В начале января 2023 года после оптимизации системы страхования России появился новый бланк отчетности – «Единая форма сведений» (ЕФС-1). Он заменил собой формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Рассмотрим порядок заполнения ЕФС-1 в версии 3.1.24.107 программы 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3.0 (1С: ЗКГУ) на конкретных примерах.
Форму ЕФС-1 используют при фиксации двух групп событий:
- прием на работу или увольнение сотрудника, приостановление или возобновление трудового договора, заключение или расторжение ГПД. Сведения по данным мероприятиям должны быть отправлены не позднее следующего рабочего дня;
- кадровый перевод, выбор электронной или бумажной трудовой книжки. Сведения по данным мероприятиям должны быть отправлены до 25 числа месяца, следующего за отчетным (Постановление Правления ПФР № 245п от 31.10.2022).
Пример 1
Корректировка информации по занимаемой позиции сотрудника: вместо должности «Секретарь» необходимо указать «Секретарь-делопроизводитель».
Для корректировки ранее переданных сведений о кадровом мероприятии, необходимо указать строку с ранее представленными сведениями о мероприятии с признаком их отмены, а в следующей строке прописать новые корректные данные о мероприятии. В ЕФС-1 это будет выглядеть следующим образом (рис. 1):
Рисунок 1
В первой строке отражаются ранее переданные в ПФР сведения с признаком их отмены, а во второй – скорректированные данные.
Сложность при подготовке корректировки по ЕФС-1 заключается в том, что в электронном формате необходимо указать уникальный идентификатор (UUID) события, которое отменяется/корректируется:
Важно! При корректировке/отмене ЕФС-1 потребуется указать именно тот UUID мероприятия, который ранее был передан в ПФР, иначе сведения не примут.
Заполнение UUID при корректировке/отмене мероприятий ЕФС-1 в программе 1С:ЗКГУ автоматизировано. В программе отслеживаются все действия пользователя по редактированию, исправлению и отмене проведения кадровых документов, данные по которым были переданы в составе мероприятий ЕФС-1. При этом автоматически регистрируются сведения о корректировке/отмене мероприятий, которые затем включаются в очередную форму ЕФС-1 при ее автозаполнении.
Под переданными в ПФР сведениями понимаются мероприятия, попавшие в ЕФС-1. В результате в кадровом документе появляется предупреждающая надпись, а также ставится запрет на редактирование документа (рис. 2).
Рисунок 2
Для того чтобы откорректировать переданные в ЕФС-1 данные по кадровым мероприятиям, нужно, во-первых, зарегистрировать корректировку кадрового мероприятия, во-вторых, создать и заполнить ЕФС-1.
Корректировку можно внести:
- непосредственно в кадровый документ, которым было зарегистрировано это мероприятие (если корректировка осуществляется в месяц регистрации документа);
- путем создания документа-исправления, вызвав в исходном кадровом документе команду «Исправить»;
- с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности (Отчетность, справки» – «Электронные трудовые книжки« – «Регистрация трудовой деятельности)», используя в нем команду «Изменить».
Первые два способа корректировки позволяют автоматически сделать записи в регистры, оставив первоначальный UUID, по которому мероприятия были переданы в СФР, и создав новый UUID с откорректированными данными. В результате в форме ЕФС-1 по одному событию будет отражено две записи (рис. 3, 4).
Рисунок 3
Рисунок 4
Рассмотрим подробно, как можно внести корректировку не с помощью кадровых документов, а с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности».
Пример 2
Информация о том, что сотрудница Копейцева С. И. переведена 01.03.2023 на должность «Артист – солист – ведущий мастер сцены» была своевременно передана в СФР. Но 10 марта 2023 г. было обнаружено, что в переданных сведениях номер приказа содержал префикс «ЗК000003» (рис. 5).
Рисунок 5
Для исправления данной ошибки воспользуемся документом «Регистрация трудовой деятельности», так как сам номер кадрового приказа не изменился (рис. 6).
Рисунок 6
Создаем документ «Регистрация трудовой деятельности» и используем в нем команду «Изменить» (рис. 7).
Рисунок 7
В строке с новыми данными корректируем номер приказа вручную, указав его без префикса (рис. 8).
Рисунок 8
При заполнении ЕФС-1 по сотруднику автоматически заполнятся два события (рис. 9):
- отмена ранее переданного в СФР перевода с номером приказа с префиксом;
- перевод с номером приказа, но без префикса.
Рисунок 9
Остались вопросы по особенностям заполнения ЕФС-1? Вы можете задать их нам по номеру телефона 8 (499) н270-50-49 или по электронной почте robzkv1c@4dk.ru. Специалисты компании «Что делать Система» будут рады вам помочь.
