Получите ответ на вопрос по 1С бесплатно, заполните заявку
Внешняя или удаленная бухгалтерия постепенно становится обыденным явлением для российского бизнеса любого уровня. Рассмотрим этот вид аутсорсинга под разными ракурсами, чтобы подсветить сильные и слабые стороны данного явления.
Возможности внешней бухгалтерии
Фирмы-аутсорсеры предоставляют огромный перечень услуг, выходящий за рамки чисто технических бухгалтерского и налогового учетов.
Для разветвленных корпораций с широким перечнем видов деятельности и различных подразделений аутсорсинг решает задачи сочетания сложного многопланового управленческого учета с хитросплетением налоговых схем и нагрузок, чтобы платить оптимальные суммы в бюджет и не иметь проблем с его надзирателями.
Средние и мелкие предприятия отказываются от собственных кабинетных бухгалтерий для минимизации расходов по их содержанию и рисков ошибок в учете, которые могут повлечь за собой штрафные санкции, соизмеримые с годовой прибылью.
Предприниматели узкой специализации используют операторов и провайдеров бухгалтерских услуг по причине минимальных учетных операций, ради которых они не хотят иметь даже учетчика-фрилансера.
Выбор аутсорсера
Рассмотрим базовый алгоритм сотрудничества по договору аутсорсинга, который приемлем для большинства представителей среднего и мелкого бизнеса. Для начала необходимо выбрать компанию с высоким уровнем квалификации и репутацией.
Здесь помогут:
☑️ мнения рейтинговых агентств о будущем аутсорсере;
☑️ отзывы клиентов о компании на порталах маркетов и отзовиков;
☑️ мониторинг услуг, условий и возможностей компании-аутсорсера;
☑️ компенсационная политика аутсорсера в случае форс-мажоров или при оплошностях в расчетах;
☑️ наличие у аутсорсера договора страхования рисков (он обезопасит большую долю стандартных недоразумений в ходе сотрудничества).
После выбора компании можно приступать к заключению договора аутсорсинга. В нем нужно подробно зафиксировать все действия и меры, которые будут обеспечивать заказчику надежный учет.
Обязательные этапы сотрудничества с аутсорсером
Здесь следует выделить:
☑️ создание или изменение учетной политики с отражением в приказе возможности учета внешней бухгалтерией и его особенностями;
☑️ аудит внутреннего документооборота и разработка оптимальной схемы для внешнего бухгалтерского учета;
☑️ утверждение форм и реквизитов учета;
☑️ разработка варианта передачи, отражения, хранения первичных документов;
☑️ сверка начальных данных, степени их автоматизации, согласование по набору программных решений для формирования базы данных;
☑️ внесение исходных данных в базовую СУБД, например 1С, дополнительная сверка синтетических и аналитических данных;
☑️ заполнение электронных документов, регистров бухгалтерского и налогового учетов;
☑️ расчет предполагаемых налогов, согласование результатов для дальнейшей оплаты клиентом;
☑️ проведение регламентированных операций по закрытию отчетных и налоговых периодов;
☑️ составление отчетных форм, персонифицированных сведений, передача их в соответствующие ведомства, закрепление сдачи отчетными протоколами;
☑️ комплектование отчетных архивов.
Также можно в соглашении конкретизировать перечень обслуживаемых участков учета:
☑️ ведение кассовых операций, отчетов кассира, кассовых книг и аналитических журналов;
☑️ ведение безналичных расчетов по договору с кредитной организацией за ЭЦП клиента, брошюровка банковской первички, квитанций, других обязательных форм безналичного оборота;
☑️ расчеты и их документирование с поставщиками, подрядчиками, покупателями под контролем договорных обязательств с ними;
☑️ работа и документирование по договорам кредитования, займов (полученных и предоставленных);
☑️ ведение карт учета активов, имущественных ресурсов, другой собственности клиента;
☑️ учет заработной платы, НДФЛ, страховых взносов, передача расчетных листков, ведомостей, работа по зарплатным проектам с персоналом клиента;
☑️ формирование кадрового документооборота.
Преимущества и недостатки внешнего учетного процесса
Примерный сравнительный прайс на варианты бухгалтерского учета.
Операция | Штатная бухгалтерия (главбух + 2 бухгалтера) | Главбух + бухгалтер на удаленке | Аутсорсинг полного цикла учета |
Аренда офиса в месяц | (5 м² на бухгалтера + 10 м² на главбуха) (5 м2 * 2 + 10 м2) * 2 000 руб. = 40 000 руб. | 10 м2 * 2 000 = 20 000 руб. | --- |
Оборудование рабочих мест | Компьютер + периферийные устройства 3 * 25 000 = 75 000 Мебель 3 * 20 000 = 60 000 75 000 + 60 000 = 135 000 / 12 = 11 250 руб./мес. Канцтовары + 1 750 руб. = 13 000 руб. | Компьютер + периферийные устройства 1 * 25 000 = 25 000 Мебель 1 * 20 000 = 20 000 25 0000 + 20 000 = 45 000 / 12 = 3 750 Канцтовары + 1 250 = 5 000 руб. / мес. | --- |
Заработная плата в месяц на руки | 2 * 40 000 + 60 000 = 140 000 руб. | 40 000 + 60 000 = 100 000 руб. | --- |
Налоги с заработной платы | НДФЛ 21 000 руб. + СтВз (161 000 * 30,2 %)= 49 000 руб. | НДФЛ 15 000 руб. + СтВз (115 000 * 30,2 %)= 35 000 руб. | --- |
Оплата по договору аутсорсинга | --- | --- | ~ 30 000 руб. |
ИТОГО в месяц | 242 000 руб. | 160 000 руб. | ~ 30 000 руб. |
В последующие годы | ~ 232 000 руб. | ~ 155 000 руб. | ~ 30 000 руб. |
Если предположить, что бухгалтер должен быть на каждом участке учета, то по первой колонке цифра может возрасти в десятки раз, тогда как цена за аутсорсинг поднимется всего в 2-3 раза.
Цены на аутсорсинг
Каждый руководитель в состоянии просчитать примерный тариф своих расходов на организацию штатной бухгалтерии и на частично удаленную или дистанционную, например по участкам. Что касается цен на услуги бухгалтерского аутсорсинга, то они зависят от степени передачи участков учета на аутсорсинг — частичный или полный.
Для полного обслуживания тарифы на услуги фирм-аутсорсеров даже самой высокой квалификации не превышают 35 000–55 000 руб. в месяц. При этом предприятие имеет полный пакет бухгалтерских документов, отчетности и расходов на налоги в оптимально и корректно рассчитанной цифре, за которую солидные аутсорсеры отвечают до 3 лет даже по окончании работы с клиентом.
То есть риски работать по договору аутсорсинга минимальны, а расходы гораздо ниже в сравнении с наличием штатных счетоводов. Остается открытым вопрос доверия особых операций. Однако при грамотном и квалифицированном обслуживании и с учетом экономии на расходах такие особые операции можно постепенно свести на нет и отдать весь свой учет в руки профессионалов.
В любом случае просчитать все плюсы и минусы теперь вам будет намного проще. Остается принять решение, скинуть с себя груз малопонятных операций и свободно планировать на крыльях самых смелых бизнес-проектов. Для получения более подробной информации звоните: +7 (499) 956-21-70 или пишите в онлайн-чат справа.
