Правила внутреннего трудового распорядка: создаем основополагающий документ на 2023 год с нуля

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть в каждой организации. Иначе работодателя могут привлечь к административной ответственности. Какие нормы обязательно включить в правила и как утвердить документ — рассказали в статье.

В каких случаях работодатель вправе не утверждать Правила

Правила внутреннего трудового распорядка (далее — Правила) должны быть у каждого работодателя, так как некоторые конкретные вопросы регулирования трудовых отношений должны быть регламентированы именно этим локальным актом (ч. 1 ст. 100, ч. 3, 4 ст. 189 ТК РФ).

Работодатель вправе не утверждать Правила, только если организация является микропредприятием или некоммерческой организацией, отвечающей требованиям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ. Если работодатель отказывается от Правил, то он должен прописать все условия в трудовом договоре. Такие трудовые договоры нужно заключать на основе типовой формы, утверждаемой Правительством РФ (ст. 309.2 ТК РФ).

Важно

Если работодатель утратит статус микропредприятия или, являясь некоммерческой организацией, перестанет отвечать требованиям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ, то ему придется утвердить Правила. Сделать это нужно будет не позднее четырех месяцев со дня наступления соответствующих обстоятельств (ч. 3, 4 ст. 309.1 ТК РФ).

Что обязательно должно быть в Правилах

Обычно Правила состоят из разделов, которые обязательно должны быть в этом локальном нормативном акте в силу требований трудового законодательства. Помимо этого, в документ можно включить (по усмотрению работодателя) дополнительные разделы, учитывающие специфику организации.

Обязательно включите в Правила следующие разделы (4 ст. 189 ТК РФ):

• порядок приема работников;
• порядок увольнения работников;
• основные права работника и работодателя;
• основные обязанности работника и работодателя;
• ответственность работника и работодателя;
• режим работы;
• время отдыха;
• меры поощрения работников;
• взыскания к работникам.

Также работодатель вправе включить в Правила и иные положения, которые характерны для его организации и позволят ему урегулировать трудовые отношения.

Важно

Условия в Правилах не должны ухудшать положение работников по сравнению с условиями, установленными в нормативных правовых актах, коллективном договоре, соглашениях, а также не должны им противоречить (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

В раздел «Порядок приема на работу» нужно включить:

• информацию о документах, которые работник должен представить при приеме на работу;
• информацию о допуске к работе;
• сведения об испытательном сроке;
• требования к заключению трудового договора;
• требования к оформлению приказа о приеме на работу.

Дополнительно работодатель может предусмотреть:

• заполнение специальной анкеты при приеме на работу;
• информацию об оформлении электронных пропусков для учета входа и выхода работника;
• подачу непосредственным руководителем данных в бухгалтерию о приеме нового работника.

Раздел «Порядок увольнения работников». Поскольку увольнение работников детально описано в ТК РФ, в данном разделе можно предусмотреть следующую фразу: «Прекращение трудового договора регулируется гл. 13 Трудового кодекса РФ ».

Дополнительно работодатель вправе уточнить порядок:

• передачи дел при увольнении работника (кому и как работник должен передать дела, в какие сроки);
• сдачи материальных ценностей и документов;
• оформления обходного листа (форму такого листа можно сделать приложением к правилам внутреннего трудового распорядка).

Раздел «Основные права работника и работодателя«. Эти права закреплены в ч. 1 ст. 21, ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Работодатель на свое усмотрение вправе продублировать как все положения об основных правах работника и работодателя, так и некоторые из них, указав, что всё остальное перечислено в указанных нормах.

На практике дополнительно включают следующие права и гарантии для работников (если работодатель принимает решение их предоставлять):

• медицинское страхование по программе добровольного медицинского страхования;
• доплату по больничному листу и (или) среднему заработку и другие.

С учетом специфики компании дополнительно работодатель вправе включить и другие обязанности работника:

• сообщать о болезни непосредственному руководителю по телефону в день, когда открыт листок нетрудоспособности;
• использовать сеть Интернет на рабочем месте только в рабочих целях;
• быть вежливым с коллегами и клиентами;
• соблюдать установленный в организации дресс-код.

Раздел «Ответственность работника и работодателя«. Ответственность урегулирована Трудовым кодексом РФ. Здесь у работодателя нет возможности предусмотреть что-то сверх того, что предлагает ТК РФ.

Поэтому в соответствующий раздел Правил можно включить следующую формулировку: «Работник и работодатель несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В частности, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192, 193 Трудового кодекса РФ. Стороны трудового договора несут материальную ответственность в случаях и порядке, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами».

Дополнительно работодатель вправе указать порядок привлечения работника и работодателя к ответственности. Для того чтобы описать порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности, необходимо руководствоваться ст. 192, 193 ТК РФ.

Иногда в этом разделе упоминают один вид ответственности. Например, указывают на дисциплинарную ответственность работника, забывая указать на материальную ответственность сторон трудового договора. Это рискованно, ведь ч. 4 ст. 189 ТК РФ не уточняет, что достаточно указать только какой-то один вид ответственности.

Раздел «Режим работы». Необходимо указать режим работы, который есть в организации. Описывая режим, надо помнить, что рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю (либо установленную норму рабочего времени за учетный период: например, месяц, квартал, год). Также необходимо учесть, что норма рабочего времени у некоторых категорий работников меньше обычной (ч. 1 ст. 92 ТК РФ).

Чтобы прописать режим работы, необходимо указать:

• продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с выходными днями по скользящему графику);
• продолжительность рабочего дня (смены);
• время начала и окончания работы;
• количество смен в сутки (если работа сменная);
• чередование рабочих и нерабочих дней;
• порядок введения суммированного учета рабочего времени (если такой учет требуется ввести в вашей организации).

Если работодатель договорился, что отдельные работники будут работать по индивидуальному режиму работы, не характерному для компании, то такой режим работы в Правила включать необязательно. Достаточно включить такой индивидуальный режим работы в трудовой договор с работником (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК РФ).

Раздел «Время отдыха». Необходимо перечислить все виды отдыха в Правилах, так как в ч. 4 ст. 189 ТК РФ не установлено, какие именно виды времени отдыха включаем, а какие нет. Поэтому надо описать подробно все виды времени отдыха, которые предоставляются работникам:

• перерывы в течение рабочего дня (смены);
• ежедневный (междусменный) отдых;
• обеденный перерыв (минимальная его продолжительность — полчаса в день, максимальная — два часа в день);
• выходные дни;
• нерабочие праздничные дни;
• отпуск.

Важно

Работодатель вправе указать, что обеденный перерыв не предоставляется работникам, если установленная им продолжительность ежедневной работы (смены) не превышает четырех часов.

Укажите выходные дни, предоставляемые работникам. Как правило, общий выходной день — воскресенье. Например, если у работников пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями, так и укажите эти дни, например: «Работникам предоставляются выходные дни — суббота и воскресенье».

Как правило, выходные дни при пятидневной рабочей неделе предоставляются подряд. Если приостановка работы в выходные дни в компании невозможна (например, при непрерывном производстве), то укажите очередность предоставления таких выходных. Например, по графику 2 рабочих дня/2 выходных дня или согласно графику сменности.

Опишите ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Укажите продолжительность такого отпуска для работников. Его минимальная продолжительность — 28 календарных дней. Могут быть работники, которым положен отпуск длиннее. Например, работникам-инвалидам положен отпуск не менее 30 календарных дней. Чтобы не перечислять все случаи, можно процитировать в Правилах положения ст. 115 ТК РФ.

Необходимо также перечислить все виды дополнительных отпусков, которые предоставляются работникам компании, и указать их продолжительность. Например, нужно обязательно предусмотреть в Правилах продолжительность дополнительного отпуска тем работникам, которым работодатель установил ненормированный рабочий день (если такие положения не содержатся в вашем коллективном договоре).

Важно

Рекомендуется указывать в Правилах даты выплаты зарплаты. Тогда не придется включать это условие в трудовой договор. И если дата изменится, то не возникнет необходимости заключать со всеми работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Раздел «Меры поощрения работников». Работодатель вправе указать в Правилах основные виды поощрений за труд:

• объявление благодарности;
• премирование;
• награждение ценным подарком;
• вручение почетной грамоты;
• представление к званию лучшего по профессии.

Если в компании предусмотрены другие меры поощрения, можно прописать их в Правилах либо включить следующую формулировку: «Работодатель вправе поощрить работников иным образом». Порядок премирования можно подробно не указывать в Правилах, а сделать ссылку на действующее у работодателя Положение о премировании работников.

Раздел «Взыскания к работникам». Перечислите дисциплинарные взыскания, которые могут применить к работникам:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующему основанию.

Также рекомендуется указать в Правилах нарушения трудовой дисциплины, за которые в вашей организации налагают дисциплинарные взыскания, а также порядок их применения и снятия.

Работодатель вправе включать в Правила и другие дополнительные вопросы в конкретные тематические разделы. Например, положение о дистанционной работе, условие о диспансеризации работников и другое.

Как утвердить Правила

Порядок утверждения Правил различается в зависимости от того, есть в организации профсоюз или нет. Если его нет, то достаточно издать приказ об утверждении Правил. Если есть, то Правила утверждаются с учетом его мнения.

Если Правила являются приложением к коллективному договору, то при их подготовке следует проводить коллективные переговоры и после утверждения направить их вместе с коллективным договором на уведомительную регистрацию в орган по труду (ст. 50 ТК РФ).

Приказ об утверждении Правил составляется в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. В приказе необходимо указать:

• дату, с которой в вашей организации начинают действовать Правила внутреннего трудового распорядка;
• лицо, ответственное за ознакомление работников с Правилами.

Как ознакомить работника с Правилами

Работодатель обязан ознакомить работников с Правилами под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Вновь принимаемых работников ознакомить с Правилами нужно до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Для ознакомления с Правилами можно использовать разные способы:

• лист ознакомления, который может быть оформлен приложением к Правилам или трудовому договору;
• отдельный журнал ознакомления.

Если работник отказывается ознакомиться с Правилами, необходимо зачитать ему их при свидетелях и составить акт о том, что он ознакомлен устно и отказался поставить подпись об ознакомлении. Если работник нарушит требования Правил в дальнейшем, работодатель сможет доказать, что работник знал о них, несмотря на то что подписи об ознакомлении нет. Более того, если отсутствие подписи об ознакомлении вызовет вопросы у проверяющих органов, такой документ позволит работодателю избежать ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, поскольку он предпринял все действия, чтобы исполнить обязанность ознакомить работника с Правилами.

При отсутствии в компании Правил внутреннего трудового распорядка, при нарушении порядка составления или утверждения Правил возникает тот же риск привлечения работодателя к административной ответственности, что и при отсутствии факта ознакомления работника с ними.