Электронный документооборот в 1С:БГУ

Информируем вас, что с 1 января 2023 года электронные документы при ведении бухгалтерского учета применяют все организации бюджетной сферы, к которым относятся и казенные, бюджетные, автономные учреждения здравоохранения (п. 3 разд. 2 Методических рекомендаций).

Согласно п. 2.2 Методических рекомендаций, п. 6 Приказа № 61н в 2022 году учреждения здравоохранения могут использовать унифицированные формы электронных документов, если это:

• установлено их учетной политикой (если учреждение самостоятельно ведет бухгалтерский учет);
• определено единой учетной политикой при централизации учета (если бухгалтерский учет ведет централизованная бухгалтерия) (п. 14 СГС «Концептуальные основы» <1>, п. 2.1 Методических указаний).

<1> Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н.

Исходя из этого, положениями учетной политики субъектов учета может быть установлен переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов до 1 января 2023 года по готовности используемых ими информационных систем (ресурсов), обеспечивающих переход на электронный документооборот.

Основным отличием между 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ от 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП является дополнительный функционал «Процессы обработки документов».

Функциональные возможности программы 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП для формирования и хранения учетных документов в электронном виде

1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП рекомендуем использовать для организации внутреннего электронного бухгалтерского документооборота таким субъектам учета, как:

• крупное учреждение;
• головное учреждение с филиальной сетью;
• централизованная бухгалтерия и субъекты централизованного учета;
• а также при технологической централизации – оператор облака и группа учреждений, работающих в выделенных областях ведомственного облака.

Программа 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП позволяет организовывать бизнес-процессы обработки документов (прикладных объектов конфигурации) посредством подсистемы «Процессы обработки документов».

Функциональные возможности подсистемы «Процессы обработки документов»:

• обеспечение поэтапной обработки учетных документов в соответствии с преднастроенными шаблонами бизнес-процессов. Поэтапная обработка предусмотрена для всех учетных документов, а не только для форм согласно приказам Минфина России от 15.06.2020 № 103н, от 15.04.2021 № 61н;
• настройка собственной системы статусов (состояний) документов и этапов процессов;
• распределение процесса обработки документа по ответственным пользователям согласно должностным обязанностям, разграничение зон ответственности исполнителей этапов по реквизитам документа. Перечень ролей, предусмотренных в программе, и их назначение приведены в подразделе «Роли и их назначение» раздела «Настройка прав пользователей»;
• использование электронной подписи при принятии решений по обработке документа, в том числе подписание наборов реквизитов в зоне ответственности исполнителя;
• возможность подключения и выполнения собственных алгоритмов при выполнении задач;
• информирование пользователей об их текущих задачах по обработке документов;
• мониторинг и контроль выполнения задач пользователей, ручное назначение задач при наличии конкурирующих исполнителей.

Организационные процедуры

Подсистема «Процессы обработки документов» позволяет создавать собственные правила поэтапной обработки документов в виде преднастроенных шаблонов процессов обработки документов.

Прежде чем приступать к настройке шаблонов процессов, необходимо принять следующие организационные решения:

• определиться с типами документов, процесс обработки которых должен быть автоматизирован;
• при использовании ролевой адресации назначить пользователям роли, которые они будут выполнять при обработке документов;
• для каждого типа документа:

  • определить перечень этапов, которые документ должен пройти, порядок следования этих этапов;
  • определить, какие статусы будет принимать документ после прохождения каждого этапа;
  • определить исполнителей каждого этапа, а также зоны их ответственности (набор реквизитов документа);
  • определить необходимость использования электронной подписи, ее тип для выполнения каждого этапа;
  • определить сроки выполнения каждого этапа (если требуется);
  • назначить ответственных за контроль выполнения бизнес-процессов.

Если в учреждении уже утверждены правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота, то их можно использовать в качестве эталона при создании шаблонов процессов в подсистеме.

Для организации электронного бухгалтерского документооборота в небольших учреждениях можно использовать возможности внутреннего ЭДО редакции 2 типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Возможности, которые предоставляет внутренний ЭДО в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ:

• Формирование электронного документа без сохранения в файл на диске.
• Подписание простой электронной подписью.
• Подписание документа несколькими должностными лицами согласно определенному маршруту подписания с определенной последовательностью подписей или одной из возможных, в зависимости от настроек маршрута.
• Использование обработки «Текущие дела ЭДО» для контроля документов «на подпись» и обработки группы документов.
• Отклонение или аннулирование электронного документа.
• Получение уведомлений о документах, ждущих подписания, аннулированных или отклоненных через функциональные возможности системы «Обсуждения».

По вопросу перехода с 1С:БГУ 2 ПРОФ версии на 1С:БГУ 2 КОРП звоните +7 (499) 270-50-49 или пишите нам на электронный адрес: robzkv1c@4dk.ru.