Как подготовиться к переходу на электронные доверенности с 1 сентября

С 1 сентября 2023 года к электронным документам организации, подписанным не руководителем, придется прикладывать машиночитаемую доверенность. Прежний порядок, когда любой сотрудник мог подписать документы при помощи электронной подписи юрлица, перестанет работать. Такие документы просто не будут иметь юридической силы. Как подготовиться к переходу — рассказали в статье.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это доверенность, созданная в электронной форме и подписанная квалифицированной электронной подписью доверителя, имеющего право выполнять действия от имени юридического лица без доверенности. Руководителем, директором, генеральным директором — у кого как называется.

Доверенность выдают для действий представителя перед третьими лицами от имени и в интересах юридического лица, которое ее выдало.

До 31 августа 2023 года действует переходный период для обязательного использования машиночитаемых доверенностей. До этой даты можно применять квалифицированные сертификаты представителей юрлиц и при этом не прикладывать машиночитаемую доверенность (Информация ФНС России).

Кто может быть представителем по МЧД

Представителем юрлица может быть физлицо, ИП или другое юрлицо. Он подписывает электронные документы своей квалифицированной электронной подписью, к документам прикладывает МЧД (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 Закона об электронной подписи).

Соответственно, если представитель подписывает электронные документы от имени организации, он делает это своей квалифицированной электронной подписью.

Отметим, что создан портал, на котором любое юридическое лицо сможет создать, проверить или отменить существующую электронную доверенность.

Как оформить МЧД

При оформлении доверенности нужно руководствоваться Едиными требованиями к формам доверенности. В частности, документ должен создаваться в формате XML. В нем должны быть определенные сведения.

При подготовке доверенности от имени организации также следует руководствоваться и Едиными требованиями к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи (Требования утверждены Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857).

Доверенность должна содержать (п. 2 Единых требований):

1. наименование документа;
2. сведения о доверителе для российского юридического лица:

• наименование;
• адрес юридического лица в пределах места нахождения;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• основной государственный регистрационный номер;
• код причины постановки на учет;
• сведения о лице, действующем от имени юридического лица без доверенности, включая фамилию, имя, отчество (при наличии), страховой номер индивидуального лицевого счета;

1. сведения о представителе;
2. дату совершения доверенности;
3. срок действия доверенности (при его наличии);
4. перечень полномочий представителя;
5. идентификаторы полномочий из классификатора полномочий, предусмотренного в соответствии с ч. 2 ст. 17.1 Закона № 63-ФЗ, или иное описание полномочий в виде текста или идентификаторов при их отсутствии в классификаторе полномочий;
6. идентифицирующие сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу ее отмены доверителем;
7. номер доверенности;
8. усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность;
9. возможность передоверия доверенности в соответствии с положениями ст. 187 ГК РФ.

Пример

Допустим, одна коммерческая организация хочет направить другой электронный документ, подписанный ЭП рядового сотрудника с приложенной МЧД. Как это сделать?

Подписанные электронные документы можно передавать любым способом: хоть курьером на флешке, хоть по электронной почте. Отсутствует необходимость работать только по защищенным каналам связи в доверенной среде.

Главное, чтобы вместе с подписанным электронным подлинником документа была передана получателю МЧД как отдельный файл рядом — XML с УКЭП доверителя. В файле подписанного документа должна быть ссылка на файл МЧД.

Вывод

Итак, чтобы подготовиться к переходу на МЧД с 1 сентября и обеспечить возможность подписывать электронные документы от имени организации или ИП, нужно выполнить два пункта.

1. представитель должен получить квалифицированную ЭЦП;
2. организации, которые доверяют подписание документов, должны оформить машиночитаемую доверенность.

Какие материалы посмотреть по теме