Как уничтожить документы в организации правильно

В статье рассказали, как долго хранить документы и как их уничтожать. Список всех рабочих документов со сроками хранения собрали в удобной таблице. Документы, которые придется оформить для безопасного уничтожения, также скачаете из статьи.

Какие документы можно уничтожать

Есть три категории документов.

1) Документы, которые уничтожают по истечении сроков хранения (большинство).

2) Отдельные категории документов со специальными условиями их уничтожения.

3) Документы, которые не подлежат уничтожению.

Уничтожить документы можно только после того, как провели экспертизу их ценности. Именно при проведении данной экспертизы и происходит отбор документов на уничтожение (п. 4.5 Правил, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Документы, которые уничтожают по истечении сроков хранения

Архивные документы. Те документы, которые входят в Перечень типовых управленческих архивных документов или в Перечень типовых архивных документов по НИОКР с определенными сроками хранения. Например, документы о создании организации, бухгалтерские документы и пр. (ч. 3 ст. 6 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Копии сведений персонифицированного учета. Они хранятся как и документы бухгалтерского учета и отчетности, поэтому могут быть уничтожены по истечении установленного срока хранения (п. 3 ст. 8 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ч. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Как долго необходимо хранить тот или иной документ, показали в наглядной таблице.

Смотреть таблицу

Уменьшать сроки хранения документов нельзя, но можно их увеличить, если это обусловлено особенностями работы организации и ее потребностями (пп. 4.10, 4.11 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Если срок хранения документов не установлен, определите срок хранения самостоятельно. Оформите соответствующее решение руководителя организации. По истечении установленных вами сроков хранения вы сможете уничтожить данные документы в общем порядке (ч. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Решайте вопросы бухгалтерии быстро и легко с Типовыми ситуациями

Документы со специальными условиями их уничтожения

Документы, содержащие персональные данные. Уничтожение персональных данных в случаях, предусмотренных ст. 21 ФЗ «О персональных данных», подтверждается в соответствии с требованиями Роскомнадзора. Они подлежат уничтожению:

- при достижении целей их обработки либо в случае утраты необходимости в достижении этих целей в случаях, предусмотренных ч. 4 ст. 21 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- по требованию субъекта персональных данных (ч. 1 ст. 14, ч. 3 ст. 20 ФЗ «О персональных данных»);

- в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой оператором или лицом, действующим по поручению оператора, если обеспечить правомерность обработки данных невозможно (ч. 3 ст. 21 ФЗ «О персональных данных»);

- при отзыве субъектом персональных данных согласия на их обработку (ч. 5 ст. 21 ФЗ «О персональных данных»);

- при принятии Роскомнадзором решения о запрете или об ограничении трансграничной передачи персональных данных (ч. 14 ст. 12 ФЗ «О персональных данных»).

Документы, с пометкой «Для служебного пользования». Специалистам госорганизаций, в документообороте которых используется пометка «Для служебного пользования», будет интересно Готовое решение, в котором рассказывается о нюансах уничтожения данной категории документов.

Документы, которые не подлежат уничтожению

Документы Архивного фонда РФ хранятся бессрочно, поэтому их не уничтожают. Это документы, которые образуются в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов. Такие документы передают на постоянное хранение в архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях (п. 4.4 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, ч. 2 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Как отбирать документы на уничтожение

Документы на уничтожение отбирают по результатам экспертизы ценности документов. Экспертизу проводят ежегодно (пп. 4.5, 4.11 Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

При проведении экспертизы подготовьте предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основании этих предложений и готовится акт, который затем подлежит утверждению.

По документам, которые хранятся в архиве организации, дела, не подлежащие хранению, выделяет работник архива. Просматриваются годовые разделы описей дел, документов за разные годы и формируется таблица со списком этих дел, чтобы включить в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению документов из архива, не подлежащих хранению, составляют по общей форме с изменением заголовка на «Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению». Акт подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив (п. 7 Рекомендаций по применению Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Составленные акты рассматривает экспертная комиссия. Это совещательный орган при руководителе организации. В ее функции входит в том числе ежегодный отбор документов организации для их дальнейшего хранения или уничтожения, а также согласование описей дел, документов постоянного и временных сроков хранения и актов о выделении к уничтожению (пп. 4.7 - 4.9 Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Разработайте положение об экспертной комиссии, в котором будут определены задачи и функции.

Утвержденной формы такого положения нет. За основу можно взять примерное положение об экспертной комиссии организации.

Скачать примерное положение об экспертной комиссии

Также определите состав комиссии, приняв соответствующий приказ. Обратите внимание, в комиссию можно включать специалистов, которые смогут оценить практическое значение и сроки хранения документов, ценность которых нужно определить. Например, для экспертизы документов по бухгалтерскому учету и отчетности лучше привлечь бухгалтера (пп. 4.7, 4.8 Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Акты представляют на согласование только вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу. Комиссия рассматривает сначала годовые разделы описей и только потом ‒ акты о выделении к уничтожению. Без соблюдения этой процедуры архивные документы уничтожать нельзя (п. 4.11 Правил хранения документов, п. 7 Рекомендаций по применению Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Утверждает акты руководитель организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то руководитель организации утверждает эти акты только после того, как экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утвердит годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и согласует годовые разделы описей дел по личному составу (пп. 4.11, 4.12 Правил хранения документов, п. 7 Рекомендаций по применению Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Обратите внимание, для уничтожения отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором составлен акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. А если срок хранения документа истек после 1 января, его можно включить в акт только в следующем году.

Применительно к электронным делам, которые будут уничтожены, никаких исключений нет. Они подлежат выделению к уничтожению на тех же основаниях, что и дела на бумажном носителе (п. 4.13 Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Как правильно уничтожить документы

Способ уничтожения документов определите самостоятельно, если нет специальных требований к уничтожению соответствующих документов. Обычно документы пропускают через шредер или сжигают. Электронные документы стирают с носителя или вовсе уничтожают сам носитель.

Для фиксации факта уничтожения документов обязательно составьте акт об их уничтожении. Утвержденной формы такого акта нет, поэтому составьте его в произвольной форме.

В акте укажите:

- реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, где приводится перечень уничтожаемых документов, либо перечень документов, которые были уничтожены;

- способ, время и место уничтожения документов;

- информацию о том, кто проводил уничтожение документов.

Члены экспертной комиссии также подписывают акт об уничтожении документов. После этого акт утверждается руководителем организации.

Можно воспользоваться образцом акта об уничтожении документа, который есть в КонсультантПлюс.

Скачать образец акта об уничтожении

Если документов для уничтожения много, привлеките специализированную организацию. Заключите договор на уничтожение документов и передайте документы, которые выделены к уничтожению. По факту оказания услуги исполнитель предоставит вам отчет или иной письменный документ. Реквизиты отчета необходимо включить в акт об уничтожении документов.