Секреты тайм-менеджмента для бухгалтера

В нашей линейке экспресс-семинаров произошло заметное пополнение. Новая тема с необычным названием и интересным содержанием: «Как всё успеть? Секреты тайм-менеджмента для бухгалтера». Лектор ‒ наш эксперт, бухгалтер с более чем двадцатилетним стажем работы Светлана Савельева. Она не понаслышке знает, насколько напряжённой может быть работа бухгалтерии, особенно в период отчётности. Светлана поделится своими профессиональными секретами, как всё успевать и при этом избегать стресса и находиться в хорошем настроении. А о некоторых из таких секретов мы поговорим в сегодняшней статье.

Секрет 1. Планируйте следующий день вечером

Планирование – это залог экономии времени. Однако здесь важно учитывать два нюанса.

1. Планировать дела на следующий день лучше накануне вечером.

Это связано с тем, что, как правило, активность к вечеру ослабевает. Не секрет, что большинству из нас в это время уже не так сильно хочется работать. Однако, поскольку день ещё не закончился, самое лучшее, на что можно потратить это время, – планирование следующего дня.

К тому же, таким образом, мы никогда не окажемся в сложной ситуации, когда, например, нужно взять какие-то документы из дома, или в случае, если на следующий день будет важная встреча, соответствующим образом одеться. Составляя план, всё это можно учесть.

У такого планирования есть и ещё одна важная и очень полезная сторона. Дело в том, что уже потом, в дороге и дома, имея сетку задач на завтра, их можно обдумать и быть ещё более подготовленными к новому дню.

При этом важно учитывать, что даже когда мы спим, наш мозг всё равно продолжает трудиться, и те идеи, которые приходят к нам во сне, могут помочь сделать какое-то сложное дело. Например, подготовить на следующий день важный отчёт.

Кроме того, помимо планирования дня с вечера, не менее ощутимый эффект можно получить и от планирования всей недели. Проще всего это делать следующим образом.

В конце предыдущей недели составить список всех дел, но не распределять их по дням. А уже вечером предыдущего дня выбирать из всего списка дела, которые можно и нужно сделать завтра. Таким образом, планирование будет более гибким.

1. Дела должны быть записаны.

Конечно, бухгалтер, особенно с большим опытом работы, может обойтись и без письменной фиксации своих планов. Но, к сожалению, практика показывает, что эффективность работы от этого снижается. Ведь когда все, даже мелкие, дела держатся в голове, это нагружает внимание излишним напоминанием о том, что и когда нужно сделать, и мешает сосредоточиться на текущей работе.

Секрет 2. Планируйте работу по принципу «80 на 20»

Всем известен закон Парето, согласно которому 80% наших усилий дают 20% результата, а остальные 80% усилий – только лишь 20% результата.

В тайм-менеджменте тоже есть свой принцип «80 на 20», но применяется он немного по-другому.

Он означает, что нужно планировать максимум 80% нашего рабочего времени, а остальные 20 оставлять свободными. Это важно особенно в том случае, если неожиданно могут возникнуть какие-то дополнительные дела либо прийти люди для совета или за помощью.

К тому же в любой работе должны быть перерывы, которые только улучшают её качество. А если принять во внимание телефонные звонки, запросы со стороны сотрудников других отделов, ответы на почту и даже загрузку компьютера, то получается, что составлять планы на большее количество времени и вовсе бессмысленно.

Секрет 3. Делайте однотипную работу в одно и то же время

Здесь речь идёт о рутинных операциях, которые не требуют творческого подхода. Например, подписание бумажных документов, заполнение форм, выставление счетов и т. д. То есть это та работа, которая, как правило, делается ежедневно. Наверное, каждый бухгалтер может составить свой перечень таких действий.

Для того чтобы эта работа выполнялась быстрее, рекомендуется делать её в одно время, а не разбивать, не «размазывать» частями в течение всего дня.

Почему так получается эффективнее? Дело в том, что таким образом у вас будет уходить гораздо меньше времени на так называемую «раскачку». Мозгу не нужно будет тратить энергию на то, чтобы переключаться с выполнения одних однотипных задач на другие.

Ритмичность и автоматизмпозволяют, с одной стороны, разгрузить наш мозг, а с другой ‒ делать наименее интересную работу гораздо быстрее.

Секрет 4. Работайте блоками

Блоками условно можно назвать периоды работы продолжительностью 1,5‒2 часа с перерывами между ними.

Все мы ещё со студенческих времён привыкли к классическим парам, когда занятия идут в течение полутора часов и прерываются 10-15-минутными перерывами.

С помощью таких перерывов вы заботитесь о своём организме, поскольку он успевает отдохнуть и с новыми силами включиться в активную деятельность. Если их не делать, то через 1,5–2 часа (всё зависит от индивидуальных особенностей человека) внимание снижается, а значит, падает и качество работы, увеличивается время для её выполнения.

Однако здесь важно также учитывать, что, поскольку работа бухгалтера, как правило, носит сидячий характер, перерывы должны быть связаны с двигательной активностью. То есть если вы 1,5 часа сидели, то 15 минут обязательно нужно походить.

Кроме того, в работе с блоками также есть ещё один важный момент, который обязательно нужно учитывать.

А именно: в идеале после перерыва вид занятия нужно менять. Например, если полтора часа вы занимались отчётностью, то после перерыва стоит (если, конечно, это возможно) перейти к выставлению счетов. Затем ещё через 1,5 часа работы и 10-15-минутный перерыв можно опять вернуться к отчётности.

Таким образом, вы смотрите на задачу более свежим взглядом, а это уменьшает вероятность допустить ошибку.

Секрет 5. Ставьте себе в день не более пяти значимых задач

Сразу оговорюсь, что речь идёт именно о значимых задачах, выполнение которых требует больших затрат сил и времени. Других, более мелких, дел может быть, конечно, гораздо больше.

Но как определить, что задачи значимые? Это те дела, которые нужно выполнить сто процентов, и сделать это именно в тот день, когда вы их запланировали. Переносить их на завтра нельзя, потому что если это сделать, то возникнет эффект снежного кома, незавершённая работа будут накапливаться и мешать.

Поэтому планируйте до пяти (можно меньше, но не больше) важных дел в день. Причём речь не идёт о том, чтобы выполнять в день только пять важных дел. Вы можете, если позволяет время, сделать их и десять и пятнадцать. Но планировать лучше не больше этого числа.

В чём преимущество такого подхода? С одной стороны, пять – это не очень большое число, поэтому и психологически оно воспринимается легко. С другой стороны, если выполнять такое количество значимых дел ежедневно, то это даёт эффект накопления, и поэтому с каждым днём будет оставаться всё меньше незавершённых дел.

А если вы эти дела уже сделаете, то у вас останется время и возможность для того, чтобы этот список расширить и сделать ещё что-то. Ведь насколько приятно осознавать вечером, что вы, планируя пять дел, в итоге сделали восемь. И как неприятно понимать, что, планируя десять дел, вы тоже сделали только восемь.

Результат одинаковый, но психологическое восприятие разное. Во втором случае вы чувствуете, что ничего не успеваете и мало работаете. Поэтому и мотивации для следующего дня гораздо меньше.

Секрет 6. Обращайте внимание на свои «поглотители времени»

Мы уже говорили о том, насколько важно делать перерывы в работе. Однако одно дело – полезные перерывы и совсем другое – «поглотители времени», то есть помехи, заставляющие вас тратить больше сил на выполнение задач, делать которые можно в гораздо более короткие сроки.

Ниже приведён перечень некоторых из таких «поглотителей», которые чаще всего встречаются в работе бухгалтеров. Посмотрите, возможно, некоторые из них встречаются и в вашей работе:

1) бумажные завалы;

2) плохо налаженная система документооборота;

3) наличие большого числа нужной, но несистематизированной информации (адресов, телефонных номеров и т. д.);

4) большое число незапланированных посетителей;

5) неспособность говорить «нет» на просьбы коллег и посетителей;

6) отсутствие эффективной системы коммуникации с другими отделами и внутри самой бухгалтерии;

7) отсутствие понимания приоритета в выполнении дел.

Конечно, это далеко не полный перечень помех, которые заставляют нас тратить своё время неэффективно. Однако если какие-то из них вы обнаружили в своей работе, то стоит задуматься, каким именно образом их влияние можно исключить или хотя бы уменьшить.

Секрет 7. Планируйте свою работу с учётом своего пика активности

Задумывались ли вы когда-нибудь о том, в какое время вы наиболее продуктивны? Есть мнение, что люди делятся на «жаворонков» и «сов». Вместе с тем исследования показывают, что чаще всего это всего лишь вопрос привычки.

Именно поэтому, если мы хотим прожить долгую и счастливую жизнь, нужно уважительно относиться к своему сну и отдыху. Большинство людей лучше всего работает утром, особенно если перед этим получилось хорошо выспаться.

Именно поэтому самым важным и самым энергозатратным делом лучше всего заняться именно в это время. Если начать именно тогда, то к 12-ти часам вы уже с лёгкостью справитесь с самой сложной работой.

Затем пик дневной активности начинает спадать, тогда можно перейти к более рутинным делам: отвечать на почту, делать несущественные телефонные звонки и т. д.

Таким образом, мы рассмотрели семь секретов тайм-менеджмента. Используя их в работе, вы сможете лучше планировать свой день и избежать многих профессиональных стрессов. А для того чтобы узнать о других возможностях и инструментах тайм-менеджмента, приходите на наш новый семинар. Будет интересно!