДО требуется наличие Криптопровайдера, электронной подписи и конфигурация 1С из списка выше. Создается профиль ЭДО, этому профилю присваивается уникальный идентификатор. Далее настраиваются каналы связи между контрагентами путём отправки/приёма приглашений к электронному документообороту. Наша компания осуществляет установку сервиса и оказывает безлимитную техническую и консультационную поддержку для всех Клиентов компании бесплатно.

С каждым годом всё больше и больше компаний переходят на электронный документооборот, и в ближайшем будущем большинство юридических лиц страны полностью откажутся от «бумаги». И тот, кто не перейдёт на электронный документооборот своевременно, столкнутся с трудностями, примерно такими же, как человек с кассетой на магнитной ленте в поисках магнитофона, который сможет её воспроизвести. Чтобы идти в ногу со временем, упростить свою работу, получить конкурентные преимущества сейчас, перейдите на электронный документооборот уже сегодня.

Проконсультируем по вопросу перехода на ЭДО, поможем настроить 1С-ЭДО и решить все технические вопросы — оставьте заявку здесь.

Понравилась статья — ставьте лайк, делитесь с коллегами.

Работайте в 1С с удовольствием!