Правила оформления пособий в 2022 году

С 1 января 2022 года окончательно завершился переходный период на систему прямых выплат пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Московский регион уже год не применяет зачётную систему. Работодатели из собственных средств оплачивают только первые три дня по больничным листам, выданным в связи с заболеванием или травмой самого сотрудника. Все остальные дни и страховые случаи оплачивает Фонд социального страхования (ст. 3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Подробнее об этом рассказывает эксперт «Что делать Консалт».

Механизм скорректирован

Механизм выплат пособий в 2022 году в сравнении с 2021 годом частично скорректировался. Разберёмся в новых правилах, которые важно знать страхователю.

Правило 1

Все медицинские организации формируют листки нетрудоспособности только в электронном виде, независимо от страхового случая.

Работодатели получают к ним доступ через единую интегрированную информационную систему ФСС (далее ‒ ЕИИС «Соцстрах»).

В исключительных случаях больничный лист может быть выдан на бумажном носителе на руки застрахованному лицу, если сведения о нём составляют государственную тайну или в отношении него реализуются меры государственной защиты (п. 28 Закона от 30.04.2021 № 126-ФЗ).

Правило 2

Все электронные листки нетрудоспособности, размещённые медицинскими организациями в ЕИИС «Соцстрах», проверяются оператором ФСС. Так, в течение одного календарного дня автоматически формируется запрос в Пенсионный фонд России для проверки идентифицирующей информации о застрахованном лице, указанной в больничном, и получения сведений обо всех работодателях-страхователях или их отсутствии. По регламенту на проверку фондом отводится один календарный день.

При выявлении ошибок в персонифицированных сведениях ФСС взаимодействует с медицинской организацией, оформившей листок нетрудоспособности.

Если противоречий не выявят, оператор ФСС информирует застрахованное лицо через личный кабинет на сайте государственных услуг, а также страхователя по средствам электронного документооборота об открытии электронного листка нетрудоспособности.

Информирование страхователя об открытии не является основанием для назначения пособия. Для этого необходимо получить доступ к закрытому либо продлённому электронному больничному.

С помощью СПС КонсультантПлюс вы сможете уверенно взаимодействовать с надзорными органами, органами государственной и муниципальной власти.

Правило 3

Фонд социального страхования оповещает работодателя в онлайн-режиме об изменении статуса электронного листка нетрудоспособности: открыт, продлён, закрыт, аннулирован.

В уведомлении фонда указывается:

• Ф.И.О.;
• дата рождения;
• СНИЛС работника;
• номер и текущий статус листка нетрудоспособности;
• даты его формирования и выдачи;
• сведения о периоде нетрудоспособности и её причине;
• номер листка продолжения или дата к труду.

Правило 4

Доступ к электронному листку нетрудоспособности получит каждый работодатель, в том числе если их несколько, путём ввода номера СНИЛС и больничного листа сотрудника в ЕИИС «Соцстрах».

Узнать номер больничного страхователь может разными способами:

• от работника в течение шести месяцев с момента восстановления нетрудоспособности (п. 1, п. 2 ст. 12 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Сообщение может быть устным, письменным или в талоне медицинской организации к больничному листу;
• с помощью сервиса «Социальный электронный документооборот» (далее ‒ СЭДО) (https://sedo.fss.ru/sedo.html) (Информация ФСС РФ), где будет размещено уведомление .

Правило 5

Страхователи, ранее не работавшие с электронными листками нетрудоспособности, получают доступ к ЕИИС «Соцстрах» через программы для ведения бухучёта 1С: Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 с версии 3.1.2.293, операторов электронного документооборота (СБИС, Контур, Такском и др.) либо посредством бесплатной программы, скачав её на сайте ФСС (по ссылке https://cabinets.fss.ru/eln.html).

Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет максимально упростить работу по учёту кадров.

Правило 6

Если работодатель обнаружит ошибку, допущенную медицинской организацией в электронном больничном, ему необходимо направить в ФСС специальное сообщение «Информация об ошибке в ЭЛН».

Фонд в свою очередь уведомляет медицинскую организацию, оформившую электронный больничный лист, о необходимости выдачи дубликата.

В дубликате отметка «V» проставляется в полях «Дубликат» и «Первичный», если оформляется дубликат первичного бюллетеня. А период нетрудоспособности прописывается одной строкой как единый период (п. п. 68, 71 Порядка формирования листков нетрудоспособности, утверждённого Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н) (далее ‒ Порядка от 23.11.2021).

С помощью СПС КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в законодательстве, вовремя отслеживать все изменения.

Правило 7

Если у застрахованного лица несколько работодателей, в ЕИИС «Соцстрах» формируется один электронный листок нетрудоспособности (п. п. 6‒8 Порядка от 23.11.2021). Поле «Место работы ‒ наименование организации» не заполняется.

Каждый страхователь учитывает уважительную причину отсутствия на работе, фиксируя её в табеле учёта рабочего времени, и определяет необходимость назначения и выплаты пособия за первые три дня, а также передачи сведений в ФСС России и подтверждения оплаты.

Правило 8

Работодатель, получив электронный листок нетрудоспособности, определяет период, за который причитается пособие, страховой стаж, средний заработок.

По запросу Фонда социального страхования в течение трёх рабочих дней работодатель обязан разместить в ЕИИС недостающие сведения для назначения пособия страховщиком, подписав усиленной квалифицированной электронной подписью.

Правило 9

Запрос по размещению сведений от ФСС содержит конкретный перечень документов, определяемых страховым случаем, и поступает работодателю одновременно с информацией о закрытии листка нетрудоспособности через СЭДО. Среди запрашиваемой информации могут быть следующие сведения (п. 22 Правил, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010), представленные в таблице 1.

Таблица 1. Документы, которые вправе запросить ФСС

При наличии у страховщика этих сведений они не запрашиваются у страхователя.

Кроме вышеперечисленной информации фонд социального страхования взаимодействует с операторами информационных систем ЗАГС, социальной защиты, службы судебных приставов, ФНС. Получает сведения из федерального реестра инвалидов.

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

Правило 10

Если объём сведений будет не полным, фонд в течение пяти рабочих дней направит страхователю извещение о необходимости предоставления недостающей информации. Ещё пять рабочих дней даётся работодателю разместить недостающие данные в единой интегрированной информационной системе фонда.

Правило 11

Прежде чем назначить и выплатить пособие, ФСС отправляет запрос с предзаполненным набором сведений работодателю для подтверждения оплаты. Если по каким-то основаниям (например, отпуск за свой счёт или дистанционная работа в период освобождения от работы по временной нетрудоспособности или беременности и родам) конкретный вид пособия не должен подлежать оплате по информации, имеющейся у работодателя, то в программе следует выбирать отметку «Не подлежит оплате» (полностью или частично). Частичная оплата возможна, если листок нетрудоспособности был открыт в период отпуска без сохранения заработной платы и/или ежегодного отпуска по страховым случаям, связанным с карантином, уходом за больным членом семьи.

Правило 12

Если электронный больничный будет подлежать оплате, работодателю очень важно своевременно отреагировать на запрос ФСС и разместить в ЕИИС «Соцстрах» всю необходимую информацию.

С 01.01.2022 введены меры ответственности для страхователей (ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ), представленные в таблице 2.

Таблица 2. Новая ответственность страхователей

Помимо штрафов, страхователю придётся возместить фонду ущерб, если размещённые работодателем сведения в ЕИИС «Соцстрах» повлекли выплату излишних сумм страхового обеспечения (ст. 15.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Правило 13

При наличии всех необходимых для назначения пособий сведений и подтверждения оплаты страхователем страховщик в течение 10 рабочих дней выплачивает физическому лицу назначенное пособие.

Перечисление гражданам страхового обеспечения ФСС осуществляет тем способом, который указан в форме сведений о застрахованном лице: через организацию федеральной почтовой связи, кредитную либо иную организацию.

Правило 14

Форма сведений о застрахованном лице утверждена Приказом ФСС РФ от 04.02.2021 № 26.

Работодатель собирает указанные сведения с работников либо при трудоустройстве, либо по мере наступления страховых случаев и подписывает у работника.

Фрагмент формы представлен на рисунке 1.

Рис. 1. Фрагмент формы сведений о застрахованном лице

Рекомендуется заполнять форму сведений о застрахованном лице при трудоустройстве. Одновременно в письменном виде под подпись уведомлять работника о необходимости повторной подачи сведений в бухгалтерию при изменении данных (например, фамилии, адреса регистрации, банковского счёта, желаемом способе получения пособий из ФСС).

Правило 15

Если не подтвердится страховой случай либо лицо будет признано не застрахованным, ФСС направит страхователю и застрахованному лицу мотивированный отказ в назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, ежемесячному по уходу за ребёнком до 1,5 лет.

Правило 16

Работодатель свою часть пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня при заболевании или травме работника выплачивает в сроки, установленные для выплаты заработной платы, облагая НДФЛ и отражая в расчётах 6-НДФЛ и РСВ.

Правило 17

Работник, получив пособие, может заявить о перерасчёте раннее назначенного пособия по установленной форме (приложение 1 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26).

Собрав дополнительные сведения о выплатах, облагаемых страховыми взносами в расчётном периоде по справке 182н, либо желая заменить годы расчётного периода (по причине декретных отпусков), применённые изначально для исчисления среднего заработка, работник обращается с заявлением в бухгалтерию. А работодатель направляет его вместе с формой извещения о представлении недостающих документов (сведений) в ФСС (приложение 6 к Приказу ФСС РФ № 26).

ФСС подготовил проект приказа «Об утверждении форм документов, применяемых в целях назначения и выплаты страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию застрахованным лицам и возмещения территориальными органами Фонда социального страхования Российской Федерации расходов страхователей, производимых за счёт средств федерального бюджета» и разместил его в декабре 2021 года на сайте https://regulation.gov.ru/ (ID проекта 01/02/12-21/00123812).

До утверждения проекта приказа следует применять формы, утверждённые Приказом ФСС РФ от 04.02.2021 № 26 «Об утверждении форм документов, применяемых для назначения и выплаты в 2021 году территориальными органами Фонда социального страхования Российской Федерации застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, осуществления иных выплат и возмещения расходов страхователей в 2021 году на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортное лечение работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами».

Энциклопедия спорных ситуаций СПС КонсультантПлюс позволит увидеть разные точки зрения по одному и тому же вопросу: что думает Минфин, налоговая, суды.

Правило 18

Страхователь и страховщик пересчитают назначенные пособия за всё прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню обращения застрахованного лица с таким заявлением, и произведут доплату в вышеуказанном порядке.

Правило 19

Если нетрудоспособность работника составила не более трёх дней, то ФСС не направит страхователю запрос на документы и обращаться в территориальный орган ФСС РФ не нужно, поскольку пособие за первые три дня болезни фонд не выплачивает, это обязанность работодателя (Письмо ГУ - МРО ФСС РФ от 26.08.2021 № 10-16/03-629л).

Правило 20

Порядок расчёта среднего заработка, страхового стажа для назначения пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством не изменился.

Правило 21

Расчёт пособий с 01.01.2022 по 01.09.2027 производится по положениям, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребёнком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Назначая пособие за первые три дня заболевания или травмы работника, учтите технические правки, отличающие новый документ от ранее действующего Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375:

• пособие при полной занятости работника следует сравнить с федеральным МРОТ;
• если пособие назначают работнику, занятому в районах Крайнего Севера, для сравнения зарплаты с МРОТ нужно учесть районные коэффициенты.

Правило 22

По больничному листу, переходящему с 2021 года на 2022 год, пособия по временной нетрудоспособности следует рассчитывать исходя из среднего заработка работника за 2019‒2020 годы. (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Прошлогодний листок нетрудоспособности, открытый на бумажном носителе, в 2022 году продлят электронно. Электронным будет и дубликат больничного, который выдали на бумаге в 2021 году, закрыли в январе 2022 года, а затем аннулировали (Информация ФСС России, https://fss.ru/ru/news/567885/663189.shtml).

Заключение

Нужно помнить:

1. Необходимо обеспечить электронный документооборот с Фондом социального страхования всем страхователям, независимо от налогового режима и размеров организации, включая индивидуальных предпринимателей.
2. Получив электронный листок нетрудоспособности, соберите всю необходимую информацию для назначения пособий.
3. По запросу ФСС размещаются сведения в ЕИИС «Соцстрах» в течение трёх рабочих дней, проверив их достоверность.
4. Если данных будет недостаточно, ФСС их запросит, и у страхователя будет пять рабочих дней для их размещения в единой интегрированной информационной системе.
5. После получения всех необходимых данных фонд запросит подтверждение оплаты. Внимательно оцените наличие оснований для назначения пособий, ведь в случае ущерба, связанного с излишней выплатой гражданину, ФСС взыщет его с работодателя и привлечёт к ответственности.

Вопросы и ответы – информационный банк СПС КонсультантПлюс, содержащий ответы госорганов и независимых экспертов на частные вопросы налогоплательщиков.

Примечание от автора

Применение новых правил предполагает размещение сведений работодателем в ЕИИС «Соцстрах» только по запросу от ФСС России. Однако фонд ещё находится в процессе перехода к новому механизму и просит взаимодействовать по больничным листам в порядке, применяемом в 2021 году. Страховщик ждёт от страхователей заполненные реестры сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия женщинам, вставшим на учёт в медицинских организациях в ранние сроки беременности (приложение 15 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26) в течение трёх рабочих дней. Окончательный переход на новые правила произойдёт в течение 2022 года.