Из статьи узнаете, как внести изменения в трудовую книжку, когда у работника изменилась личная информация или если в документе ошибка. Примеры корректных записей показали на картинках. Эксперты учли требования законодательства, разъяснения госорганов и судебную практику.
Как исправить сведения на титульной странице
Сведения на титульном листе можно изменять и дополнять. Если у работника изменилась личная информация, например фамилия, то неверную или устаревшую информацию следует зачеркнуть и указать точные данные. В данной ситуации на внутренней стороне обложки указывают реквизиты документа-основания для внесения изменений, заверенные подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы при ее наличии (п. 7 Порядка ведения трудовых книжек).
Пример. Как исправить сведения на титульной странице
Аналогичный порядок предусмотрен, если обнаружили ошибки в личных сведениях работника. Например, когда сотрудник отдела кадров неправильно указал дату рождения. Неверные сведения зачеркивают, указывают новые и на внутренней стороне обложки реквизиты документа-основания.
Когда изменяются сведения об образовании или профессии, специальности работника, зачеркивания не допускаются. Новые сведения просто укажите рядом с предыдущей записью (п. 8 Порядка ведения трудовых книжек).
Пример. Как исправить сведения об образовании
Как исправить сведения о работе
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей не допускается (п. 12 Порядка ведения трудовых книжек).
Исправления не допускаются, даже когда необходимо исправить только номер или дату. Во всех случаях, включая записи о приеме, переводе и увольнении, вносите запись о признании неверной записи недействительной, затем правильную информацию (п. 12 Порядка ведения трудовых книжек).
Пример. Как исправить сведения о работе
Образцы исправлений записей о переводе и увольнении вы можете найти в справочно-правовой системе КонсультантПлюс.
Как внести запись о переименовании организации
Если в период работы сотрудника у организации изменяется наименование, это отдельно указывают в разделе «Сведения о работе». В трудовую книжку внесите запись (п. 13 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
Графа 3: Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)
Графа 4: Основание переименования ‒ приказ работодателя или иное решение, его дата и номер.
Нумеровать данную запись не нужно.
Пример. Как внести запись о переименовании организации
Когда дополнительно оформить дубликат трудовой книжки
Дубликат оформите, если работодатель внес в трудовую книжку неправильную или неточную запись, которая была признана недействительной. Работник при этом обратился к нему с письменным заявлением о выдаче дубликата. Если заявление от работника не поступало, то работодателю достаточно просто внести исправления в документ (п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Для оформления дубликата работодателю необходимо заполнить чистый бланк трудовой книжки.
В правом верхнем углу первой страницы укажите «Дубликат». Титульную страница оформляют по общим правилам. При этом в документе указывают актуальные сведения на момент заполнения дубликата (пп. 28, 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
В графу 3 «Сведения о работе» вносят запись о стаже работы с учетом имеющихся записей до поступления к последнему работодателю. Далее в данную графу переносят по порядку все записи из трудовой книжки, кроме записи, признанной недействительной (пп. 28, 29 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
На испорченной трудовой книжке на титульном листе необходимо внести запись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Работодатель снимает и заверяет копию для собственного хранения, а затем возвращает оригинал владельцу (пп. 29, 30, 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Образец заполнения дубликата скачивайте по ссылке:
Форма: Дубликат трудовой книжки (образец заполнения) {КонсультантПлюс}
Внимание
Если запись признали недействительной во вкладыше и работник обратился с заявлением выдать дубликат, то документ оформляют по общим правилам для всей трудовой книжки, а не только на вкладыш. Вкладыш – неотъемлемая частью трудовой книжки и сам по себе недействителен. Соответственно, если испорчен вкладыш, испорчена вся трудовая книжка (п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Можно ли в трудовой книжке исправить ошибку другого работодателя?
Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает только три случая, когда исправить запись в документе может другой работодатель. Также конкретизировано, кто именно должен исправить такую запись (п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Случай 1. Организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована. Исправления вносит ее правопреемник.
Случай 2. Организация, которая произвела неправильную или неточную запись, была ликвидирована. Исправления вносит работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись сведений о работе.
Случай 3. Работодатель, внесший неправильную или неточную запись, является ИП, и он прекратил деятельность. Исправления вносит работодатель по новому месту работы или по месту работы, где внесли последнюю запись сведений о работе.
Исправления производят на основании соответствующего документа. Перечень документов, на основании которых вносятся исправления в трудовую книжку в данных случаях, нормативно не определен (п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Чем грозят нарушения при исправлении записи в трудовой книжке
Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ возможна за различные нарушения при исправлении записей в трудовой книжке. Например:
- зачеркивание записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»;
- отказ выдавать работнику дубликат трудовой книжки по его заявлению, если в ней есть запись, признанная недействительной.
Материальная ответственность в соответствии с абз. 4 ст. 234 ТК РФ возможна, если неправильно указанная формулировка основания или причины увольнения в трудовой книжке препятствовала дальнейшему трудоустройству работника (ч. 8 ст. 394 ТК РФ, п. 61 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).
Пример
Суть спора: работника, обслуживающего денежные или товарные ценности, уволили из-за утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В трудовую книжку внесли соответствующую запись. Работник оспорил увольнение в судебном порядке.
Решение суда: суд признал незаконным приказ об увольнении, изменил формулировку основания увольнения истца на «увольнение по собственному желанию». Также судья признал недействительной запись в трудовой книжке истца и обязал ответчика выдать истцу дубликат документа, но работодатель выдал его только спустя полгода. В этот период уволенный сотрудник пытался устроиться на работу к другим работодателям, но получал отказы в связи с формулировкой в трудовой книжке. Работник обратился в суд, требуя взыскать с работодателя оплату среднего заработка за период задержки выдачи дубликата. Суд встал на сторону работника (Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2021 № 88-11969/2021 по делу № 2-1435/2020).
Все нюансы заполнения, а также внесения изменений и исправлений в трудовую книжку найдете в системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде {КонсультантПлюс}
Подборка форм: Оформление трудовой книжки {КонсультантПлюс}
Вопрос:
В трудовой книжке заполнены все страницы «Сведений о работе». Дальше есть чистые страницы в «Сведениях о награждении». Можно ли зачеркнуть «о награждении» и написать «о работе»?
Ответ:
Нет. Если в трудовой книжке полностью заполнен раздел «Сведения о работе» или другие разделы, оформляют вкладыш (п. 32 Порядка ведения трудовых книжек).
