Пропускная система: как использовать в трудовых спорах

Как сделать данные пропускной системы доказательствами

С помощью пропускной системы работодатель может доказать, что работник трудился меньше положенного. Это пригодится при наложении взыскания, но есть нюансы.

Чтобы дисциплинарное взыскание было законным, выполните два условия:

1. закрепите в локальных актах порядок пропускного режима;
2. ознакомьте работника с этими актами под подпись.

Пример

В компании ввели пропускной режим, но локальные акты никто не поменял. Изучив данные пропускной системы, руководитель вынес юрисконсульту выговор за регулярные опоздания. В табеле рабочего времени никаких отклонений не было, а данные с турникета суд учитывать отказался. Он подчеркнул, что в локальных актах не прописан учет рабочего времени с помощью пропускной системы.

Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.07.2020 № 88-10644/2020

Как закрепить порядок пропускного режима и ознакомить работников

Можно включить такие положения в уже существующие акты либо принять отдельный. Чаще всего это положение об организации пропускного режима. Четких формулировок в законе нет.

Пропишите, в частности, какую используете электронную контрольно-пропускную систему, в каком порядке работники получают и сдают магнитные карточки, какая ответственность предусмотрена при утере или порче карточек. Что еще включить в положение — смотрите в КонсультантПлюс.

Чтобы ознакомить работников с положением об организации пропускного режима, выберите один из двух способов.

1. Подпись работника на листе ознакомления. Рядом с подписью укажите Ф. И. О. сотрудника и дату его ознакомления. Этот лист прилагается к положению, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.
2. Подпись работника на отдельном документе. Обычно это журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Лист ознакомления относится только к одному документу, а журналом подтверждают ознакомление с несколькими локальными актами.

Как подтвердить нарушения со стороны сотрудника

Данные пропускной системы можно подтвердить выпиской. Нормативной формы нет, каждая организация разрабатывает ее самостоятельно. Выписку должен подписать и заверить сотрудник, ответственный за соблюдение пропускного режима. Если такого нет, подписать может руководитель компании.

Кроме данных пропускной системы, нужны другие доказательства. Докажите, что работник опаздывал на работу или уходил раньше, с помощью:

• табеля учета рабочего времени;
• свидетельских показаний других работников;
• актов о неполном рабочем времени;
• записей с камер видеонаблюдения.

Чем больше доказательств, тем лучше. Если на руках только данные электронных пропусков, их будет достаточно лишь при согласии работника с проступком.

Посмотрите, как правильно заполнять табель учета рабочего времени в образцах, которые подготовили специалисты КонсультантПлюс.

Почему требуют дополнительные доказательства. Суды считают, что данные пропускной системы не всегда надежны: она может давать сбой. Например, в одном из дел вахтер засвидетельствовал, что на его памяти пропускная система несколько раз зависала. Турникет работал, но информация с пропуска на экране не отображалась. Поэтому суд посчитал, что отсутствие работника на рабочем месте не доказано (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.09.2017 по делу № 33-6873/2017).

Риски пропускной системы

В эту игру можно играть вдвоем: работники часто пытаются доказать с помощью пропускной системы, что работали сверхурочно. Если работодатель не оплачивает переработку добровольно, обращаются в суд.

Но суды часто указывают, что у пропускной системы нет цели учитывать время отдыха и работы сотрудников. Только табель подтверждает сверхурочную работу (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 08.02.2024 № 88-2951/2024 по делу № 2-886/2023, апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 27.12.2018 по делу № 33-9021/2018, Краснодарского краевого суда от 24.07.2018 по делу № 33-25452/2018).

Суды практически всегда сверяют данные пропускной системы с другими документами:

• приказы генерального директора (Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 06.06.2023 № 88-8574/2023 по делу № 2-5520/2022);
• журнал регистрации причин отсутствия на рабочем месте (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.03.2018 по делу № 33-8775/2018);
• табели учета рабочего времени и зарплатные ведомости (Апелляционное определение Верховного суда Республики Бурятия от 17.10.2016 по делу № 33-6050/2016);
• свидетельские показания, служебные записки, разрешения на сверхурочную работу (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 21.01.2016 № 33-1042/2016 по делу № 2-4349/2015).

Нет гарантий, что суды всегда в таких делах будут занимать сторону работодателя. Но пока мы не видим решений, в которых сверхурочные взыскали только на основании данных пропускной системы.

Что в итоге

1. Судебная практика показывает, что у работодателей лучше, чем у работников, получается использовать данные пропускной системы в своих целях.
2. Чтобы суд встал на сторону работодателя, нужно правильно прописывать ее применение в локальных актах.
3. Все нарушения работников обязательно надо отражать в табеле учета рабочего времени.