ДЛЯ КОГО НОРМЫ МИНТРАНСА РОССИИ?
Расходы на содержание и эксплуатацию собственных или арендованных автомобилей, в том числе расходы на топливо, налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль2. При этом налоговым законодательством не предусмотрено нормирование таких затрат, за исключением компенсации за использование в служебных целях личных автомобилей3. Однако все расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены4. Документами, подтверждающими расход топлива, а также служебную направленность его использования, являются путевые листы, авансовые отчёты водителей, чеки ККТ, а также отчёт эмитента топливных карт или талонов (в случае их использования при оплате топлива). Чтобы обосновать расходы на ГСМ Минфин России предлагает использовать нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее – Методические указания)5. А до недавнего времени налоговые органы просто настаивали на применении этих норм в целях налогообложения6.
Нормативы ГСМ нужны не только в целях налогообложения, но и в целях контроля за водителями и экономии топлива. Если нормативы Минтранса России организации не подходят или в указанном перечне нет конкретной марки автомобиля, который использует организация, можно разработать и обосновать свои собственные нормативы. Но делать это должен не бухгалтер, а технический специалист. В целях разработки собственных норм списания топлива нужно использовать сведения, приведённые в технической документации на автомобиль, а также любую другую информацию, предоставленную изготовителем7. Организации и ИП могут вводить нормы списания ГСМ, разработанные специализированными научными организациями по индивидуальным заявкам организаций8.
Таким образом, если у налогоплательщика нет технической службы, способной обосновать собственные нормативы расходов ГСМ, безопаснее принимать во внимание нормы, рекомендованные Минтрансом России, тем более что чаще всего данные нормы устраивают налогоплательщиков и фактический расход топлива в них укладывается.
Нормы расхода необходимо утвердить распоряжением руководителя.
НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ РАСЧЁТА БАЗОВЫХ НОРМ СПИСАНИЯ ГСМ
Как уже говорилось, в июле Минтранс России обновил своё распоряжение и дополнил список моделей отечественных и зарубежных автомобилей, для которых предусмотрены нормы расхода топлива. В частности, в перечень включены отечественные и зарубежные легковые автомобили, автобусы и грузовые бортовые автомобили выпуска с 2008 года. Соответственно налогоплательщики, автомобили которых не были названы в нормах Минтранса России, теперь вправе пересмотреть свои нормативы с учётом минтрансовских норм.
Кроме того, в Методических указаниях появились новые нормы расхода смазочных материалов. Они приведены в Приложении 1. При этом уточнили, что значения норм расхода смазочных материалов для транспортных средств рекомендуется устанавливать на основании химмотологической карты смазки автомобиля или по рекомендациям завода-изготовителя. А значения из Приложения 1 следует использовать только при отсутствии таких данных. Также в Приложении 5 Методических рекомендаций обновлены примеры расчёта нормативного расхода топлива.
СКОРРЕКТИРОВАНЫ ПОПРАВОЧНЫЕ КОЭФФИЦИЕНТЫ
Нормами Минтранса России предусмотрены поправочные коэффициенты к базовым нормативам. Они позволяют увеличить нормативы в зависимости от срока эксплуатации, времени года, численности населения в населённом пункте, в котором эксплуатируется автомобиль, от наличия оборудования, установленного на автомобиле, и т. п. Значения данных коэффициентов устанавливаются по решению юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющего эксплуатацию автотранспортного средства9. При решении вопроса о том, какими будут значения соответствующих надбавок (снижений) хозяйствующий субъект должен учитывать их предельные величины, приведенные в Методических рекомендациях. Минтранс России внёс изменения в порядок применения поправочных коэффициентов.
Увеличены размеры поправочных коэффициентов, используемых при работе транспорта в населённых пунктах, в зависимости от численности населения. Теперь при использовании транспорта в населённых пунктах с численностью населения от 1 млн до 5 млн человек нормы расхода топлива можно увеличить до 25 %. Если данный показатель превышает 5 млн человек, можно применять коэффициент до 35 %10. По данным сайта Росстата11, в 2015 году численность населения свыше 5 млн человек зафиксирована только в Москве и Санкт-Петербурге. Напомним, что раннее применялся коэффициент 20 % для городов с численностью от 1 млн до 3 млн человек, а коэффициент 25 % – для городов с численностью более 3 млн человек.
Таким образом, организации, эксплуатирующие автотранспорт в густонаселённых пунктах, могут увеличить нормативы ГСМ с учётом новых поправочных коэффициентов.
На практике может сложиться ситуация, когда автомобиль по служебной необходимости следует из одного населённого пункта в другой. При этом их численность населения отличается. Какой поправочный коэффициент применять? Считаем, что рассчитывать расход топлива необходимо в зависимости от протяженности маршрута, проходящего по конкретному населённому пункту, или без применения повышающего городского коэффициента.
#FOOTNOTE# Приведём пример. Автомобиль по служебному заданию следует из Москвы в город Балашиха (Московская область). Численность населения Москвы – свыше 5 млн человек, численность населения Балашихи – около 260 тыс. человек.
Следовательно, для того, чтобы иметь возможность правильно применить коэффициенты к базовым нормам списания ГСМ при использовании транспортных средств на территории разных пунктов, необходимо определить километраж, который проходит автомобиль по территории того или иного населённого пункта. В этом налогоплательщику поможет правильно заполненный путевой лист, подтверждающий маршрут служебной поездки. Сведения о маршруте в соответствии с Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" отнесены к дополнительным реквизитам, однако, по мнению Минфина РФ и ВАС РФ12, указание маршрута пути является обязательным, поскольку позволяет судить об обоснованности произведённых расходов на ГСМ13. Если организация применяет поправочные коэффициенты, то в путевом листе целесообразно указать данные о маршруте следования транспортного средства и его протяжённости в конкретном населённом пункте. При наличии заполненного таким образом путевого листа налогоплательщик в соответствии с протяжённостью маршрута при следовании по территории Москвы может использовать коэффициент до 35 %, по территории Балашихи – до 15 %14. Кроме того, указание в путевом листе таких сведений позволит избежать возможных претензий по необоснованному списанию горюче-смазочных материалов со стороны контролирующих органов.
Если сведений о пробеге по конкретному населённому пункту в путевом листе нет, то безопаснее не применять московский коэффициент вообще. Если же поездки в Балашиху автомобиль совершает регулярно, то для такого маршрута можно утвердить и применять наименьший из повышающих коэффициентов, то есть до 15 %.
НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О СЕЗОННЫХ КОЭФФИЦИЕНТАХ!
Как уже говорилось, организации и ИП могут устанавливать сезонные коэффициенты к базовым нормативам. С 1 ноября в большинстве регионов России начинается зимний период для целей применения надбавок при расчёте норм списания горюче-смазочных материалов. Значения зимних надбавок, а также рекомендуемый период их применения по регионам России представлены в Приложении 2 к рассматриваемому нами Распоряжению Минтранса России. В частности, для Москвы в период с 1 ноября по 31 марта предусмотрена надбавка в размере до 10 % от базовой нормы расхода топлива. Новая редакция распоряжения Минтранса России гласит, что организации и ИП вправе корректировать период применения и значения данных надбавок в случае значительных отклонений температур от средних суточных или месячных многолетних среднестатистических значений. Делается это по согласованию с региональными (местными) службами Росгидрометцентра и Минтрансом России. При использовании зимних надбавок необходимо учитывать территориальное использование транспорта. Так, если автомобиль московской организации используется на территории другого региона, то в данном случае может применяться надбавка по месту эксплуатации автомобиляНапример, если автомобиль используется для поездки в командировку в Мурманскую область, то при следовании по территории Мурманской области может применяться надбавка 15 % к базовым нормам. Документальным подтверждением в данном случае будет путевой лист, заполненный в порядке, рассмотренном нами выше.
Кроме этого, п. 5 Методических рекомендаций позволяет увеличить расход топлива в зимнее время на 10 % от базовой нормы за каждый час стоянки с работающим двигателем при необходимости прогрева автомобиля, а также на 7 % при использовании климат-контроля во время движения.
Несмотря на то что нормы ГСМ, разработанные Минтрансом России, носят рекомендательный характер, в целях минимизации налоговых рисков безопаснее осуществлять учёт таких расходов по официальным нормативам, тем более что Методические указания позволяют увеличивать нормы на поправочные коэффициенты. Главное правильно их определить и утвердить распоряжением руководителя. Однако не стоит забывать, что данные нормы организация будет применять и в целях контроля расхода и экономии топлива. Поэтому завышенные нормы могут привести к злоупотреблениям со стороны работников.
ПРИМЕР!
ОЛЬГА САВВИНА
главный бухгалтер ООО "СФТИ",
аудитор аудиторской фирмы "Канон Плюс"
Приведём пример для расчёта нормы расхода топлива с 1 ноября по 31 марта для Московского региона, чтобы читателям было проще сориентироваться с тем, как на практике они рассчитываются.
Марка автомобиля – Land Rover Discovery 2.7 TD (6V-2,72-190-6A), 2012 г.;
объём двигателя – 2,72 л;
мощность – 190 л. с.;
топливо – дизельное;
базовая норма расхода топлива (Нs) – 13,3 л/100 км.
Поправочные коэффициенты:
зимнее время (Москва – с 01.11 по 31.03) – 10 %;
город с населением свыше 5 млн чел. – 35 %;
использование кондиционера (климат-контроль) – 7 %.
Формула: Qn = 0,01 x Hs x S x (1+ 0,01 x D), где Qn – норма расхода топлива (л), Hs – базовая норма расхода топлива, S – пробег, D – поправочные коэффициенты.
Qn = 0,01 x 13,3 x (1+ 0,01 x (10+35+7)) x S (пробег) = 0,20216 х S (пробег). Это означает, что норма расхода топлива со всеми поправочными коэффициентами стала 20,216 л/100 км по сравнению с базовой – 13,3 л/100 км
