Внешняя или удаленная бухгалтерия постепенно становится обыденным явлением для российского бизнеса любого уровня. Рассмотрим этот вид аутсорсинга под разными ракурсами, чтобы подсветить сильные и слабые стороны данного явления.
Возможности внешней бухгалтерии
Фирмы-аутсорсеры предоставляют огромный перечень услуг, выходящий за рамки чисто технических бухгалтерского и налогового учетов.
Для разветвленных корпораций с широким перечнем видов деятельности и различных подразделений аутсорсинг решает задачи сочетания сложного многопланового управленческого учета с хитросплетением налоговых схем и нагрузок, чтобы платить оптимальные суммы в бюджет и не иметь проблем с его надзирателями.
Средние и мелкие предприятия отказываются от собственных кабинетных бухгалтерий для минимизации расходов по их содержанию и рисков ошибок в учете, которые могут повлечь за собой штрафные санкции, соизмеримые с годовой прибылью.
Предприниматели узкой специализации используют операторов и провайдеров бухгалтерских услуг по причине минимальных учетных операций, ради которых они не хотят иметь даже учетчика-фрилансера.
Выбор аутсорсера
Рассмотрим базовый алгоритм сотрудничества по договору аутсорсинга, который приемлем для большинства представителей среднего и мелкого бизнеса. Для начала необходимо выбрать компанию с высоким уровнем квалификации и репутацией.
Здесь помогут:
☑️ мнения рейтинговых агентств о будущем аутсорсере;
☑️ отзывы клиентов о компании на порталах маркетов и отзовиков;
☑️ мониторинг услуг, условий и возможностей компании-аутсорсера;
☑️ компенсационная политика аутсорсера в случае форс-мажоров или при оплошностях в расчетах;
☑️ наличие у аутсорсера договора страхования рисков (он обезопасит большую долю стандартных недоразумений в ходе сотрудничества).
После выбора компании можно приступать к заключению договора аутсорсинга. В нем нужно подробно зафиксировать все действия и меры, которые будут обеспечивать заказчику надежный учет.
Обязательные этапы сотрудничества с аутсорсером
Здесь следует выделить:
☑️ создание или изменение учетной политики с отражением в приказе возможности учета внешней бухгалтерией и его особенностями;
☑️ аудит внутреннего документооборота и разработка оптимальной схемы для внешнего бухгалтерского учета;
☑️ утверждение форм и реквизитов учета;
☑️ разработка варианта передачи, отражения, хранения первичных документов;
☑️ сверка начальных данных, степени их автоматизации, согласование по набору программных решений для формирования базы данных;
☑️ внесение исходных данных в базовую СУБД, например 1С, дополнительная сверка синтетических и аналитических данных;
☑️ заполнение электронных документов, регистров бухгалтерского и налогового учетов;
☑️ расчет предполагаемых налогов, согласование результатов для дальнейшей оплаты клиентом;
☑️ проведение регламентированных операций по закрытию отчетных и налоговых периодов;
☑️ составление отчетных форм, персонифицированных сведений, передача их в соответствующие ведомства, закрепление сдачи отчетными протоколами;
☑️ комплектование отчетных архивов.
Также можно в соглашении конкретизировать перечень обслуживаемых участков учета:
☑️ ведение кассовых операций, отчетов кассира, кассовых книг и аналитических журналов;
☑️ ведение безналичных расчетов по договору с кредитной организацией за ЭЦП клиента, брошюровка банковской первички, квитанций, других обязательных форм безналичного оборота;
☑️ расчеты и их документирование с поставщиками, подрядчиками, покупателями под контролем договорных обязательств с ними;
☑️ работа и документирование по договорам кредитования, займов (полученных и предоставленных);
☑️ ведение карт учета активов, имущественных ресурсов, другой собственности клиента;
☑️ учет заработной платы, НДФЛ, страховых взносов, передача расчетных листков, ведомостей, работа по зарплатным проектам с персоналом клиента;
☑️ формирование кадрового документооборота.
Преимущества и недостатки внешнего учетного процесса
Примерный сравнительный прайс на варианты бухгалтерского учета.
Операция | Штатная бухгалтерия (главбух + 2 бухгалтера) | Главбух + бухгалтер на удаленке | Аутсорсинг полного цикла учета |
Аренда офиса в месяц | (5 м² на бухгалтера + 10 м² на главбуха) (5 м2 * 2 + 10 м2) * 2 000 руб. = 40 000 руб. | 10 м2 * 2 000 = 20 000 руб. | --- |
Оборудование рабочих мест | Компьютер + периферийные устройства 3 * 25 000 = 75 000 Мебель 3 * 20 000 = 60 000 75 000 + 60 000 = 135 000 / 12 = 11 250 руб./мес. Канцтовары + 1 750 руб. = 13 000 руб. | Компьютер + периферийные устройства 1 * 25 000 = 25 000 Мебель 1 * 20 000 = 20 000 25 0000 + 20 000 = 45 000 / 12 = 3 750 Канцтовары + 1 250 = 5 000 руб. / мес. | --- |
Заработная плата в месяц на руки | 2 * 40 000 + 60 000 = 140 000 руб. | 40 000 + 60 000 = 100 000 руб. | --- |
Налоги с заработной платы | НДФЛ 21 000 руб. + СтВз (161 000 * 30,2 %)= 49 000 руб. | НДФЛ 15 000 руб. + СтВз (115 000 * 30,2 %)= 35 000 руб. | --- |
Оплата по договору аутсорсинга | --- | --- | ~ 30 000 руб. |
ИТОГО в месяц | 242 000 руб. | 160 000 руб. | ~ 30 000 руб. |
В последующие годы | ~ 232 000 руб. | ~ 155 000 руб. | ~ 30 000 руб. |
Если предположить, что бухгалтер должен быть на каждом участке учета, то по первой колонке цифра может возрасти в десятки раз, тогда как цена за аутсорсинг поднимется всего в 2-3 раза.
Цены на аутсорсинг
Каждый руководитель в состоянии просчитать примерный тариф своих расходов на организацию штатной бухгалтерии и на частично удаленную или дистанционную, например по участкам. Что касается цен на услуги бухгалтерского аутсорсинга, то они зависят от степени передачи участков учета на аутсорсинг — частичный или полный.
Для полного обслуживания тарифы на услуги фирм-аутсорсеров даже самой высокой квалификации не превышают 35 000–55 000 руб. в месяц. При этом предприятие имеет полный пакет бухгалтерских документов, отчетности и расходов на налоги в оптимально и корректно рассчитанной цифре, за которую солидные аутсорсеры отвечают до 3 лет даже по окончании работы с клиентом.
То есть риски работать по договору аутсорсинга минимальны, а расходы гораздо ниже в сравнении с наличием штатных счетоводов. Остается открытым вопрос доверия особых операций. Однако при грамотном и квалифицированном обслуживании и с учетом экономии на расходах такие особые операции можно постепенно свести на нет и отдать весь свой учет в руки профессионалов.
В любом случае просчитать все плюсы и минусы теперь вам будет намного проще. Остается принять решение, скинуть с себя груз малопонятных операций и свободно планировать на крыльях самых смелых бизнес-проектов. Для получения более подробной информации звоните: +7 (499) 956-21-70 или пишите в онлайн-чат справа.
