Нестандартные вопросы по отпускам

Консультация эксперта

Лето – традиционный период отпусков, а значит, время освежить в памяти соответствующую нормативную базу. Наш эксперт, старший юрист-консультант Ирина Фролкина, рассмотрит в своей статье нестандартные вопросы, касающиеся оформления отпуска.

В нашей статье мы рассмотрим вопросы о предоставлении отпуска руководителю, обговорим тонкости его оформления, подробно расскажем о делении отпуска на части и предоставлении отпуска с выходного дня, осветим изменения, которые вступили в силу с 20 марта 2021 года по предоставлению отпуска в удобное время многодетным, а также расскажем о предоставлении отпуска за прошлые периоды.

Отпуск руководителя

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

По общему правилу продолжительность ежегодного отпуска руководителя составляет 28 календарных дней. Однако в случае если трудовым договором руководителю установлен ненормированный рабочий день, то ему необходимо предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск в количестве не менее трёх календарных дней. Данное правило установлено статьёй 119 ТК РФ.

Вопрос о предоставлении отпуска руководителю регулируется уставом организации. Так, предоставление отпуска руководителю может быть в ведении участников (совета директоров) либо руководителя. От того, в чьей компетенции находится предоставление отпуска руководителю, зависит порядок его предоставления.

Если уставом вопрос об отпуске отнесён к компетенции общего собрания участников, то руководитель должен уведомить о предстоящем отпуске коллегиальный исполнительный орган общества. В уведомлении необходимо указать дату и продолжительность отпуска.

В рассматриваемом случае возникает актуальный вопрос: кто же вправе подписать приказ о предоставлении отпуска в таком случае? Подписать приказ вправе уполномоченное лицо, которое может быть установлено протоколом соответствующего органа управления о предоставлении отпуска руководителю организации или в уставе общества.

Приказ, изданный по форме № Т-6, может быть подписан только руководителем организации. Для того чтобы приказ смог подписать уполномоченный на это участник общества, необходимо внести дополнения в унифицированную форму. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учётной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20), в унифицированные формы первичной учётной документации (кроме форм по учёту кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Такие изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом. Следовательно, организации нужно издать организационно-распорядительный документ (например, приказ) о внесении изменений в унифицированную форму № Т-6 и дополнить её соответствующей строкой.

Если устав или внутренние документы не относят предоставление отпуска руководителю к компетенции участников или совета директоров, то, как правило, вопрос об отпуске решается самим генеральным директором. Отпуск руководителя, как и отпуска других сотрудников, включается в график отпусков.

Приказ о предоставлении отпуска руководителю издаётся по унифицированной форме № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или по форме, разработанной работодателем самостоятельно.

Одним из актуальных вопросов предоставления отпуска руководителю является вопрос: на чье имя генеральный директор пишет заявление об отпуске и кто будет ставить резолюцию на заявлении?

По общему правилу директор не пишет заявление на отпуск, за исключением случаев предоставления отпуска вне графика.

В случае необходимости генеральный директор пишет заявление на имя лица, которое согласно внутренним документам уполномочено принимать решение о предоставлении руководителю отпуска.

Имеет ли право генеральный директор подписывать документы, находясь в отпуске, в том числе в отпуске по беременности и родам?

Директор ‒ физическое лицо, с которым заключён трудовой договор, предусматривающий в том числе право работника на отдых. Соответственно, это лицо, находясь в отпуске, не выполняет свои трудовые обязанности и с точки зрения трудового законодательства не вправе подписывать договоры, издавать приказы и распоряжения, так как всё это является частью трудовых обязанностей директора.

Однако суды допускают право директора подписывать документы в случае его нахождения в отпуске.

Таким образом, по данному вопросу позиция специалистов и судебная практика неоднозначна.

Первая позиция: не в полной мере соответствует трудовому законодательству. Формально Трудинспекция и ФСС могут расценить это как нарушение трудового законодательства.

Вторая позиция: руководитель организации в период нахождения в отпуске вправе подписывать от имени организации трудовые и гражданско-правовые договоры. По мнению судей, нахождение директора в отпуске не может расцениваться как обстоятельство, свидетельствующее об отсутствии у него полномочий на подписание от имени общества договоров (иных документов).

Вывод: если генеральный директор находится в отпуске по беременности и родам, при этом свои полномочия никому из работников не передал, а периодически по собственной инициативе приезжает в офис подписать документы, то, как показывает судебная практика, существует вероятность того, что региональное отделение ФСС РФ может не принять к зачёту в счёт уплаты страховых взносов расходы организации на выплату пособия по беременности и родам. Организациям следует иметь в виду, что суды не всегда при рассмотрении подобных споров встают на их сторону.

Отпуск с выходного дня

Очерёдность предоставления ежегодных отпусков регулируется графиком отпусков, который утверждается работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьёй 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя.

ТК РФ не содержит прямого запрета на предоставление отпуска, начало которого выпадает на выходной день. Это также отметил Минтруд России в своём Письме от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754, причём ведомство указало, что отпуск может начинаться с выходного и (или) нерабочего праздничного дня.

Так, отпуск с выходного можно предоставить работнику, если он считается в календарных днях. Нельзя предоставить отпуск с выходного дня, если такой отпуск предоставляется в рабочих днях, например, сезонному работнику.

К актуальным вопросам по предоставлению отпусков можно отнести: возможно ли предоставить работнику отпуск только в выходные дни?

Ежегодный оплачиваемый отпуск в большинстве случаев предоставляется в календарных днях. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделён на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Таким образом, предоставить весь отпуск только в выходные дни невозможно (Письмо Минтруда России от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). Однако часть отпуска можно предоставить в выходной день, но с учётом особенностей при предоставлении отпуска в рабочие дни.

Рассмотрим вопрос об оплате выходных дней в отпуске.

Если отпуск в календарных днях, выходные нужно оплатить, так как они входят в число дней отпуска.

Все дни такого отпуска (независимо от того, пришлись они на рабочие или выходные дни) оплачиваются одинаково ‒ путём умножения количества дней отпуска на средний дневной заработок работника.

Разделение ежегодного отпуска на части

Действующее трудовое законодательство предусматривает возможность разделения ежегодного оплачиваемого отпуска на части (ст. 125 ТК РФ).

Вопрос о разделении ежегодного отпуска на части определяется соглашением сторон, и его можно разделить на любое количество дней, например, предоставив отпуск только в рабочие дни (с понедельника по пятницу). Однако не следует забывать о том, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Разделить на части можно также и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, в частности и дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда. Разделение отпуска оформляется соглашением сторон.

Так как согласно трудовому законодательству ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделён на части только с согласия работника, рекомендуем оформить договорённость письменно. Порядок оформления соглашения между работодателем и работником о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части нормативно не установлен. Рекомендуем оформить его письменно, указав количество частей отпуска, на которые он делится, период отпуска и продолжительность каждой из них.

Как правило, работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части. Работник составляет заявление о разделении ежегодного отпуска на части в произвольной форме (нормативной нет). Проверьте, чтобы он в нём указал, в частности, свои Ф.И.О., должность, просьбу (согласие) разделить отпуск на части с указанием продолжительности и периода предоставления каждой из этих частей, свою подпись и дату подачи заявления.

Получив заявление, обратите внимание, чтобы работник правильно указал продолжительность частей при разделении ежегодного оплачиваемого отпуска. Напомним, что одна из его частей должна быть минимум 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Приказ о разделении ежегодного отпуска на части по закону необязателен.

Сведения о разделении ежегодного отпуска на части следует отразить в графике отпусков.

Больше многодетных работников смогут брать отпуск в удобное для них время

Федеральным законом от 09.03.2021 № 34-ФЗ «О внесении изменений в статью 262.2 Трудового кодекса Российской Федерации» работникам, имеющим трёх и более детей в возрасте до восемнадцати лет разрешили использовать ежегодный отпуск в любое удобное для них время до достижения младшим из детей возраста четырнадцати лет.

На практике может возникнуть вопрос: можно ли воспользоваться этой льготой до истечения 6 месяцев в первый год работы у работодателя? Иными словами, касается ли эта льгота права на отпуск вообще или только очерёдности предоставления.

В своём Письме от 20.11.2018 № 14-2/ООГ-9211 Минтруд России указал, что статья 262.2 ТК РФ регулирует лишь очерёдность, но не распространяется на право использования отпуска авансом.

Таким образом, работникам, имеющим трёх и более детей в возрасте до 18 лет до достижения младшим из детей возраста 14 лет, по их заявлению отпуск за второй и последующие годы должен быть предоставлен в удобное для них время.

Предоставление отпуска за прошлые периоды

Неиспользованные ежегодные отпуска за прошлые периоды не сгорают. Неважно, за сколько лет работы они накопились. Работник должен их отгулять.

Неиспользованные ежегодные отпуска за прошлые периоды могут быть также включены в график отпусков, а можно предоставить вне графика по заявлению работника. Такой позиции придерживается Роструд в Письме от 01.03.2007 № 473-6-0.

Рекомендуем всё же включать в график отпусков первоначально отпуск за прошлые периоды, поскольку, если работник не был в отпуске два года подряд, организацию и её должностное лицо могут оштрафовать по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Подводя итог вышесказанному, хочется отметить, что работодателям необходимо составлять и утверждать график отпусков; при делении отпуска на части обращать внимание, чтоб одна из частей отпуска была не менее 14 календарных дней; предоставлять работникам, имеющим трёх и более детей в возрасте до 18 лет до достижения младшим из детей возраста 14 лет, отпуск в удобное для них время.

Обращаем внимание, что за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрена административная ответственность на основании статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.