Локальные нормативные акты организации

В каждой организации, независимо от ее размера и сферы деятельности, должны быть разработаны локальные нормативные акты. Это документы, которые регулируют отношения между работодателем и работником по вопросам, не освещенным в трудовом законодательстве. Часть из них обязательны для всех работодателей, другие разрабатываются для оптимизации рабочих процессов и минимизации спорных ситуаций.

Наш эксперт в статье рассказывает, что такое локальные нормативные акты, какие из них обязательны для всех работодателей, как их разработать и принять, в каком порядке ознакомить с ними сотрудников, а также порядок их изменения и отмены.

Трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, включая законодательство об охране труда, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права (ст. 5 ТК РФ).

Что такое ЛНА?

Локальный нормативный акт (ЛНА) ‒ это внутренний документ работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, не урегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

ЛНА разрабатываются во всех организациях в следующих целях.

• Соблюдение требований трудового законодательства. Существует перечень ЛНА, который обязателен для работодателя. Кроме того, отсутствие ряда таких документов или невключение в них обязательных условий может повлечь риск административной ответственности в виде штрафа по ст. 27 КоАП РФ.
• Организация работы персонала. В локальных нормативных актах отражаются основные правила работы, организация рабочего процесса, права и обязанности работников и работодателя.
• Защита работодателя в трудовых спорах. Ясные и недвусмысленные формулировки в ЛНА относительно порядка работы сотрудника помогут работодателю защитить свои права в случае судебного разбирательства.

Как не допускать ошибок в кадровых перестановках, приеме и увольнении сотрудников?

подробнее

Какие документы являются ЛНА?

Трудовой кодекс не содержит конкретную информацию о том, какие именно документы могут быть локальными нормативными актами. Наиболее распространенные формы – положения, правила и инструкции.

ЛНА также может быть издан в форме приказа, при этом не все приказы являются локальными нормативными актами.

Не являются ЛНА приказы, которые рассчитаны на однократное применение, а также те, которые касаются одного определенного работника, например приказ о приеме на работу.

Если же приказ рассчитан на неоднократное применение и направлен на всех или отдельную категорию работников, то он является локальным нормативным актом. Например, приказ о доплате по больничному листу до фактического среднего заработка.

Также к ЛНА относится график отпусков. Это следует из Письма Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 и подтверждается судебной практикой. Например, Решение Верховного суда Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018.

Относительно отнесения штатного расписания к ЛНА Роструд занял интересную позицию. В Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 отмечено, что этот документ является локальным нормативным актом, при этом, поскольку данный документ не является непосредственно связанным с трудовой деятельностью, работодатель не обязан знакомить с ним работника при приеме на работу.

Обязательные ЛНА

Ряд локальных нормативных актов обязателен для всех работодателей в соответствии с требованиями трудового законодательства. К таким документам относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• положение о персональных данных работников или иной документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных сотрудников организации (ст. 87 ТК РФ);
• положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);
• документы по охране труда (ст. 214 ТК РФ);
• положение о режиме рабочего времени: ненормированный рабочий день (ст. 101 ТК РФ), разделение дня на части (ст. 105 ТК РФ), если соответствующих условий нет в правилах внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание (ч. 1 ст. 15 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ).

Дополнительные документы могут потребоваться в особых случаях или при особых условия труда, например положение о командировках или график сменности.

Как не допускать ошибок в кадровых перестановках, приеме и увольнении сотрудников?

подробнее

ЛНА микропредприятий

Работодатели, отнесенные к микропредприятиям, вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Для регулирования трудовых отношений работодатель обязан включать в трудовые договоры с работниками условия, регламентирующие вопросы, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).

Трудовой договор должен быть разработан на основе типовой формы (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Если работодатель утрачивает статус микропредприятия, то он обязан принять обязательные ЛНА в течение четырех месяцев с даты, когда в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства будут внесены изменения об утрате статуса микропредприятия (ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ).

Отказ от ЛНА это не обязанность, а право микропредприятий. Такой работодатель может не принимать решение о переходе на типовую форму трудового договора и вести кадровый документооборот по общим правилам (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 17.02.2021 № 77/10-4921-ОБ/18-1299).

Работодатель-микропредприятие может полностью или частично отказаться от правил трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании, графика отпусков и графика сменности, а также иных локальных нормативных актов по труду, урегулировав соответствующие вопросы в трудовых договорах работников. При этом не все вопросы трудовых и связанных с ними отношений можно урегулировать трудовым договором. По нашему мнению, у микропредприятий, которые перешли на типовую форму трудового договора, должны быть разработаны следующие локальные нормативные акты:

• положение, регламентирующее защиту персональных данных работников;
• документы по охране труда;
• правила и инструкции по пожарной безопасности.

Необязательные ЛНА

Работодатель, исходя из потребностей организации, может разработать и другие документы, которые регулируют взаимоотношения между ним и работником. Например:

• положение о порядке прохождения испытания;
• положение о структурном подразделении;
• положение о командировках;
• положение о коммерческой тайне;
• положение о дресс-коде;
• положение об использовании корпоративной мобильной связи;
• положение об использовании сети Интернет в организации;
• положение об использовании личного автомобиля в служебных целях;
• и другие ЛНА.

Как разработать ЛНА?

Порядок разработки локальных нормативных актов законодательно не установлен, поэтому работодатели определяют его самостоятельно.

Например, работодатель может создать рабочую группу по разработке ЛНА. Такая группа может состоять из работников отдела кадров, юридического отдела, бухгалтерии. При необходимости включаются руководители подразделений, в отношении которых разрабатывается локальный нормативный акт. Это позволяет решить все спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными подразделениями еще на стадии разработки.

Относительно структуры данных документов в законе также нет определенных требований. Структура и содержание зависят от круга вопросов, в отношении которых необходимо принятие таких документов.

Основное правило, которого необходимо придерживаться при разработке ЛНА: нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, не подлежат применению (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Если такая норма будет включена в локальный нормативный акт, то он подлежит применению без учета данной нормы.

Обратите внимание, данные нормы содержатся не только в Трудовом кодексе, но и в других нормативно-правовых актах, в том числе и в отраслевых соглашениях, а также в коллективном договоре.

Например, нельзя включить в ЛНА следующие условия:

• выплата заработной платы раз в месяц;
• выплата зарплаты уволенному сотруднику в тот день, когда она перечисляется всему остальному персоналу;
• возможность отзыва работника из отпуска без его согласия;
• оплата средств индивидуальной защиты;
• договорная подсудность;
• дополнительные причины для увольнения.

И другие условия, ухудшающие положение работника.

Как учесть мнение профсоюза?

Если в организации есть профсоюз, то все локальные нормативные акты необходимо согласовывать с данным органом. ЛНА, принятые без согласования, не подлежат применению (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Порядок учета мнения представительного органа работников (профсоюза) установлен ст. 372 ТК РФ:

• работодатель до утверждения локального нормативного акта направляет его проект и обоснование по нему в профсоюз;
• профсоюз в срок не позднее пяти рабочих дней с момента получения документов направляет работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме;
• если профсоюз согласен – работодатель принимает ЛНА;
• если профсоюз не согласен или хочет внести предложения по его улучшению, то работодатель обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с данным органом. Все разногласия оформляются протоколом, и только после этого работодатель принимает ЛНА.

Обратите внимание, если локальный нормативный акт принят с протоколом разногласий, то профсоюз может обжаловать его в Государственную инспекцию труда или суд либо начать процедуру коллективного трудового спора.

Незаменимая помощь в кадровом делопроизводстве – путеводители по кадровым вопросам.

подробнее

Как принять ЛНА?

Локальные нормативные акты могут быть утверждены двумя способами (Приказ Роструда от 13.05.2022 № 123):

• путем издания отдельного приказа. Унифицированной формы такого приказа не предусмотрено, поэтому работодатель вправе определить ее самостоятельно;
• с помощью заполненного соответствующим образом грифа утверждения, проставленного на титульной странице правил (разд. 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе (ст. 12 ТК РФ).

Как ознакомить сотрудников с ЛНА?

Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их работой (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Обратите внимание, вновь принятые работники должны быть ознакомлены с ЛНА до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Неознакомление сотрудников под подпись с ЛНА, непосредственно связанными с их работой, может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а если аналогичное нарушение будет совершено повторно ‒ по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ознакомить работников с такими документами можно следующими способами:

• проставление подписи работника непосредственно на листах ЛНА. Такой вариант удобен для небольших организаций;
• фиксация подписи работника на отдельном листе ознакомления. Лист ознакомления может быть к конкретному ЛНА или сразу к нескольким документам. Также работодателем могут быть разработаны специальные журналы ознакомления работников;
• включение соответствующего условия в трудовой договор, например лист ознакомления можно включить как приложение к трудовому договору.

Все перечисленные способы ознакомления имеют одинаковую юридическую силу. На практике встречаются ситуации, когда сотрудники утверждают, что, несмотря на то что в листе ознакомления или трудовом договоре стоит их подпись, сами документы они не читали и, соответственно, не обязаны их соблюдать. По таким спорам суды, как правило, встают на сторону работодателя. Если работник был ознакомлен с документами любым из перечисленных способов и поставил подпись, то он обязан подчиняться указанным правилам.

Например, Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 21.04.2022 по делу № 88-8855/2022. Работник был привлечен к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, а именно за несанкционированную видеосъемку на режимной территории предприятия. Посчитав действия работодателя незаконными, он обратился в суд. Свою позицию он аргументировал тем, что у работодателя не было оснований для привлечения к дисциплинарной ответственности. Работодатель представил в суд трудовой договор с работником, в который было включено условие об ознакомлении с локальными нормативными актами работодателя, в том числе с положением о пропускном режиме, разрешительной системе допуска и особенностях внутреннего распорядка. В положении было отмечено, что на территории предприятия без согласования с начальником управления безопасности запрещено фотографирование, видео- и киносъемка, пользование звукозаписывающей аппаратурой, не учтенной оргтехникой. Суд отказал работнику и признал дисциплинарные взыскания правомерными.

В отдельных случаях суд признает правомерным ознакомление работника с локальными нормативными актами через электронные средства связи (электронную почту), а также размещенными в корпоративной системе хранения данных. При этом важен факт, что работодателем был закреплен порядок ознакомления с ЛНА в трудовом договоре или другом документе, например в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка, с которыми ранее работник был ознакомлен под подпись.

Например, Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 17.05.2021 по делу № 88-9742/2021. Работодатель разработал положение о санитарно-гигиенической безопасности в целях противодействия распространения новой коронавирусной инфекции (Covid-19), в котором было установлено обязательное ношение гигиенических масок на рабочем месте. Один из работников не соблюдал указанное требование и был привлечен к дисциплинарной ответственности в виде выговора. Посчитав действия работодателя неправомерными, он обратился в суд. Свою позицию он аргументировал тем, что не был ознакомлен с положением надлежащим образом и, соответственно, не обязан его исполнять. Суд встал на сторону работодателя.

При приеме на работу сотрудник под подпись ознакомился с правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии, где установлено, что с основополагающими нормативными локальными актами, такими как правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, должностная инструкция, положение о персональных данных и конфиденциальной информации, работник знакомится под подпись; работодатель обеспечивает всем работникам возможность ознакомления с иными локальными нормативными актами посредством размещения этих нормативных документов в локальной электронной сети Инфопак и предоставления всем работникам доступа к указанной сети с предоставлением имени и пароля; работники, не имеющие служебного компьютера, вправе воспользоваться компьютерами общего пользования.

Факт ознакомления с положением о санитарно-гигиенической безопасности подтверждается электронным письмом истца, в котором указано, что работник прочитал положение в корпоративной системе хранения данных.

Незаменимая помощь в кадровом делопроизводстве – путеводители по кадровым вопросам.

подробнее

Как внести изменения в ЛНА?

Работодатели вносят изменения в локальные нормативные акты в следующих случаях:

• в связи со вступлением в силу либо изменением закона или другого нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения;
• по собственному усмотрению. При этом необходимо учитывать, что изменения могут затрагивать определенные сторонами условия трудового договора, а согласно ст. 72 ТК РФ это допустимо только по соглашению сторон. Работодатель вправе в одностороннем порядке изменять условия трудового договора только в случае организационных или технологических изменений условий труда. В данном случае необходимо соблюдать процедуру, определенную в ст. 74 ТК РФ.

Изменения вносятся в том же порядке, в котором ЛНА разрабатывался и утверждался первоначально. Новые условия также не должны ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С изменениями необходимо ознакомить работников надлежащим образом.

Обратите внимание, если локальные нормативные акты принимались с учетом мнения представительного органа работников (профсоюза), изменения могут быть внесены только при соблюдении порядка учета мнения этого органа (ст. 372 ТК РФ).

В каких случаях ЛНА прекращает действие?

Согласно ст. 12 ТК РФ основаниями для прекращения действия локального нормативного акта или отдельных его положений являются:

• истечение срока действия. Например, график отпусков. Данный документ утверждается ежегодно и прекращает действие по окончании календарного года;
• отмена (признание утратившим силу) локального нормативного акта либо отдельных его положений другим актом. Рекомендуем при разработке нового документа включить пункт о том, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
• вступление в силу закона или другого нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с действовавшим ЛНА.

Итак, процедура разработки и принятия локальных нормативных актов содержит множество нюансов. В справочно-правовой системе КонсультантПлюс вы найдете пошаговые инструкции, практические рекомендации, а также формы и образцы заполнения документов. Материалы помогут оптимизировать кадровое делопроизводство и минимизировать риск административной ответственности за нарушения трудового законодательства.

Вопрос:

Должен ли руководитель организации расписываться в листах ознакомления с изданными им локальными нормативными актами?

Ответ:

Руководитель организации должен быть ознакомлен с ЛНА под подпись, в случае если такой акт непосредственно связан с его трудовой деятельностью.

Права и обязанности руководителя организации в области трудовых отношений определяются ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 274 ТК РФ).

При этом трудовое законодательство не предусматривает особенностей ознакомления руководителей организации с принятыми ими локальными нормативными актами.

Соответственно, несмотря на то что руководитель организации подписал ЛНА при его принятии, он должен быть ознакомлен с ним под подпись как работник данной организации, в случае если такой акт непосредственно связан с его трудовыми обязанностями.

Обращаем внимание, неознакомление работника, в том числе руководителя организации, с принятыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой, в установленном порядке может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Если аналогичное нарушение будет совершено повторно ‒ по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Пошаговые инструкции, образцы документов и ссылки на правовые акты: получите доступ к «Готовым решениям».

подробнее

Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева