Секреты учета отпусков в 1С:ЗУП

Оформление отпусков

В настоящее время в 1С:ЗУП выделяется шесть типов отпусков. Для их оформления существует 2 приказа:

1. Приказ по форме № Т-6:

• Отпуск;
• Отпуск без сохранения оплаты;
• Больничный лист — приказ на отпуск по беременности и родам;
• Отпуск по уходу за ребенком.

2. Приказ по форме №Т6а:

• Отпуск сотрудников — документ-помощник, позволяющий ввести документы «Отпуск» отдельно для каждого сотрудника;
• Отпуск без сохранения оплаты списком — полноценный документ, где нет необходимости вносить индивидуальные документы и всё регистрируется на всех сотрудников

Рассмотрим более детально оформление некоторых типов отпусков в 1С:ЗУП. В обзоре сделаем акцент на нюансы учета отпусков, начинающихся в следующем месяце.

В документе «Отпуск без сохранения оплаты списком» нельзя сформировать групповой приказ на внутрисменный отпуск. Можно зарегистрировать только целодневные отпуска.

Однако если мы сформируем «Отпуск без сохранения оплаты» обычный, то в нем такая возможность есть. Нужно поставить флажок «Отсутствие в течение части смены» и зарегистрировать внутрисменное отсутствие.

Переходим к документу «Отпуск сотрудников». Он ничего не регистрирует, не влияет на табельный учет, на расчет остатков отпусков и ничего не начисляет.

Здесь стоит обратить внимание на ссылки «Оформить отпуск», позволяющие создавать отдельные документы, которые затем появятся отдельно в журнале «Отпуска».

Важно

При создании «Отпуска »из группового документа, кадровые реквизиты недоступны для редактирования, так как они заданы в отдельном документе «Отпуск сотрудников».

Оплата отпусков

Порядок оплаты отпусков прописан в положении статьи 136 ТК РФ. А расчет среднего заработка для отпускных в 1С:ЗУП считается исходя из коэффициента 29,3. То есть берется заработок за расчетный период и делится на коэффициент 29,3, умноженный на 12 в случае, если сотрудник отработал месяц полностью. Если месяц отработан не полностью, то данный коэффициент делится на количество календарных дней месяца и умножается на количество отработанных календарных дней. А оплата за отпуск будет рассчитываться на основании среднего дневного заработка, умноженного на количество календарных дней отпуска.

При создании отпусков стоит обратить внимание на месяц, к которому будут отнесены расходы, проводки по начислению и взносы. Дата документа будет соответствовать дате приказа, которая далее попадает в печатную форму. И особое внимание еще обращаем на планируемую дату выплаты, так как она очень важна для учета НДФЛ.

Для выплаты отпускных можно воспользоваться кнопкой «Выплатить» в документе «Отпуск» и после нажатия у нас всплывает форма. Дата выплаты подтягивается из плановой и дает возможность указать вид выплаты:

• Отпуска
• Отпуска (под расчет)

Рассмотрим учет МРОТ при расчете отпускных. За это отвечает флажок Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку в документе Отпуск.

Данный флажок устанавливается по умолчанию для всех сотрудников, кроме работающих на неполной ставке. Если заработок сотрудника больше МРОТ, то флажок не сыграет какую-либо роль в расчете. Показатель «Учитывать МРОТ» будет равен единице при условии, что данный флажок стоит в документе «Отпуск».

Рассмотрим частный случай расчета отпуска, который начинается в следующем месяце. Месяц в документе «Отпуск» лучше указать тот, в котором фактически будут выплачены отпускные, то есть по соответствующей дате выплаты. Это сблизит между собой учет НДФЛ и страховых взносов: и в 6-НДФЛ, и в РСВ отпуск попадет в одном и том же периоде. Если же указать разные месяцы, то у нас образуется пересортица между месяцами.

Что делать, если заработная плата за текущий месяц не рассчитана? Есть несколько способов, как поступить в данной ситуации.

1. Не начислять зарплату за текущий месяц.

В этом случае после того как мы рассчитаем заработную плату, нам необходимо пересчитать отпускные.

2. Начислить заработную плату документом «Отпуск».

Нюанс данного способа в том, что выплата отпускных будет возможна только вместе с заработной платой.

3. Начислить заработную плату отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов».

В этом случае необходимо не забыть пересчитать документ «Начисление зарплаты и взносов» после проведения «Отпуска» во вкладке «Взносы».

Стоит также обратить внимание на месяц пересчета отпускных. Всё зависит от месяца в исходном документе «Отпуск». Если месяц в документе «Отпуск» изначально был выбран тот же, что и месяц, за который рассчитана зарплата, то пересчитать отпускные лучше в следующем месяце. Это позволит:

• избежать проблем при расчете взносов. Не нужно будет пересчитывать взносы заново или вводить документ «Перерасчет страховых вносов»;
• сблизит БУ и учет по НДФЛ, если сумма отпускных увеличится.

Если месяц в документе «Отпуск» изначально был установлен как следующий, то и перерасчет лучше провести в том же месяце. Если отпускные пересчитываем в следующем месяце, то однозначно потребуется вводить документ-исправление «Отпуск» через специальную ссылку «Исправить».

Желательно пользоваться именно данным способом, а не выполнять пересчет отпускных в первичном документе, так как не сохраняется история расчетов с сотрудником. В результате могут возникнуть проблемы с НДФЛ.

Остались вопросы по работе с отпусками в 1С:ЗУП? Обращайтесь! На любой вопрос по работе в программах 1С ответит наш специалист. Звоните по телефону: +7 (499) 956-21-70 или обращайтесь по электронной почте tlm1c@4dk.ru.