Каждая организация сталкивается с проблемой взаимодействия сотрудников и кадровой службы, между которыми всегда много общих тем. Вопросы с одной стороны и необходимость отвечать на них — с другой. Фирма «1С» разработала новый продукт — онлайн-сервис 1С:Кабинет сотрудника, благодаря которому взаимодействия сотрудников и бухгалтерии станут удобными и мобильными. Эта статья посвящена особенностям работы с этим сервисом.
1С:Кабинет сотрудника позволяет повысить качество взаимодействия сотрудников компании и бухгалтерии и сократить до минимума необходимость личных обращений работников в бухгалтерию и в отдел кадров.
В чём удобство сервиса 1С:Кабинет сотрудника для работников
1С:Кабинет сотрудника — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.
В 1С:Кабинете сотрудника работники смогут:
- увидеть данные о зарплате и расчётные листки (и подтвердить получение, то есть бухгалтеру не нужно распечатывать и раздавать их);
- подать заявление на отпуск и контролировать остаток отпускных дней;
- отправить заявление об отсутствии на работе по личным и другим причинам;
- сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.;
- запросить различные справки: 2-НДФЛ, с места работы, для визы, об использованных отпусках и другие.
То есть сервис позволяет сотрудникам самостоятельно получить нужную им информацию без прямого доступа к информационным базам 1С. Это экономит время и бухгалтера, и сотрудников.
Как воспользоваться сервисом 1С:Кабинет сотрудника
Приложение работает в программах:
- 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166;
- 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166.
В облачном сервисе 1С:ФРЕШ в программах 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ сервис также доступен.
Внимание! Для работы сервиса 1С:Кабинет сотрудника программа 1С должна быть на официальной поддержке.
Рассмотрим сервис на примере программного продукта 1С:Зарплата и управление персоналом.
Настраиваем сервис 1С:Кабинет сотрудника
Сервис находится на вкладке «Кадры или Зарплата» и настраивается очень легко (рисунок 1).
На первом шаге бухгалтер придумывает адрес сервиса под конкретную организацию и заполняет наименование организации. На втором шаге необходимо выбрать ответственное лицо с обязательно заполненными телефоном и электронной почтой (рисунок 2). На следующем этапе необходимо решить, какие данные будут публиковаться сразу, а какие уже после создания личного кабинета непосредственно через сайт. После активации сервиса переходим по ссылке страницы и выбираем более удобный способ для активации кабинета (рисунок 3). Именно для этого важно на втором этапе выбрать ответственное лицо с заполненными данными.
В этот сервис входят разделы:
- Зарплата;
- Отсутствия;
- Отпуск;
- Справки;
- Компания;
- Администрирование.
Рассмотрим каждый пункт более подробно. На рисунке 4 представлена главная страница кабинета сотрудника. В этом разделе будут отображаться все активные запросы и ответы на них. А также текущая информация из остальных разделов. В сервисе есть режим приватности, который определяет, будут ли определяться суммы полностью.
Раздел «Зарплата» состоит из трёх составляющих: расчётного листка за последний месяц, списка расчётных листков за предыдущие месяцы и применяемых вычетов (рисунок 5). Запрос на получение выплат можно сформировать сразу из кабинета. Нажимаем «Получить вычет» – заполняем форму, прикрепляем необходимые файлы и нажимаем отправить. Запрос автоматически направится бухгалтеру. Получить вычет можно на детей, лечение, обучение, недвижимость и на себя. Пример запроса на получение выплаты на обучение представлен на рисунке 6.
Раздел Отсутствия включает в себя все отсутствия за прошлые периоды, и даёт возможность оформить отсутствие на будущую дату. Варианты причин отсутствия, доступные в сервисе, представлены на рисунке 7.
Раздел отпуска (рисунок 8) показывает, сколько дней отпуска осталось, и даёт возможность подать заявление на отпуск, как за свой счёт, так и оплачиваемый (пример подачи заявления на отпуск представлен на рисунке 9). Также в этом разделе есть полезная функция — калькулятор отпуска (рисунок 10). Калькулятор позволяет рассчитать количество дней отпуска в двух вариантах: рассчитать, когда накопится нужное количество дней, или узнать, сколько дней отпуска будет на определённую дату. Для руководителя отсутствие на рабочем месте согласовывать не нужно, необходимо ожидать обработки кадровой службы. Если сотрудник не является руководителем, то сначала запрос на отпуск попадает в личный кабинет руководителя, где его могут как согласовать, так и отклонить (раздел «Руководителю»).
Следующим рассмотрим раздел «Справки». В нём есть возможность запросить три вида справок:
- 2-НДФЛ;
- справку с места работы;
- справку по использованным отпускам (рисунок 11).
Форма запроса справки аналогична другим: нажимаем «Получить справку», заполняем форму, прикрепляем файлы, если необходимо, и нажимаем «Заказать». Запрос отправится в кадровую службу.
Раздел «Компания» представляет собой справочник организаций с указанием подразделений, их руководителей и контактной информацией.
И последний раздел, который мы рассмотрим, — «Администрирование». Из этого раздела можно отправить оставшимся сотрудникам приглашения для регистрации в кабинете сотрудника и настроить рассылку уведомлений (рисунок 12).
Обрабатываем запросы из 1С:Личного кабинета от сотрудников
Как кадровая служба будет получать и обрабатывать запросы от сотрудников? Переходим в 1С:Зарплата и управление персоналом в раздел «Сервис» – «Мои задачи» (рисунок 13). Каждая задача выполняется отдельно. Также в окне задачи можно подготовить шаблон справки, его останется только заполнить по соответствующей кнопке, и автоматического ответа, который отправится после её выполнения сотруднику, например за справкой можно подойти в кабинет № 115 с 9:00 до 18:00.
Стоимость сервиса 1С:Кабинет сотрудника
Стоимость подключения к сервису 1С:Кабинет сотрудника составляет от 21 до 30 рублей в месяц за одного сотрудника, в зависимости от количества сотрудников и подключаемого периода.
Бесплатный тестовый период
Зарегистрированные пользователи легальных продуктов 1С могут подключить сервис 1С:Кабинет сотрудника бесплатно на 45 дней прямо в используемой программе 1С. Во время тестового периода можно создать неограниченное количество личных кабинетов. Подключиться к сервису очень просто: нужно нажать кнопку «Подключиться» на начальной странице в программе.
В этой статье мы рассмотрели самый лёгкий и удобный способ взаимодействия сотрудника и кадровой службы. Остаётся лишь добавить, что он может быть ещё и мобильным, так как у сервиса есть мобильное приложение, которое каждый сотрудник может самостоятельно установить на телефон. Интерфейс и разделы приложения схожи с версией сайта. Благодаря использованию этого сервиса увеличится скорость обработки запросов и подготовки необходимых документов.
Если у вас остались вопросы по сервису 1С:Кабинет сотрудника, будем рады на них ответить на Линии Консультаций или в чате на этой странице.
UPD: с 12.11.2020 фирма «1С» добавила возможность приобрести лицензии на 10 и 25 кабинетов и возможность пользоваться базовыми версиями программ 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.0 с версии 3.1.14.305 и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3.0 с версии 3.1.14.305.
