Найдите замену и передайте полномочия
Первое и самое важно, что нужно сделать, это найти главному бухгалтеру замену на период отпуска.
Кому и как передать полномочия
Отлично, если есть заместитель главного бухгалтера, тогда дела передаём ему. А если нет, то функции можно передать другому сотруднику. Если бухгалтер в единственном лице, свои полномочия он должен передать руководителю либо заключить договор с аутсорсинговой компанией (ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).
Если исполнять обязанности главного бухгалтера будет работник вашей организации, нужно выбрать способ, по которому будете передавать дела. Специального порядка нет, перечислим три самых популярных способа.
- Совмещение должностей.
- Временный перевод на должность.
- Приём другого работника на период отпуска главбуха, можно и по совместительству.
Пропишите в трудовом договоре условие, при котором работник замещает главбуха, и издайте приказ о возложении обязанностей. А если замещать главбуха будет руководитель организации, то достаточно приказа об этом в произвольной форме.
Какие полномочия передать
Важно передать право подписи первичных документов за главного бухгалтера, это отразите в приказе о передаче полномочий. Также сообщите контрагентам и передайте им контактную информацию того, кто будет замещать главбуха в отпуске.
Обычно у главбуха есть право подписи банковских документов, переоформите карточку с образцами подписей, это может понадобиться, например, для снятия наличных в банке. Если у вас стоит система «банк — клиент», оформлять банковские карточки для платёжных поручений не придётся. Достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов.
Если налоговая инспекция запрашивает документы, а сотрудник, который замещает главбуха, не может исполнить требование, можно подать уведомление в налоговую о невозможности представления документов в срок. В уведомлении указывают причины и срок подачи документов. Налоговый орган может продлить срок представления документов, но может и отказать.
Заранее закройте все возможные дела
Если в вашей компании налажен механизм замещения главного бухгалтера, мы всё равно рекомендуем сделать все дела по максимуму до своего отпуска. Например:
- сверьтесь с налоговой и устраните расхождения, если они есть;
- ответьте на требования налоговой и запросы контролирующих органов;
- уплатите текущие налоги и страховые взносы;
- проинструктируйте подчинённых, подготовьте шаблоны писем, приказов или заявлений;
- создайте график платежей и заплатите обязательные.
Можно ли заранее уплатить налоги
Раньше срока уплатить налоги не получится. Если заранее перечислите деньги, то сумма попадёт на ЕНС и спишется тогда, когда наступит срок уплаты соответствующего налога, который установлен НК РФ.
Можно ли заранее подать уведомление
Срок подачи уведомления — не позднее 25-го числа месяца, в котором установлен срок перечисления соответствующего налога. Однако можно подать уведомление раньше. Для некоторых налогов, например НДФЛ, есть контрольные соотношения, которые определяют дату подачи уведомления.
Пример
Уведомление по НДФЛ за период с 23 июня по 30 июня не может быть подано ранее 23 июня и позднее 3 июля.
Как передать полномочия главного бухгалтера на время отпуска и какие риски возможны — подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс в материалах:
Кому можно передать полномочия главного бухгалтера на время его отсутствия
Какие возможны риски при передаче полномочий главного бухгалтера на время его отсутствия
