Три нестандартных ситуации при расчете отпускных (примеры в помощь бухгалтеру)

Эксперты рассказали, как рассчитать отпускные сразу после выхода сотрудницы из декрета, после отпуска за свой счет и после длительного больничного. Показали на примерах, как определить расчетный период и не ошибиться.

Для верного расчета отпускных нужно корректно определить расчетный период. Это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Когда расчетный период отработан полностью, сложностей нет. Так, если отпуск начинается в июне, расчетный период – с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего. Сложность возникает, если работник болел, был в декрете или брал дни за свой счет (п. 4 Положения о среднем заработке).

Как рассчитать отпускные после декрета или отпуска по уходу за ребенком до 1,5 либо 3 лет

Замените расчетный период, целиком состоящий из детских отпусков, на 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет (п. 6 Положения о среднем заработке, Письмо Минтруда России от 25.11.2015 № 14-1/В-972).

Пример

Иванова была в отпуске по беременности и родам с 06.04.2020 по 23.08.2020 и в отпуске по уходу за ребенком с 24.08.2020 по 18.06.2023. Ей предоставили очередной отпуск с 19.06.2023 на 28 дней.

Расчетный период для отпускных – с 01.04.2019 по 31.03.2020, так как все 12 месяцев до начала отпуска у нее не было заработка.

Как рассчитать отпускные, если в расчетном периоде отпуск за свой счет

Когда рассчитываете средний дневной заработок для оплаты отпуска, период отпуска без сохранения заработной платы исключите (подп. «е» п. 5 Положения о среднем заработке).

Порядок определения расчетного периода разный для двух ситуаций:

1. расчетный период частично отработан, плюс в нем отпуск за свой счет;
2. расчетный период полностью состоит из отпуска без оплаты.

Если расчетный период частично отработан, то период отпуска за свой счет исключите. Например, в расчетном периоде сотрудник уходил в отпуск за свой счет на два месяца. Тогда расчетный период всё равно состоит из 12 месяцев. Нюанс в том, что период двухмесячного отпуска за свой счет исключается.

Пример. В расчетном периоде есть отпуск по уходу за ребенком и отпуск за свой счет.

Даты	Событие
02.07.2014	Сотрудница принята на работу
18.01.2017 – 22.06.2017	Сотрудница уходит на больничный по БИР
03.06.2017 – 01.03.2020	Сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком сначала до 1,5 лет, затем до 3 лет
05.06.2019 – 07.11.2019	Прекращается отпуск по уходу за ребенком, и сотрудница уходит на больничный по БИР
08.11.2019 – 31.07.2022	Сотрудница в отпуске по уходу за вторым ребенком
01.08. 2022	Сотрудница выходит на работу, отрабатывает 2 месяца и берет отпуск без содержания до 12 мая 2023 г.
С 13.05.2023	Сотрудница написала заявление на ежегодный отпуск

В расчетный период берем отработанные два месяца в 2022 году. Это обосновывается тем, что отпуск за свой счет и отпуск по уходу за ребенком – это исключаемые периоды. Оснований заменять расчетный период на 12 месяцев до начала декрета в этом случае нет.

Если расчетный период полностью состоит из отпуска за свой счет и не отработан, период отпуска без сохранения заработной платы из расчета исключается. Поэтому для расчета среднего заработка для компенсации отпуска следует учитывать заработок за 12 месяцев, предшествующих длительному отпуску без сохранения заработка.

Это обосновывается следующим. Допустим, у работника нет фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период. Либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода. Тогда средний заработок определяют исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения о среднем заработке).

Спор с работником? Аргументировать свою позицию поможет Энциклопедия спорных ситуаций

Как рассчитать отпускные, если в расчетном периоде больничный

Если работник уходит в очередной отпуск и в расчетном периоде больничный лист, исключите этот период из расчетного. Порядок расчета полностью схож с предыдущей ситуацией (подп. «б»п. 5 Положения о среднем заработке).

Полезные материалы по теме в КонсультантПлюс

Готовое решение: Как рассчитать отпускные для оплаты очередного отпуска после декрета и отпуска по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет

Типовая ситуация: Отпуск после декрета: как предоставить и рассчитать

Ситуация: Как работнику проверить расчет отпускных